Ma trận chín hộp để lập kế hoạch và phát triển kế vị
••• Hình ảnh anh hùng / Hình ảnh Getty
Hiệu suất lãnh đạo và tiềm năng ma trận thường được gọi là lưới chín hộp, ma trận chín hộp, hoặc đơn giản là hộp chín.
Hộp chín là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi nhất trong việc lập kế hoạch kế nhiệm và phát triển lãnh đạo. Nó có thể là một công cụ có giá trị cho bất kỳ ai làm việc trong lĩnh vực quản lý nhân tài hoặc cho bất kỳ nhà quản lý nào như một cách để đánh giá và phân biệt một nhóm hoặc tổ chức.
Làm thế nào nó hoạt động
Nó thường được sử dụng để đánh giá các cá nhân trên hai khía cạnh: thành tích trong quá khứ và tiềm năng trong tương lai của họ.
Các hàng ngang của ba hộp đánh giá hiệu suất và các cột dọc đánh giá tiềm năng lãnh đạo. Nơi kết nối cột và hàng tạo nên hộp trong lưới mà mỗi nhân viên được đặt vào.
1A = Hiệu suất cao / Tiềm năng cao, 3C = Hiệu suất thấp / Tiềm năng thấp, 2B = hiệu suất trung bình / tiềm năng trung bình, v.v.
Mặc dù một nhà lãnh đạo cá nhân có thể sử dụng ô chín để đánh giá nhân viên của chính họ, nhưng nó có giá trị thực sự khi một nhóm lãnh đạo sử dụng ô này như một phần của đánh giá tài năng để thảo luận về tài năng của tổ chức.
Đơn giản và hiệu quả
Vẻ đẹp của công cụ là tính đơn giản và dễ sử dụng. Với một chút giải thích và tạo điều kiện ban đầu, các nhà quản lý thường có thể nắm bắt nhanh chóng. Nó giúp vượt qua nhiều cạm bẫy phổ biến khi đánh giá nhân tài, bao gồm:
- Tập trung quá nhiều vào hiệu suất hiện tại
- Quá tin tưởng vào một ý kiến duy nhất
- Thiếu tiêu chí đánh giá hoặc tiêu chí không nhất quán
Đôi khi các nhóm lãnh đạo sẽ cố gắng làm phức tạp hóa nó, bằng cách thêm nhiều hộp, định nghĩa cho mỗi hộp và các mục khác. Mặc dù có thể có những lợi ích khi làm điều này, nhưng chín hộp vẫn hoạt động tốt với chín hộp và nhãn đơn giản.
Miễn phí và Không độc quyền
Ngoài thời gian của mọi người hoặc một hỗ trợ viên được trả tiền, không có chi phí để sử dụng hộp chín. Có những cách khác để đánh giá tiềm năng — các công cụ chính thức và các trung tâm đánh giá hoạt động tốt, tuy nhiên chúng rất tốn kém. Hầu hết các tổ chức không đủ khả năng để cử mọi người quản lý qua trung tâm đánh giá 10.000 đô la.
Chất xúc tác cho hộp thoại mạnh mẽ
Đó không phải là điền vào lưới — tất cả là về cuộc thảo luận. Đây là một điểm quan trọng mà các đội mới bắt đầu thường không để ý đến. Nhìn chung, các nhà quản lý không có nhiều kỹ năng khi đánh giá nhân tài. Hầu hết đều do dự khi thảo luận về nhân viên của người quản lý khác hoặc nghe phản hồi về chính họ. Công cụ này giúp các nhà quản lý có những cuộc trò chuyện đó một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Khung và cấu trúc
Với kỹ năng tạo điều kiện thuận lợi, hộp chín cung cấp một khuôn khổ và lộ trình để thảo luận về hiệu suất, tiềm năng, nhu cầu phát triển của mỗi cá nhân và phát triển kế hoạch .
Nhóm quản lý sử dụng cấu trúc chín hộp để đảm bảo sử dụng các đánh giá không thiên vị sẽ có cơ hội tốt hơn để tìm đúng người để thăng chức.
Hiệu chỉnh Tiêu chí và Kỳ vọng
Chúng tôi khuyến nghị các nhóm tham gia đánh giá tài năng với định nghĩa về hiệu suất và tiềm năng được xác định trước, rõ ràng và nhất quán. Đôi khi những định nghĩa đó không tồn tại. Ngay cả khi chúng có, chúng thường chỉ là những lời nói trên giấy không có căn cứ trong thực tế.
Bằng cách sử dụng công cụ này, các nhóm có cơ hội thảo luận về hiệu suất và tiềm năng có nghĩa là gì. Trên thực tế, đối với nhiều người quản lý trong phòng, buổi đánh giá nhân tài là lần đầu tiên họ nghe được kỳ vọng của chính sếp.
Chính xác hơn ý kiến của một người
Độ chính xác của việc đánh giá hiệu suất và tiềm năng được cải thiện với nhiều điểm dữ liệu. Các nhà quản lý thường có những điểm mù với nhân viên của họ và không biết họ được người khác nhìn nhận như thế nào. Những cuộc thảo luận này có thể giúp làm sáng tỏ những siêu sao và những người hoạt động kém.
Tạo điều kiện cho Quyền sở hữu chung và Làm việc theo nhóm
Đó là quy tắc cơ bản cho bất kỳ cuộc họp và thảo luận nào về quản lý nhân tài: Tất cả chúng ta, với tư cách là một nhóm, đều có trách nhiệm chung là xây dựng một tổ chức vững mạnh hơn. Chúng ta cần thẳng thắn, lắng nghe nhau và giúp phát triển nhân viên của nhau.
Trong một tổ chức theo chức năng hoặc phân khúc, phát triển tài năng thường là một trong số ít những điều mà một nhóm quản lý có thể làm việc cùng nhau.
Công cụ chẩn đoán để phát triển
Một cuộc họp đánh giá nhân tài phát hiện ra cả điểm mạnh và điểm yếu của cá nhân và tổ chức. Hộp chín phục vụ như một đánh giá nhu cầu cho các hành động phát triển cần được thực hiện. Nhiều tổ chức sử dụng các bản đánh giá tài năng gồm chín ô để thảo luận và thống nhất về kế hoạch phát triển cá nhân (IDP) cho từng nhân viên.
Hộp chín có thể là một công cụ rất hiệu quả để tạo điều kiện cho cuộc thảo luận về hiệu suất và tiềm năng. Mặc dù nó không hoàn hảo và có những cạm bẫy cố hữu, nhưng ưu điểm của nó hơn hẳn nhược điểm.