Tìm Kiếm Việc Làm

Kỹ năng thuyết trình quan trọng để thành công tại nơi làm việc

Nữ doanh nhân thuyết trình

•••

xavierarnau / Getty Images

Mục lụcMở rộngMục lục

Cho dù bạn là giám đốc điều hành cấp cao hay trợ lý hành chính, phát triển kỹ năng thuyết trình của bạn là một cách quan trọng để thăng tiến trong công việc văn phòng. Các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định dựa trên thông tin được chia sẻ dưới dạng bài thuyết trình, và hiếm có doanh nghiệp nào thay đổi quyết định mà không nhìn thấy một bài thuyết trình thuyết phục trước.

Không phải tất cả các bài thuyết trình đều diễn ra trong một cuộc họp chính thức. Nhiều kỹ năng trình bày có liên quan đến tư vấn trực tiếp hoặc cuộc gọi bán hàng.

Điều quan trọng đối với bất kỳ nhân viên văn phòng nào là phải biết các bước để tạo ra một bài thuyết trình hiệu quả và những kỹ năng thuyết trình nào là quan trọng nhất đối với nhà tuyển dụng.

Làm nổi bật những kỹ năng này cũng sẽ giúp bạn nổi bật trong quá trình tìm việc.

Kỹ năng thuyết trình là gì?

Kỹ năng thuyết trình đề cập đến tất cả những phẩm chất bạn cần để tạo ra và mang đến một bài thuyết trình rõ ràng và hiệu quả. Mặc dù những gì bạn nói trong bài thuyết trình rất quan trọng, nhưng nhà tuyển dụng cũng đánh giá cao khả năng tạo các tài liệu hỗ trợ, chẳng hạn như trang trình bày. Nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn có thể muốn bạn cung cấp các cuộc họp và báo cáo cho đồng nghiệp, thực hiện các buổi đào tạo, trình bày thông tin cho khách hàng hoặc thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào khác liên quan đến diễn thuyết trước khán giả.

Đưa ra những bài nói chuyện hấp dẫn và dễ hiểu là một yếu tố chính tạo nên sức mạnh kỹ năng giao tiếp miệng đó là một yêu cầu công việc cho nhiều vị trí.

Các giai đoạn trình bày

Bất kỳ bài thuyết trình nào cũng có ba giai đoạn: chuẩn bị, phân phối và theo dõi. Tất cả các kỹ năng thuyết trình đều phù hợp với một trong ba giai đoạn này.

Sự chuẩn bị liên quan đến việc nghiên cứu và xây dựng bài thuyết trình. Điều này có thể có nghĩa là soạn thảo toàn bộ văn bản (hoặc ít nhất là viết ghi chú) và tạo bất kỳ trang trình bày nào và các tài liệu hình ảnh / âm thanh hỗ trợ khác. Bạn cũng sẽ phải đảm bảo rằng địa điểm thích hợp có sẵn và được thiết lập đúng cách trước đó và máy chiếu hoạt động (nếu bạn cần) và kết nối với máy tính xách tay của bạn. Bạn cũng sẽ muốn thực hành bài thuyết trình của mình nhiều lần nếu bạn cần để cảm thấy thoải mái khi trình bày nó một cách dễ dàng và tự tin trong khoảng thời gian dành cho bài thuyết trình.

Các kỹ năng liên quan đến chuẩn bị bao gồm:

  • Thực hiện nghiên cứu liên quan đến chủ đề thuyết trình của bạn
  • Xây dựng biểu đồ và đồ thị mô tả kết quả nghiên cứu của bạn
  • Tìm hiểu về khán giả của bạn để điều chỉnh bản trình bày của bạn phù hợp hơn với nhu cầu của họ
  • Tạo các trang trình bày kỹ thuật số
  • Chia bản trình bày thành các phần có độ dài hợp lý
  • Sử dụng số liệu thống kê một cách hiệu quả để thuyết phục khán giả
  • Kết hợp các ví dụ và câu chuyện cụ thể để minh họa các luận điểm và duy trì sự chú ý của khán giả
  • Chuẩn bị tài liệu phát tay hoặc tài liệu tham khảo kỹ thuật số để khán giả không bận tâm đến việc ghi chú
  • Quảng cáo các bài thuyết trình một cách hiệu quả để tạo ra một lượng khán giả thích hợp

