Thư & Email

Thiếu ví dụ về email và thư xin phép công việc

Mục lụcMở rộngMục lục Hình minh họa này cho thấy các loại lý do xin nghỉ việc khác nhau, bao gồm

Mary McLain / Sự cân bằng

Khi bạn được yêu cầu chính thức thông báo bằng văn bản cho chủ lao động khi bạn nghỉ việc, không thể đến làm việc hoặc muốn nghỉ một ngày, điều quan trọng là bạn phải viết một email hoặc một bức thư chuyên nghiệp với chi tiết cơ bản về lý do bạn đã hoặc sẽ vắng mặt. Ngay cả khi bạn không bắt buộc phải đưa ra lý do chính thức, bạn nên gửi một email ngắn để giải thích sự vắng mặt của mình.

Khi nhà tuyển dụng yêu cầu lý do

Các công ty có thể yêu cầu nhân viên cung cấp thư bào chữa bằng văn bản hoặc gửi email khi họ trễ giờ làm việc để đi khám bác sĩ hoặc vì những lý do khác.Ngoài ra, bạn có thể cần phải yêu cầu chính thức nghỉ việc bằng văn bản. Nếu bạn đang nghỉ một ngày cá nhân, bạn cũng có thể phải yêu cầu điều đó bằng văn bản.

Nếu bạn đang gửi email thông báo rằng bạn sẽ không ở văn phòng hôm nay, thì một tin nhắn ngắn gọn là đủ để cung cấp cho sếp của bạn một thông báo thích hợp . Nếu bạn yêu cầu nghỉ phép hoặc thời gian nghỉ kéo dài khác, tuy nhiên, bạn sẽ cần cung cấp thêm thông tin chi tiết trong yêu cầu của mình.

Khi nào gửi tin nhắn của bạn

Gửi tin nhắn của bạn ngay sau khi bạn biết rằng bạn sẽ cần thời gian xa nơi làm việc.

Bạn có thể cung cấp càng nhiều thông báo trước, thì công ty càng dễ dàng thu xếp để trang trải khối lượng công việc của bạn và họ sẽ dễ dàng chấp nhận yêu cầu của bạn hơn.

Những bức thư và email mẫu này với lý do bận việc có thể và cần được chỉnh sửa để phù hợp với hoàn cảnh cá nhân của riêng bạn — bạn không nên chỉ sao chép và dán chúng.

Ngoài ra, hãy xem bên dưới để biết các mẹo về những gì — và những gì không — để đưa vào yêu cầu của bạn về thư xin nghỉ việc.

Ví dụ về thông báo xin lỗi qua email cho việc vắng mặt

Mẫu Thư Viết Với ​​Lý Do Bỏ Công Việc

Những gì cần bao gồm trong một lá thư xin lỗi

Khi bạn viện cớ vắng mặt trong công việc, bạn không cần phải cung cấp quá nhiều thông tin. Giữ cho tin nhắn của bạn càng đơn giản càng tốt, nhưng hãy bao gồm thông tin cơ bản về lý do bạn không đi làm và khi nào bạn sẽ trở lại.

Email mẫu xin lỗi

Chủ thể: Vắng mặt đi làm - Tên của bạn

Thưa ông / bà. Họ,

Tôi viết thư này để thông báo với bạn rằng tôi đã nghỉ làm vào ngày 11 tháng 6 năm 2021 do bị ốm. Tôi không thể báo cáo đi làm vào ngày hôm đó vì tôi phải đến bệnh viện chăm sóc khẩn cấp. Tôi đã được điều trị và được yêu cầu về nhà và nghỉ ngơi trong thời gian còn lại trong ngày.

Vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin, và cảm ơn bạn đã thông cảm.

Trân trọng,

Tên của bạn

Mở rộng

Những gì cần bao gồm trong thư xin phép vào ngày cá nhân

Khi bạn yêu cầu một ngày nghỉ làm việc cá nhân, bạn không cần phải cung cấp lý do. Đơn giản chỉ cần yêu cầu thời gian nghỉ, thông báo càng nhiều càng tốt.

