Nguồn Nhân Lực

Ai Nên Xem xét và Ký Thư Mời cho Ứng viên Việc làm?

Giám đốc nhân sự có thể không phải là lựa chọn tốt nhất của bạn

Giám đốc nhân sự xem xét và đưa ra một đề nghị tuyển dụng.

••• Hình ảnh Lane Oatey / Blue Jean / Hình ảnh Getty

Mục lụcMở rộngMục lục

Nhân viên hoặc người quản lý Nguồn nhân lực dự kiến ​​sẽ xem xét và ký thư mời do trợ lý nhân sự chuẩn bị ở cấp độ nào? Một độc giả hỏi rằng quá trình xem xét này nên tiếp tục trong bao nhiêu tháng nếu trợ lý nhân sự là nhân viên mới? Còn nếu trợ lý nhân sự là một nhân viên có kinh nghiệm thì sao?

Khi ký, nên là trợ lý nhân sự chuẩn bị thư mời hoặc nhân viên hoặc quản lý cấp cao hơn là người xem xét thư mời (nếu dự kiến ​​sẽ có đánh giá?)

Phản hồi của bộ phận nhân sự về việc ai nên xem xét và ký thư mời làm việc cho ứng viên

Câu trả lời cho hai câu hỏi này hoàn toàn là ý kiến, vì không có vấn đề pháp lý nào liên quan đến câu trả lời. Một lần, khi đang làm giám đốc nhân sự tạm thời cho một công ty sản xuất nhỏ, giữa nhân viên nhân sự cũ rời đi và giám đốc mới tiếp quản, trợ lý nhân sự đã gửi nhầm một thư mời chào hàng. đề nghị lương .

Lỗi này có thể nhận ra ngay lập tức khi bức thư được lôi ra khỏi đống tài liệu đang chờ duyệt lần cuối. Mức lương đưa ra cho ứng viên quá thấp so với công việc.

Nói về một điểm học tập tức thì.

Trong một số tổ chức, giám đốc nhân sự, giám đốc hoặc phó chủ tịch — không bao giờ là trợ lý nhân sự — ký tên vào lời mời làm việc thư gửi đến các ứng cử viên, đây là một thực hành xấu trong khu vực tư nhân. Không phải nhân viên nhân sự đang đưa ra lời đề nghị. Nhân viên nhân sự đang tham khảo ý kiến ​​của thuê quản lý người sẽ đưa ra quyết định cuối cùng về ứng viên và ký vào thư mời làm việc.

Thư mời làm việc là cam kết của người quản lý đối với nhân viên mới. Bằng cách đưa ra đề nghị, người đó xác nhận cam kết của mình đối với thành công của nhân viên mới. Chào đón một nhân viên mới là một phần của toàn bộ quá trình tuyển dụng, lựa chọn và tuyển dụng. Chúng là tất cả các thành phần của quy trình tham gia .

Lời mời làm việc là một phần khác của việc chào đón nhân viên mới vào tổ chức của bạn và làm cho nhân viên mới cảm thấy muốn. Nó gửi một thông điệp mạnh mẽ hơn khi nó đến từ sếp mới của nhân viên tiềm năng. Nó có trọng lượng hơn và được đánh giá cao hơn khi thư mời làm việc đến từ người quản lý của người mới. Nó là sự khởi đầu của một trái phiếu dài hạn.

Các trường hợp ngoại lệ đối với các Thực tiễn được Đề xuất trong việc Xem xét và Ký một Đề nghị Việc làm

Trong khu vực công, trong các công ty nằm trong danh sách Fortune 500 và ở những nơi làm việc do công đoàn đại diện, thực tiễn này có thể khác. Khi một tổ chức lớn và nhân viên nằm rải rác trên nhiều địa điểm, về mặt hậu cần, điều này làm tăng thêm thời gian và sự nhầm lẫn cho quá trình đưa ra lời mời làm việc .

Các tổ chức lớn hơn có thêm thách thức về tính nhất quán trên nhiều địa điểm, do đó, phần lớn việc hệ thống hóa các hoạt động tuyển dụng thuộc về bộ phận nhân sự. Để làm cho việc lựa chọn ứng viên có thể bảo vệ được về mặt pháp lý, các hoạt động tuyển dụng và tuyển dụng cần có sự nhất quán trên tất cả các vị trí.

Ở nơi làm việc do công đoàn đại diện, đặc biệt là trong khu vực công, người quản lý có thể không có tiếng nói cuối cùng về việc ai sẽ nhận được công việc. Nó có thể là hợp đồng được xác định bởi các yếu tố như thâm niên Và giáo dục. Trong những trường hợp này, các thủ tục giấy tờ đến từ các nhân viên nhân sự cũng có ý nghĩa. Họ có trách nhiệm đảm bảo rằng các điều kiện và thực hành làm việc tuân theo hợp đồng.

Trong bất kỳ trường hợp nào trong số này, bộ phận nhân sự nên yêu cầu luật sư của họ xem xét quy trình và định dạng thư mời để đảm bảo rằng chúng phù hợp, hợp pháp và bảo vệ người sử dụng lao động. Tuy nhiên, trừ khi thư mời chào hàng khác với định dạng tiêu chuẩn, thường không cần phải nhờ luật sư xem xét từng lá thư riêng lẻ.