Vận chuyển là phần khán giả nhìn thấy. Một cuộc giao hàng tốt phụ thuộc vào sự chuẩn bị kỹ lưỡng và trình bày tự tin và cần có sự khác biệt riêng bộ kỹ năng .

Các kỹ năng liên quan đến giao hàng bao gồm:

  • Mang đến một mở đầu thu hút sự chú ý cho một cuộc nói chuyện
  • Cung cấp bản tóm tắt về những gì sẽ được đề cập để giới thiệu bản trình bày và cung cấp ngữ cảnh
  • Sử dụng ngôn ngữ cơ thể và giao tiếp bằng mắt để truyền năng lượng và sự tự tin
  • Tạm dừng để nhấn mạnh các điểm chính
  • Điều chỉnh giai điệu giọng nói để nhấn mạnh
  • Khớp nối rõ ràng và mượt mà
  • Tiêm sự hài hước
  • Nói với sự nhiệt tình và hoạt ngôn
  • Dự đoán sự tự tin
  • Tóm tắt các điểm chính ở phần kết luận
  • Đặt câu hỏi để làm rõ các điểm

Theo sát bao gồm việc chia nhỏ và cất giữ bất kỳ thiết bị nào một cách hợp lý, liên hệ với bất kỳ thành viên khán giả nào mà bạn đã đồng ý trao đổi thêm và trưng cầu, thu thập và phân tích phản hồi. Trong một số bài thuyết trình, bạn có thể thu thập thông tin từ các khán giả — chẳng hạn như tên và thông tin liên hệ hoặc các bản khảo sát đã hoàn thành — mà bạn cũng phải sắp xếp và lưu trữ.

Các kỹ năng liên quan đến việc theo dõi bao gồm:

  • Tạo biểu mẫu đánh giá để thu hút phản hồi từ những người tham dự
  • Diễn giải phản hồi từ các đánh giá và sửa đổi nội dung và / hoặc phân phối cho các bài thuyết trình trong tương lai
  • Tổ chức cơ sở dữ liệu về người tham dự cho các bài thuyết trình trong tương lai
  • Phỏng vấn những người tham dự chính để có thêm phản hồi
  • Gửi các slide thuyết trình qua email cho người tham dự

Các loại kỹ năng thuyết trình

Phân tích

Những người thuyết trình giỏi nhất luôn không ngừng nâng cao kỹ năng của họ. Để trở nên tốt hơn, bạn phải có khả năng nhìn nhận một cách trung thực về hiệu suất của mình, đánh giá phản hồi bạn nhận được và tìm ra những gì bạn cần làm để cải thiện. Mất tư duy phân tích .

Quan trọng hơn, bạn cần nắm chắc thông tin mà bạn sắp truyền đạt cho người khác. Bạn cần phân tích đối tượng của mình và chuẩn bị suy nghĩ nhanh chóng nếu những câu hỏi được đặt ra buộc bạn phải chứng minh rằng bạn hoàn toàn nhận thức được tài liệu và ý nghĩa của nó.

  • Vấn đề nhạy cảm
  • Báo cáo
  • Khảo sát
  • Tối ưu hóa
  • Mô hình dự đoán
  • Giải quyết vấn đề
  • Tái cấu trúc
  • Lập kế hoạch chiến lược
  • Hội nhập
  • Quản lý quy trình
  • Đang cải tiến
  • Chẩn đoán
  • Mổ xẻ
  • Đánh giá
  • Sự phán xét

Tổ chức

Bạn không muốn trở thành người dành một nửa thời gian thuyết trình của mình để cố gắng tìm cáp kết nối máy tính xách tay của họ với máy chiếu. Nhiều thứ có thể sai ngay trước khi trình bày và chúng có thể sẽ xảy ra, trừ khi bạn được tổ chức .

