Tìm Kiếm Việc Làm

Kỹ năng quản lý thời gian quan trọng để thành công tại nơi làm việc

Người đàn ông làm việc với lịch

•••

Hình ảnh PM / Ngân hàng Hình ảnh / Hình ảnh Getty

Mục lụcMở rộngMục lục

Kỹ năng quản lý thời gian là gì và tại sao chúng lại quan trọng ở nơi làm việc? Những nhân viên quản lý thời gian tốt sẽ làm việc năng suất hơn, hiệu quả hơn và có nhiều khả năng hoàn thành thời hạn hơn. Họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất và nhạy cảm về thời gian và hạn chế lượng thời gian lãng phí cho các nhiệm vụ không thiết yếu.

Kỹ năng quản lý thời gian, giống như các kỹ năng khác các kĩ năng mềm , Như là kỹ năng tổ chức , đang có nhu cầu cao. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá khả năng quản lý thời gian của bạn và hiệu quả của nhóm để đạt được các mục tiêu của bộ phận.

Tìm hiểu về các kỹ năng quản lý thời gian, hiểu tại sao chúng có giá trị ở nơi làm việc, xem xét các loại kỹ năng quản lý thời gian khác nhau và xem ví dụ về cách chúng được sử dụng trong công việc.

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian bao gồm cả việc quản lý thời gian của chính bạn và thời gian của những người khác. Quản lý thời gian nghĩa là làm việc hiệu quả và các nhà tuyển dụng trong mọi ngành đều tìm kiếm những nhân viên có thể sử dụng tối ưu thời gian dành cho họ vào công việc. Tiết kiệm thời gian giúp tổ chức tiết kiệm tiền và tăng doanh thu.

Quản lý thời gian hiệu quả yêu cầu nhân viên phân tích khối lượng công việc của họ, phân công các ưu tiên và duy trì sự tập trung vào những nỗ lực hiệu quả.

Những nhân viên là người quản lý thời gian xuất sắc có thể loại bỏ phiền nhiễu và tranh thủ sự hỗ trợ từ đồng nghiệp để giúp hoàn thành mục tiêu của họ.

Các loại kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian

Số dư

Ưu tiên

Bạn có thể không thể thực hiện từng công việc từng phút mà bạn mong đợi. Bạn cũng có thể muốn làm tất cả mọi thứ cùng một lúc. Nhưng bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên để có thể hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất theo một thứ tự có ý nghĩa. Khi chỉ định mức độ ưu tiên, hãy xem xét các yếu tố như khi nào mỗi nhiệm vụ cần được thực hiện, thời gian có thể mất bao lâu, mức độ quan trọng của nó đối với những người khác trong tổ chức, điều gì có thể xảy ra nếu một nhiệm vụ không được hoàn thành và liệu bất kỳ nhiệm vụ nào có thể bị gián đoạn bởi những điểm nghẽn trong quy trình.

  • Phân bổ
  • Quản lý kỳ vọng
  • Ngăn ngừa chất thải
  • Ưu tiên các yêu cầu và đòi hỏi
  • Hoạt động giá trị cao (HVA)
  • Đánh giá hiệu suất
  • Thiết lập mục tiêu

Lập lịch trình

Lập lịch trình rất quan trọng vì một số nhiệm vụ phải được thực hiện vào những thời điểm cụ thể. Việc lên lịch ảnh hưởng đến ngày, tuần, tháng của bạn cũng như quy trình làm việc của những người khác. Hầu hết đều có những khoảng thời gian cụ thể trong ngày khi họ làm việc hiệu quả hơn hoặc kém hơn do mức năng lượng và nhu cầu trong ngày. Lịch trình cũng có thể là một cách tốt để tránh sự trì hoãn.