Một Trưởng phòng Nhân sự hoặc Giám đốc có nên Xem xét Tất cả Thư mời Làm việc không?

Bất kì tài liệu từ người quản lý hoặc lãnh đạo nhân sự nghĩa vụ của công ty về mặt pháp lý hoặc tài chính phải được giám đốc nhân sự hoặc giám đốc trở lên xem xét. Đây là lý do tại sao.

  • Thư mời làm việc và nhiều tài liệu khác được gửi bởi nhân viên nhân sự có nghĩa vụ pháp lý đối với công ty. Chắc chắn, khi phát hiện ra lỗi 10.000 đô la, bạn có thể rút lại đề nghị và giải thích rằng đó là lỗi đánh máy do một nhân viên thiếu kinh nghiệm thực hiện. Nhưng tại sao lại mở công ty vào tình trạng phải gia hạn một đề nghị lương đã thay đổi? Một nhân viên mới không hài lòng vẫn có thể nhận công việc , hoặc bạn có thể mất một ứng viên hoàn toàn phù hợp đang bị xì hơi và bị thương vì một lỗi. Ngoài ra, nó có thể mở công ty của bạn cho các hành động pháp lý tiềm năng.
  • Để tôn vinh lời đề nghị công việc không chính xác, sử dụng cùng một ví dụ, cũng không hấp dẫn như nhau. Trước khi công ty gia hạn đề nghị, một người nào đó trong bộ phận nhân sự đã nghiên cứu thị trường, xem xét những gì mà các nhân viên khác ở những công việc tương tự đang làm, và kết thúc với một lời mời làm việc thích hợp . Vì vậy, sự phân nhánh ngày càng gia tăng nếu các nhân viên khác tìm hiểu về sự chênh lệch tiền lương.
  • Bất kể mức độ kinh nghiệm của một trợ lý nhân sự, trong văn phòng nhân sự, người cần chuẩn bị lời đề nghị để gửi đi, đôi mắt thứ hai xem xét bất kỳ điều gì có thể buộc công ty về mặt tài chính hoặc mở ra cơ hội cho một hành động pháp lý, là thông minh. Các tổ chức mong đợi sự cảnh giác và giám sát nhiều hơn từ nhân viên có chức danh quản lý hoặc giám đốc .
  • ĐẾN thất bại trong giao tiếp có thể dẫn đến các điều khoản và điều kiện tuyển dụng không chính xác mà không được thương lượng hoặc đã được hứa hẹn với một ứng viên. Ví dụ, trợ lý nhân sự có thể biết rằng công việc sẽ trả 40.000 đô la nhưng trong quá trình thương lượng , ứng viên được đề nghị nhiều hơn cộng với tiền thưởng ký hợp đồng và, trong những lúc bận rộn hàng ngày, người quản lý đã không thông báo cho trợ lý nhân sự. Khi một ứng viên nhận được một lời đề nghị không chính xác, anh ta hoặc cô ta đánh giá lại tính toàn vẹn của công ty bạn . Bạn tạo ra rào cản đối với sự chấp nhận không cần thiết khi ứng viên lo lắng về cách xử lý tình huống.
  • Các tài liệu liên quan đến những người bạn đang cố gắng tuyển dụng vào công ty của bạn phải hoàn hảo. Họ báo hiệu một thông điệp cho nhân viên tiềm năng về văn hóa của công ty bạn . Ngay cả một lỗi đánh máy cũng có thể khiến ứng viên phải tạm dừng. Một bản sao của tài liệu cũng sẽ sống trong hồ sơ công ty của bạn trong nhiều năm . Vì vậy, trong hầu hết các trường hợp, đôi mắt thứ hai xem lại tài liệu là một cách thực hành thông minh.

Việc xem xét và giám sát các tài liệu bắt buộc công ty về mặt tài chính hoặc tiềm năng, về mặt pháp lý, không phải là sự chỉ trích về kiến ​​thức, kinh nghiệm hoặc sự siêng năng của trợ lý nhân sự. Đó là một thực tiễn kinh doanh thông minh vì tất cả những lý do này.

Lưu ý về thư mời làm việc: Nhân sự nên yêu cầu luật sư của họ xem xét định dạng và quy trình thư mời để đảm bảo rằng chúng phù hợp, hợp pháp và cung cấp cho nhà tuyển dụng sự bảo vệ hợp pháp. Tuy nhiên, trừ khi thư chào hàng khác với định dạng tiêu chuẩn, thường không cần phải nhờ luật sư xem xét từng thư chào hàng riêng lẻ.

Đọc thêm: Các câu hỏi và câu trả lời liên quan đến nhân sự, quản lý và công việc

Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, mặc dù có thẩm quyền, nhưng không được đảm bảo về tính chính xác và hợp pháp. Trang web được đọc bởi khán giả trên toàn thế giới và luật việc làm và các quy định khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia này sang quốc gia khác. Xin vui lòng tìm kiếm sự hỗ trợ pháp lý hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ Tiểu bang, Liên bang hoặc Quốc tế, để đảm bảo rằng giải thích pháp lý và các quyết định của bạn là chính xác đối với vị trí của bạn. Thông tin này dành cho hướng dẫn, ý tưởng và trợ giúp.