Hiểu chuỗi mệnh lệnh tại nơi làm việc của bạn

Cấu trúc phân cấp có điểm cộng và điểm trừ

•••

alexsl / Getty Hình ảnh

Mục lụcMở rộngMục lục

• Chuỗi lệnh truyền thống
• Chuỗi mệnh lệnh khẳng định
• Chuỗi thử thách mệnh lệnh
• Quyền lực vị trí
• Những mục tiêu trong tương lai là gì

Bạn có muốn biết thêm về chuỗi lệnh tại nơi làm việc của bạn không? 'Chuỗi mệnh lệnh' mô tả cách thức mà các tổ chức, bao gồm quân đội, các tổ chức tôn giáo, tập đoàn, các tổ chức chính phủ và trường đại học, cấu trúc theo truyền thống các mối quan hệ báo cáo của họ.

Mối quan hệ báo cáo đề cập đến một cơ cấu tổ chức trong đó mọi nhân viên được bố trí ở đâu đó trên một Sơ đồ tổ chức . Các nhân viên báo cáo cho nhân viên được liệt kê phía trên họ trên sơ đồ tổ chức.

Khi mọi nhân viên báo cáo cho một nhân viên khác, các quyết định và thông tin liên lạc được kiểm soát chặt chẽ và chúng chảy theo chuỗi mệnh lệnh trong toàn tổ chức. Đây là một cấu trúc truyền thống, có chủ đích cho chuỗi chỉ huy trong các tổ chức muốn kiểm soát chặt chẽ việc phổ biến thông tin và phân bổ quyền lực và kiểm soát. Trong lịch sử, đây là cấu trúc ưa thích cho một tổ chức.

Chuỗi lệnh truyền thống

Trong chuỗi mệnh lệnh truyền thống, nếu bạn nhìn vào các mối quan hệ được trình bày bằng hình ảnh trên sơ đồ tổ chức, chủ tịch hoặc là CEO là nhân viên đứng đầu trong chuỗi chỉ huy. Các nhân viên báo cáo trực tiếp của người này sẽ chiếm dòng thứ hai của biểu đồ, và tiếp tục là các mối quan hệ báo cáo trong một tổ chức.

Ở mỗi cấp độ của tổ chức di chuyển xuống chuỗi chỉ huy, sức mạnh để đưa ra các quyết định có ý nghĩa bị giảm bớt. Phương pháp phân cấp này để tổ chức luồng thông tin, ra quyết định, quyền lực và quyền hạn, giả định rằng mỗi cấp của tổ chức đều phụ thuộc vào cấp mà nó báo cáo.

Thuật ngữ như 'cấp dưới' để chỉ nhân viên báo cáo và 'cấp trên' để chỉ những nhân viên mà người khác báo cáo, chẳng hạn như các nhà quản lý , là một phần của ngôn ngữ và tư duy phân cấp truyền thống. Những thuật ngữ này ngày càng không được sử dụng nhiều, vì việc chuyển đến những nơi làm việc theo chủ nghĩa bình đẳng hơn là tiêu chuẩn. Không nghi ngờ gì nữa, trọng tâm hiện nay trong các tổ chức về sự đa dạng và đặc biệt là sự bao gồm , sẽ đẩy nhanh xu hướng này.

Chỉ huy và kiểm soát là bản chất của chuỗi mệnh lệnh trong tổ chức. Chuỗi chỉ huy công việc của bạn càng lên cao, bạn càng có nhiều quyền lực, quyền hạn, thường là trách nhiệm và giải trình. Các tổ chức lớn hơn có xu hướng sử dụng mô hình này hơn

Cấu trúc phân cấp truyền thống có những điểm cộng và điểm trừ về cách chúng hoạt động trong tổ chức.