  • Phần mềm lập lịch trình
  • Chủ ý
  • Đúng giờ
  • Chia các mục tiêu rộng hơn thành các cột mốc quan trọng
  • Chia nhỏ các cột mốc thành các dự án

Quản lý công việc

Danh sách việc cần làm (được ưu tiên đúng cách và được tích hợp với lịch trình của bạn) là một cách tuyệt vời để tránh quên điều gì đó quan trọng. Chúng cũng là một cách tuyệt vời để tránh dành cả ngày để suy nghĩ về mọi thứ bạn phải làm. Việc ghi nhớ các công việc tốn nhiều năng lượng và suy nghĩ về mọi thứ bạn phải làm cả tuần có thể khiến bạn mệt mỏi và choáng ngợp. Chia tất cả các công việc cần thiết thành một danh sách cho mỗi ngày và bạn sẽ không phải lo lắng về tất cả cùng một lúc. Chỉ cần thực hiện nhiệm vụ của bạn một ngày một lần.

  • Chủ động
  • Hàng loạt
  • Tạo danh sách việc cần làm hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng
  • Đa nhiệm
  • Kỹ lưỡng
  • Tổ chức
  • Quản lý Email

Quản lý khối lượng công việc

Điều chỉnh nhịp độ công việc của bạn, mặc dù nó có vẻ là một điều kỳ lạ khi gọi là một kỹ năng, là một khái niệm quản lý thời gian quan trọng. Mặc dù làm việc nhiều giờ hoặc bỏ qua thời gian giải lao đôi khi có thể cải thiện năng suất trong ngắn hạn, nhưng việc bạn kiệt sức sau đó sẽ đảm bảo rằng năng suất tổng thể của bạn thực sự giảm xuống. Ngoại trừ những trường hợp khẩn cấp hiếm gặp, điều quan trọng là phải chống lại sự cám dỗ của công việc quá sức. Bao gồm thời gian nghỉ ngơi cần thiết và thời gian nghỉ việc hợp lý, trong lịch trình của bạn.

Biết và thực thi khối lượng công việc tối ưu cho bản thân đảm bảo tính nhất quán trong hiệu suất của bạn và tránh kiệt sức. Nhà tuyển dụng muốn có thể tin tưởng vào bạn lâu dài.

  • Quản lý quy trình
  • Sự quyết đoán
  • Loại bỏ chất thải
  • Nghỉ giải lao

Phái đoàn

Tùy thuộc vào loại công việc bạn làm, bạn có thể ủy thác một số nhiệm vụ . Biết những gì và khi nào để ủy quyền là một kỹ năng quan trọng. Một số người chống lại việc ủy ​​quyền, vì họ muốn duy trì quyền kiểm soát hoặc vì họ muốn tiết kiệm tiền bằng cách không thuê trợ lý. Cả hai cách tiếp cận cuối cùng đều ảnh hưởng đến năng suất và tăng chi phí.

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng nếu bạn siêng năng quản lý thời gian mà vẫn không thể hoàn thành mọi việc thì có thể bạn đang cố gắng làm quá nhiều. Tốt hơn là thành công ở một vài nhiệm vụ hơn là cố gắng và thất bại ở nhiều nhiệm vụ.

  • Tìm kiếm sự hỗ trợ của chuyên gia
  • Kiểm duyệt cuộc họp
  • Bài thuyết trình
  • Làm việc theo nhóm
  • Khả năng lãnh đạo
  • Sự hợp tác
  • Động lực

Thêm kỹ năng quản lý thời gian

Dưới đây là cách quản lý thời gian nhiều hơn cho hồ sơ, thư xin việc, đơn xin việc và phỏng vấn. Các kỹ năng cần thiết sẽ thay đổi tùy theo công việc mà bạn đang ứng tuyển, vì vậy, hãy xem lại danh sách các kỹ năng được liệt kê theo công việc của chúng tôi và loại kỹ năng .

  • Kiểm toán
  • Tự chăm sóc
  • Sự cởi mở
  • Phần mềm năng suất
  • Giao tiếp
  • Khả năng thích ứng
  • Khả năng chịu đựng căng thẳng cao
  • Độ tin cậy
  • Sự chú ý đến chi tiết
  • Suy luận suy luận
  • Lập luận quy nạp
  • Tư duy phản biện
  • Đánh giá
  • Đang cải tiến
  • Quản lý rủi ro
  • Xử lý sự cố
  • Đảm bảo chất lượng
  • Quản lý dự án
  • Quản trị xung đột
  • Sự sáng suốt
  • Tuân thủ
  • Khớp nối
  • Động não
  • Hiệu quả
  • Siêng năng
  • Độ nhạy của vấn đề

Ví dụ về quản lý thời gian tại nơi làm việc

Danh sách này cung cấp các ví dụ về quản lý thời gian hiệu quả tại nơi làm việc.