Bất cứ khi nào có thể, hãy cố gắng sắp xếp các ngày nghỉ khi bạn biết văn phòng sẽ có việc làm và không có thời hạn khẩn cấp để đáp ứng.

Yêu cầu Email Ngày Cá nhân

Chủ thể: Ngày cá nhân - Tên của bạn

Thưa ông / bà. Họ,

Tôi muốn nghỉ làm một ngày riêng vào Thứ Hai, ngày 22 tháng Bảy.

Vui lòng cho tôi biết nếu điều đó thuận tiện và tôi đánh giá cao sự cân nhắc của bạn. Cảm ơn bạn!

Trân trọng,

Tên của bạn

Mở rộng

Thư mẫu Yêu cầu Nghỉ việc

Những gì cần bao gồm trong một yêu cầu cho một lá thư vắng mặt

Nếu bạn thấy rằng bạn cần nghỉ phép, chủ nhân của bạn sẽ mong đợi bạn giải thích lý do tại sao điều này lại cần thiết đối với bạn. Sự vắng mặt của bạn sẽ gây bất tiện cho họ và có thể khiến họ tốn thời gian hoặc tiền bạc nếu họ cần tìm người thay thế tạm thời cho bạn. Do đó, lá thư của bạn phải bao gồm lý do thích hợp cho yêu cầu của bạn, được hỗ trợ bởi các chi tiết hậu cần sau:

  • (Các) ngày bạn sẽ không có mặt để làm việc.
  • Ngày bạn sẽ trở lại làm việc, nếu bạn biết điều đó.
  • Một lời đề nghị giúp đỡ khi bạn không có mặt tại văn phòng, nếu điều đó khả thi.
  • Một lời đề nghị hoàn thành tất cả các dự án / công việc khách hàng còn tồn đọng trước khi bạn bắt đầu nghỉ phép, nếu thời gian cho phép.
  • Đề nghị cung cấp tài liệu nếu bạn đang yêu cầu nghỉ phép vì bệnh lý hoặc quân sự.
  • Email và / hoặc số điện thoại mà nhà tuyển dụng của bạn có thể liên hệ với bạn nếu họ có câu hỏi.
  • Bất kỳ thông tin bổ sung nào khác do chủ lao động của bạn yêu cầu, nếu họ có chính sách chính thức yêu cầu nghỉ ốm hoặc nghỉ việc của bạn.

Những gì Không được Bao gồm trong Thư Yêu cầu Xin phép hoặc Nghỉ việc

Hãy suy nghĩ cẩn thận về lượng thông tin cá nhân bạn muốn chia sẻ với nhà tuyển dụng liên quan đến lý do hoặc yêu cầu nghỉ việc của bạn.

Bạn không muốn chủ lao động nghĩ rằng bạn đang chuẩn bị trước hoặc sự vắng mặt của bạn có thể mở đường cho một sự ra đi vĩnh viễn.

Điểm mấu chốt

  • Đừng bao gồm quá nhiều thông tin. Bạn không cần phải cung cấp tất cả các chi tiết của một vấn đề y tế hoặc một cuộc khủng hoảng cá nhân. Giữ cho bức thư của bạn ngắn gọn và đơn giản.
  • Không bịa ra điều gì đó hoặc bao gồm bất kỳ thông tin nào không thể xác minh được. Bám sát thực tế vì chủ lao động của bạn có thể yêu cầu bác sĩ ghi chú để chứng minh yêu cầu của bạn.
  • Hãy giữ cho nó đơn giản. Cung cấp thông tin mà nhà tuyển dụng của bạn yêu cầu, nhưng hãy giữ cho email hoặc thư của bạn ngắn gọn và đơn giản.

Nguồn bài viết

  1. SHRM. , Người sử dụng lao động có được phép yêu cầu bác sĩ ghi chú khi nhân viên vắng mặt liên quan đến sức khỏe không? 'Truy cập ngày 9 tháng 6 năm 2021.