Chuỗi mệnh lệnh khẳng định

• Các mối quan hệ báo cáo rõ ràng tồn tại với những nhân viên được chỉ định chịu trách nhiệm truyền đạt thông tin, cung cấp chỉ đạo và giao quyền và trách nhiệm.
• Mỗi nhân viên có một ông chủ, do đó giảm bớt vấn đề có nhiều ông chủ và hướng xung đột trong chuỗi chỉ huy, chẳng hạn như trong một tổ chức ma trận , nơi nhân viên có thể báo cáo với nhiều sếp.
• Trách nhiệm và trách nhiệm giải trình được phân công rõ ràng và mỗi người quản lý có trách nhiệm giám sát đối với một nhóm nhân viên thực hiện một chức năng.
• Nhân viên không bối rối về việc phải đến gặp ai để nhận các nguồn lực, hỗ trợ và phản hồi.
• Một sự đơn giản và bảo mật nhất định tồn tại khi bạn tổ chức mọi người và các mối quan hệ theo một tầng phân cấp có cấu trúc, không ràng buộc và được kiểm soát.

• Chuỗi lệnh truyền đạt cho khách hàng và nhà cung cấp xem nhân viên nào chịu trách nhiệm về những quyết định trong tương tác của họ. Chức danh công việc xác định từng cấp của tổ chức truyền đạt thêm quyền hạn và trách nhiệm cho các bên liên quan và bên ngoài tổ chức. Ví dụ, các bên liên quan bên ngoài biết có bao nhiêu quyền lực chức danh phó chủ tịch chuyển tải .

Chuỗi thử thách mệnh lệnh

• Tư duy chuỗi lệnh bắt nguồn từ thời đại công nghiệp khi công việc liên quan đến nhiều hoạt động thuộc lòng hơn, ít thông tin hơn và các lựa chọn giao tiếp bị hạn chế, việc ra quyết định và quyền hạn rõ ràng nằm trong tay của một vài cá nhân ở hoặc gần đầu sơ đồ tổ chức.
• Các tổ chức ngày nay trải qua rất nhiều lựa chọn giao tiếp, các công việc dựa trên thông tin và trí tuệ nhiều hơn, và nhu cầu ra quyết định nhanh hơn. Chuỗi chỉ huy, theo nhiều cách, cản trở những lựa chọn và nhu cầu tổ chức mới này.
• Khi thông tin có sẵn ở khắp mọi nơi, một trật tự thứ bậc đảm bảo việc truyền đạt các quyết định và thông tin cần thiết của các cấp nhân viên khác nhau là không cần thiết đối với việc phổ biến thông tin.
• Các cần sự linh hoạt và quyết định nhanh hơn trong một môi trường làm việc nhanh nhẹn yêu cầu nhân viên phải giao tiếp trực tiếp với tất cả các cấp của tổ chức. Không thể chấp nhận việc đợi sếp có mặt trong vài ngày nếu nhu cầu của khách hàng không được đáp ứng hoặc công việc của nhân viên bị chậm lại. Nhân viên phải có thể nói chuyện với sếp của sếp hoặc chủ tịch hoặc tự mình đưa ra quyết định.

• Nếu mong muốn phát triển những nhân viên có thể đáp ứng ngay nhu cầu của khách hàng, bởi vì khách hàng đòi hỏi sự nhanh chóng trong thế giới nhịp độ nhanh này, nhân viên phải có khả năng nhận thông tin ngay lập tức và đưa ra quyết định mà không cần giám sát để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời.

• Công việc không còn được xác định một cách cứng nhắc và kỳ vọng hiện tại thúc đẩy trao quyền cho nhân viên , quyền tự chủ và quyền ra quyết định gần nhất với nơi có nhu cầu quyết định.

Thứ tự thứ bậc có thể vẫn tồn tại để dễ tổ chức và các mối quan hệ báo cáo, như được trình bày trong một chuỗi lệnh trên sơ đồ tổ chức. Nhưng, các đường nét và độ cứng trước đây đã bị mờ.

Trước đây, nếu một nhân viên lừa dối sếp của mình để ủng hộ việc nói chuyện với sếp của sếp, thì nhân viên đó sẽ nhận được thông tin rõ ràng rằng chuỗi mệnh lệnh được đưa ra là có mục đích.