A - E

  • Các kế hoạch thích ứng với những hoàn cảnh thay đổi.
  • Phân bổ thời gian cho các công việc cụ thể.
  • Phân tích quy trình và chọn cách đơn giản nhất để hoàn thành nhiệm vụ.
  • Yêu cầu giúp đỡ khi quá tải với các yêu cầu.
  • Quyết đoán nói không với những đòi hỏi không phù hợp làm xao nhãng nhiệm vụ trung tâm.
  • Tấn công các nhiệm vụ phức tạp hơn khi bạn có năng lượng cao nhất và nồng độ cao nhất.
  • Kiểm tra xem thời gian được sử dụng như thế nào.
  • Tránh nói nhỏ quá nhiều với đồng nghiệp.
  • Tránh trì hoãn; hành động thay vì lo lắng.
  • Chia các mục tiêu rộng hơn thành các phần nhỏ hơn và tập trung vào từng bước một.
  • Chia nhỏ các dự án thành các phần có thể quản lý được.
  • Tạo danh sách công việc hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.
  • Tạo lịch trình.
  • Giao nhiều nhiệm vụ thường xuyên hơn cho nhân viên cấp dưới.
  • Ăn uống điều độ để duy trì năng lượng.
  • Loại bỏ lãng phí thời gian.
  • Tập thể dục và tham gia các hoạt động giảm căng thẳng khác trong thời gian giải trí để tối đa hóa năng lượng khi làm việc.

F - Z

  • Tạo điều kiện cho các cuộc họp hiệu quả; gắn bó với khung thời gian cho các cuộc họp.
  • Nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau để hạn chế thời gian chuyển tiếp.
  • Duy trì một khu vực làm việc có tổ chức.
  • Đa nhiệm ; chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác một cách nhịp nhàng.
  • Cởi mở với những cách làm hiệu quả hơn.
  • Tổ chức các tập tin kỹ thuật số để dễ dàng truy xuất.
  • Lập kế hoạch cho ngày của bạn vào đêm hôm trước hoặc điều đầu tiên vào buổi sáng.
  • Ưu tiên các yêu cầu và đòi hỏi.
  • Ưu tiên danh sách các dự án và tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn với nhiều thời hạn trước mắt hơn.
  • Đúng giờ.
  • Đặt điện thoại di động sang một bên để loại bỏ sự phân tâm của các tin nhắn cá nhân trừ khi cần thiết cho công việc.
  • Rà soát hiệu suất và loại bỏ các sai lệch khỏi các ưu tiên.
  • Đặt mục tiêu hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.
  • Đặt ra các tiêu chuẩn thực tế về chất lượng và tránh chủ nghĩa hoàn hảo.
  • Đặt thời gian cụ thể để trả lời email.
  • Nghỉ giải lao ngắn để phục hồi năng lượng.
  • Chỉ cần chạm vào từng mẩu giấy hoặc đọc từng email một lần, bất cứ khi nào khả thi.

Làm thế nào để làm cho kỹ năng của bạn trở nên nổi bật

Thêm các kỹ năng liên quan vào hồ sơ của bạn: Đối với trợ lý điều hành và quản lý, các kỹ năng quản lý thời gian được liệt kê ở trên là quan trọng để đưa vào sơ yếu lý lịch của bạn .

Làm nổi bật các kỹ năng trong Thư xin việc của bạn: Trong khi đọc kỹ mô tả công việc, ghi chú trong thư của bạn những dự án tương tự nơi quản lý thời gian là chìa khóa.

Sử dụng các từ kỹ năng trong cuộc phỏng vấn xin việc của bạn: Xem lại những câu hỏi phỏng vấn quản lý thời gian trước các cuộc phỏng vấn xin việc, vì vậy bạn hãy chuẩn bị để trả lời bằng các ví dụ cụ thể về cách bạn quản lý hiệu quả khối lượng công việc của mình.

Nguồn bài viết

  1. O * NET OnLine. ' Kỹ năng - Quản lý thời gian . ' Truy cập ngày 16 tháng 12 năm 2021.