Chuẩn bị bài thuyết trình cũng có nghĩa là theo dõi các ghi chú, thông tin và thời gian bắt đầu / dừng.

Một bản trình bày quá nửa thời gian được phân bổ là có vấn đề, cũng như một bản trình bày quá dài dòng.

Cuối cùng, bạn sẽ muốn hiệu đính và tinh chỉnh tất cả các tài liệu bạn định sử dụng cho bài thuyết trình.

  • Tổ chức sự kiện
  • Kiểm toán
  • Đo điểm chuẩn
  • Ưu tiên
  • Lưu trữ hồ sơ
  • Lập lịch trình
  • Sự chú ý đến chi tiết
  • Tư duy nhanh

Giao tiếp phi ngôn ngữ

Khi nói chuyện với khán giả, cách bạn trình bày bản thân cũng quan trọng như cách bạn trình bày thông tin của mình. Bạn muốn xuất hiện tự tin và hấp dẫn. Bạn có thể làm điều này thông qua tư thế tốt, sử dụng cử chỉ tay và giao tiếp bằng mắt với khán giả. Thực hành của bạn giao tiếp phi ngôn ngữ bằng cách quay phim bản thân đang thực hành một bài thuyết trình và quan sát kỹ ngôn ngữ cơ thể của bạn.

  • Lắng nghe tích cực
  • Ổ đỡ trục
  • Đĩnh đạc
  • Sự tự tin
  • Trí tuệ cảm xúc
  • Kính trọng
  • Tạo điều kiện cho thảo luận nhóm
  • Nhận thức về đa dạng sắc tộc, chính trị và tôn giáo

Phần mềm trình bày

Microsoft PowerPoint là phần mềm chủ đạo được sử dụng để tạo các công cụ hỗ trợ trực quan cho các bài thuyết trình. Học cách sử dụng thành thạo nó, bao gồm các tính năng đặc biệt bên ngoài các mẫu cơ bản có thể thực sự làm cho bài thuyết trình trở nên sống động. Ngay cả khi người khác đang chuẩn bị trình chiếu cho bạn, bạn sẽ biết cách sử dụng phần mềm trong trường hợp có những thay đổi vào phút chót.

  • Microsoft Office
  • Thiết kế
  • Chủ đạo
  • Google Trang trình bày
  • Adobe Presenter

Nói trước công chúng

Bạn cần phải tỏ ra thoải mái và hấp dẫn khi nói trước một khán giả trực tiếp, ngay cả khi bạn không phải vậy. Điều này có thể mất nhiều năm thực hành và đôi khi nói trước công chúng chỉ không dành cho một số người nhất định. Một người thuyết trình không thoải mái là một thách thức đối với tất cả mọi người. May mắn thay, kỹ năng nói trước đám đông có thể cải thiện khi luyện tập.

  • Khớp nối
  • Hôn ước
  • Đánh giá nhu cầu của khán giả
  • Tư vấn
  • Xử lý các câu hỏi khó
  • Kiểm soát lo lắng về hiệu suất
  • Sự ghi nhớ
  • Điều chỉnh giai điệu giọng nói

Tìm kiếm

Nghiên cứu là bước đầu tiên trong việc chuẩn bị hầu hết các bài thuyết trình và có thể kéo dài từ một quá trình kéo dài nhiều năm đến dành 20 phút trực tuyến, tùy thuộc vào ngữ cảnh và chủ đề. Ít nhất, bạn phải có khả năng định khung rõ ràng các câu hỏi nghiên cứu, xác định các nguồn thông tin thích hợp và tổ chức các kết quả của bạn.