Trong khi các tổ chức vẫn còn giữ lại một số dấu tích của nó, thì chuỗi mệnh lệnh khó thực thi hơn nhiều khi thông tin được lưu hành tự do và giao tiếp thật dễ dàng với bất kỳ thành viên nào Của tổ chức.

Phạm vi kiểm soát của một người quản lý cá nhân cũng trở nên rộng hơn, với nhiều nhân viên báo cáo hơn so với trước đây. Điều này làm cho việc thực thi chuỗi mệnh lệnh trở nên khó khăn hơn.

Sự thay đổi này buộc người quản lý phải cho phép nhiều quyền tự chủ hơn. Công nghệ đã làm mờ hệ thống phân cấp hơn nữa vì thông tin luôn có sẵn cho bất kỳ nhân viên nào. Nhiều tổ chức đang trải nghiệm giá trị của việc ra quyết định phi tập trung.

Quyền lực vị trí

Trong khái niệm dây chuyền chỉ huy, quyền lực vị trí vẫn đóng một vai trò nhất định trong các tổ chức. Nó là sản phẩm phụ của tổ chức phân cấp truyền thống. Ví dụ, một giám sát viên bộ phận chất lượng tại một công ty sản xuất nhỏ đã yêu cầu trở thành giám đốc chất lượng trong công ty của cô ấy. Lý do thay đổi chức danh của cô ấy là, nếu cô ấy là giám đốc, mọi người sẽ phải lắng nghe cô ấy và làm những gì cô ấy muốn.

Đây là một giám sát trẻ, người vẫn đang học cách hoàn thành công việc thông qua những người khác, nhưng nhận thức của cô ấy rằng một chức danh lớn hơn sẽ giải quyết được các vấn đề của cô ấy là một ví dụ về chuỗi tư duy mệnh lệnh truyền thống.

Trong một ví dụ khác, một nhân viên mới được yêu cầu gửi một ghi chú có câu hỏi và thời hạn cho giám đốc và các nhà quản lý cấp VP trong tổ chức của cô ấy. Yêu cầu này đã gây ra một giờ làm việc chỉ với một ghi chú đơn giản vì nó sẽ dành cho 'những người lớn nhất, quan trọng nhất trong công ty.'

Những mục tiêu trong tương lai là gì

Khoa học quản lý hiện đại đang khám phá các lựa chọn khác để tổ chức và cung cấp dịch vụ khách hàng trong thế giới mới đầy dũng cảm này. Cơ cấu dựa trên nhóm đang thay thế cách tiếp cận phân cấp truyền thống đối với cơ cấu tổ chức và quản lý. Phạm vi kiểm soát ngày càng tăng, do đó các nhà quản lý có nhiều nhân viên báo cáo hơn, do đó làm giảm khả năng quản lý vi mô các quy trình quyết định của họ.

Tương lai mang lại hy vọng cho sự đổi mới Cơ cấu tổ chức phục vụ tốt hơn nhu cầu của nhân viên, tổ chức và thị trường. Sự gia tăng phổ biến của làm việc từ xa và xu hướng đang diễn ra để sử dụng nhân viên từ xa và tạo điều kiện cho sự linh hoạt của nhân viên, một mong muốn cụ thể đối với nhân viên thế hệ trẻ (và Thế hệ Z), càng làm tăng nhu cầu về cấu trúc quản lý tốt hơn. Rốt cuộc, những nhân viên này đang làm công việc mà bạn không thể thấy họ làm.

Điểm mấu chốt

Nhưng tư duy thứ bậc, một chuỗi mệnh lệnh và phân bổ quyền lực cho vị trí và chức danh vẫn tồn tại - mặc dù ngày càng có nhiều bằng chứng cho thấy chúng kém chức năng hơn trong các nơi làm việc ngày nay.

Nguồn bài viết

1. CQ Net. † Cải tiến hệ thống phân cấp: trạng thái phân cấp ngày càng giảm của các tổ chức và các lựa chọn thay thế mới nổi . ' Truy cập ngày 28 tháng 9 năm 2020.

2. Công ty Deloitte. ' Khảo sát Deloitte Millennial 2018 . ' Trang 20. Truy cập ngày 28 tháng 9 năm 2020.