Nghề Nghiệp Pháp Lý

Thư Ký Phòng Thư Làm Việc Gì?

Tìm hiểu về mức lương, các kỹ năng cần thiết và hơn thế nữa

Mục lụcMở rộngMục lục

Hình ảnh của Ran Zheng The Balance 2019

Thư ký phòng thư chịu trách nhiệm xử lý thư đến và đi của doanh nghiệp. Một số vị trí thư ký phòng thư có thể là hoạt động nhỏ tại các công ty nhỏ hơn, nhưng các công ty lớn và cơ sở có thể có các phòng thư lớn hơn, phức tạp hơn. Thông tin liên lạc giữa các văn phòng cũng thường đi qua các phòng thư.

Một công việc như một thư ký phòng thư thường cung cấp một phương tiện để có được một chân trong một ngành cụ thể hoặc tại một công ty cụ thể. Mặc dù bất kỳ ai có bằng tốt nghiệp trung học thường có thể đảm đương công việc, nhưng công việc này đòi hỏi kỹ năng tổ chức và sự chú ý đến từng chi tiết có thể có giá trị trong hầu hết mọi nghề nghiệp.

Nhiệm vụ & Trách nhiệm của Thư ký Thư ký

Thư ký phòng thư thường cần có khả năng thực hiện các nhiệm vụ sau:

  • Sắp xếp thư
  • Gửi thư
  • Gửi thư đi và các gói hàng
  • Nhập dữ liệu trên máy tính
  • Nâng các gói hàng nặng
  • Theo dõi nguồn cung cấp
  • Đặt hàng nhà cung cấp

Nhân viên phòng thư chấp nhận thư đến và sau đó xử lý, sắp xếp và chuyển nó đến người nhận thích hợp. Họ cũng có thể được giao nhiệm vụ phân loại thư và thư liên văn phòng và duy trì hàng tồn kho cung cấp thư viện. Họ có thể sẽ phải tổ chức và duy trì phòng thư khi nó trở thành miền của họ.

Nhân viên phòng thư cũng có thể phụ trách thư đi bằng cách chuẩn bị gửi thư, cũng như ghi nhật ký và phân phối các gói hàng qua đêm. Nhân viên phòng thư cũng vận hành thiết bị phòng thư, bao gồm máy đo bưu phí, máy phân loại thư, máy quét, máy niêm phong thư, máy mở phong bì, máy gấp và chèn và máy dán nhãn.

Thư ký phòng thư mức lương

Thư ký phòng thư thuộc một loại nhân viên thông tin rộng hơn trong các nghiên cứu của Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ. Bao gồm trong danh mục rộng hơn đó là các vị trí như nhân viên lễ tân , giao thông viên và trợ lý công nghệ thông tin.

  • Mức lương trung bình hàng năm: $ 33.680
  • 10% lương hàng năm cao nhất: $ 55.480
  • Mức lương dưới 10% hàng năm: 20.720 đô la

Nguồn: Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ , 2017

Giáo dục, Đào tạo và Chứng nhận

Thư ký phòng thư là công việc ở cấp độ đầu vào, vì vậy yêu cầu là tối thiểu. Tuy nhiên, sinh viên đại học muốn tham gia vào một lĩnh vực cụ thể có thể xem xét loại công việc này để bắt đầu kết nối. Ví dụ: một sinh viên chưa tốt nghiệp theo học ngành luật có thể muốn xin việc làm thư ký phòng thư trong một công ty luật để bắt đầu phát triển mạng lưới và đặt chân vào cánh cửa của ngành luật.

  • Giáo dục: Hầu hết các vị trí thư ký phòng thư yêu cầu không nhiều hơn bằng tốt nghiệp trung học hoặc GED .
  • Tập huấn: Hầu hết các khóa đào tạo được thực hiện trong công việc. Thư ký phòng thư thường bắt đầu làm việc với một thư ký có kinh nghiệm khi họ tìm hiểu các nhiệm vụ của công việc.

Kỹ năng & Năng lực Thư ký Phòng thư

Nhân viên thư ký phải có kỹ năng tổ chức và văn thư vững vàng để đảm đương các trách nhiệm chính của công việc:

  • Sắp xếp thư: Khi thư đến, nhân viên cần phân loại qua các phong bì và gói hàng để có phương tiện chuyển phát hiệu quả nhất.
  • Gửi thư: Điều này đôi khi bao gồm khả năng nâng các vật nặng.
  • Tới hạn: Thư ký phòng thư cần có khả năng làm việc nhanh chóng và hiệu quả. Thư thường cần được gửi nhiều lần mỗi ngày và nhiều tài liệu hoặc gói hàng rất nhạy cảm về thời gian.

Triển vọng việc làm

Theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ, tăng trưởng việc làm cho nhân viên thông tin được dự đoán chỉ là 3% trong thập kỷ kết thúc vào năm 2026. Con số này thấp hơn một nửa so với mức tăng trưởng dự kiến ​​7% cho tất cả các công việc cộng lại. Khi công nghệ ngày càng phát triển và nhiều thông tin liên lạc và tài liệu được chuyển giao dưới dạng điện tử, nhu cầu về nhân viên giảm bớt.

Môi trường làm việc

Nhân viên phòng thư nhận và phân phát thư khắp các công ty nơi họ làm việc nhiều lần trong ngày. Thư ký được gặp gỡ và tương tác với nhân viên ở tất cả các cấp và tiếp xúc với nhiều khía cạnh khác nhau trong hoạt động của một công ty.

Lịch làm việc

Lịch làm việc thường là giờ làm việc tiêu chuẩn. Trong một số môi trường, nhân viên phòng thư có thể cần phải bắt đầu sớm hơn một chút so với những người khác ở một công ty để đảm bảo rằng tài liệu sẽ được gửi trước vào buổi sáng khi cần thiết.

Làm thế nào để có được công việc

NỘP ĐƠN

Trong nhiều trường hợp, các vị trí thư ký phòng thư là những công việc ở cấp độ đầu vào.

MẠNG

Nếu đang tìm cách đặt chân vào một công ty cụ thể, kiếm lời giới thiệu từ một người nào đó đã ở công ty đó có thể là lựa chọn tốt nhất.

So sánh các công việc tương tự

Các kỹ năng tổ chức cần thiết để làm việc với tư cách là một thư ký phòng thư có thể dịch tốt một số ngành nghề khác. Trong số các chức danh công việc như vậy, với mức lương trung bình hàng năm của họ, là:

  • Kế toán: $ 39.240
  • Thư ký Văn phòng Tổng hợp: $ 31,500
  • Kỹ thuật viên Hồ sơ Y tế và Thông tin Y tế: $ 39.180

Nguồn: Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ , 2017