  • Động não
  • Sự hợp tác
  • Phân tích dữ liệu lớn
  • Kinh doanh thông minh
  • Tính toán
  • Phân tích trường hợp
  • Mối quan hệ nhân quả
  • Phân loại
  • Phân tích so sánh
  • Diễn giải dữ liệu
  • Suy luận suy diễn
  • Lập luận quy nạp
  • Nghiên cứu công cụ tìm kiếm

Giao tiếp bằng lời nói

Nói trước đám đông là một trong những hình thức giao tiếp bằng lời nói , nhưng bạn sẽ cần các hình thức khác để thuyết trình tốt. Cụ thể, bạn phải biết cách trả lời câu hỏi. Bạn sẽ có thể hiểu các câu hỏi mà khán giả hỏi (ngay cả khi chúng lạ hoặc ít từ ngữ) và đưa ra câu trả lời tôn trọng, trung thực và chính xác mà không lạc đề.

  • Lắng nghe tích cực
  • Tiêu điểm
  • Đồng cảm
  • Xử lý các câu hỏi khó
  • Sự quyết đoán
  • Tư vấn
  • Khẳng định
  • Sự khai báo

Viết

Bạn có thể cần hoặc không cần kịch bản viết, nhưng bạn cần lập kế hoạch trước những gì bạn sẽ nói, thứ tự bạn sẽ nói và mức độ chi tiết. Nếu bạn có thể viết một bài luận gắn kết, bạn có thể lên kế hoạch cho một bài thuyết trình.

  • Văn phạm
  • chính tả
  • Từ vựng
  • Hiệu đính
  • Xây dựng phác thảo
  • Ghi chép
  • Đánh dấu tài liệu

Kỹ năng thuyết trình khác

  • Tổng kết
  • Việc bán hàng
  • Thuyết phục
  • Cung cấp các giai thoại để minh họa một điểm
  • Hài hước
  • Tập huấn
  • Diễn tập
  • Thiết kế tài liệu phát
  • Nhận biết và chống lại sự phản đối
  • Đặt câu hỏi thăm dò để tìm hiểu chi tiết hơn về các vấn đề cụ thể
  • Nhận lời chỉ trích mà không phòng thủ
  • Hạn chế nói quá thường xuyên hoặc ngắt lời người khác
  • Dự đoán mối quan tâm của người khác
  • Kiến thức sản phẩm
  • Định dạng phân tích SWOT
  • Hỗ trợ các tuyên bố với bằng chứng
  • Đa ngôn ngữ
  • Hợp đồng
  • Làm việc với người đánh giá
  • Tính nhất quán
  • Xây dựng và duy trì các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP)
  • Phát triển một tuyên bố mệnh đề
  • Sáng tạo
  • Hợp lý
  • Tạo và quản lý kỳ vọng
  • Động lực
  • Huấn luyện

Làm thế nào để làm cho kỹ năng của bạn trở nên nổi bật

BAO GỒM CÁC KỸ NĂNG VÀO KẾT QUẢ CỦA BẠN: Nếu có thể, bạn có thể đề cập đến những từ này trong tóm tắt lý lịch hoặc là tiêu đề .

KỸ NĂNG NỔI BẬT TRONG THƯ BÌA CỦA BẠN: Đề cập đến một hoặc hai kỹ năng trình bày cụ thể và đưa ra ví dụ về các trường hợp bạn đã thể hiện những đặc điểm này ở nơi làm việc.

THỂ HIỆN KỸ NĂNG TRÌNH BÀY CỦA BẠN TRONG PHỎNG VẤN VIỆC LÀM: Trong quá trình phỏng vấn, bạn có thể được yêu cầu thuyết trình mẫu. Trong trường hợp này, bạn sẽ muốn thể hiện những kỹ năng này trong khi thuyết trình. Ví dụ, bạn sẽ muốn thể hiện kỹ năng giao tiếp bằng lời nói rõ ràng và ngắn gọn trong suốt bài thuyết trình.

Nguồn bài viết

  1. PennState. ' Các bước chuẩn bị một bài thuyết trình . ' Truy cập ngày 17 tháng 4 năm 2020.