Nguồn Nhân Lực

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS)

HRIS Định nghĩa và Mô tả Cách Nó có thể Giúp Bạn Thành công

Hai phụ nữ đang nghiên cứu về Hệ thống Thông tin Quản lý Nguồn Nhân lực mới (HRIS)

••• Hình ảnh Paul Bradbury / Caiaimage / Getty



Mục lụcMở rộngMục lục

Hệ thống Thông tin Nguồn nhân lực (HRIS) là một phần mềm hoặc giải pháp trực tuyến cho nhu cầu nhập dữ liệu, theo dõi dữ liệu và thông tin dữ liệu của các chức năng Nhân sự, trả lương, quản lý và kế toán trong một doanh nghiệp. Nó hữu ích cho tất cả các quy trình mà bạn muốn theo dõi và từ đó bạn hy vọng sẽ thu thập được dữ liệu hữu ích và có mục đích.

Thường được đóng gói dưới dạng cơ sở dữ liệu, hàng trăm công ty bán một số dạng HRIS và mỗi HRIS đều có các khả năng khác nhau. Chọn HRIS của bạn một cách cẩn thận dựa trên các khả năng bạn cần trong công ty của mình. Khi HRIS ngày càng trở nên tinh vi, sự lựa chọn giữa các hệ thống khác nhau đã trở nên đủ để thực tế làm tê liệt một bộ phận nhân sự .

Quan sát một công ty công nghệ, nơi các chuyên gia máy tính tồn tại, trải qua ba hệ thống HRIS khác nhau trong mười năm trước khi cuối cùng ổn định hệ thống hiện tại của họ, là một bài học về sự phức tạp của họ. Khả năng của họ trong công việc và sử dụng hiếm khi đáp ứng được sự cường điệu về doanh số đã thúc đẩy sự lựa chọn. Đây là lý do tại sao việc lựa chọn HRIS là một công việc chính của một doanh nghiệp.

Cân nhắc chính khi bạn xem xét các tùy chọn HRIS của mình

Việc lựa chọn một HRIS là một tình huống căng thẳng vì có rất nhiều lựa chọn tồn tại. Lựa chọn các tùy chọn tốt nhất cho nhu cầu của bạn tại công ty của bạn là một thách thức. Lướt qua thông tin được cung cấp bởi mỗi hệ thống cũng là một thách thức.

Các nhân viên bán hàng thường là những nhân viên bán hàng được ủy quyền, những người có thể nói bằng lời nói với bạn rằng hệ thống sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn. Đảm bảo bạn kiểm tra điều này với nhiều nguồn bao gồm khách hàng hiện tại, nhóm thảo luận trực tuyến, LinkedIn, các thành viên SHRM khác và đánh giá của Google.

Đây là những yếu tố khác cần xem xét khi bạn chọn HRIS của mình.

Số lượng nhân viên

Hãy nhớ rằng ngay cả khi công ty của bạn chỉ có một vài người hiện nay, nó có thể có gấp đôi hoặc thậm chí gấp 10 lần số nhân viên đó trong tương lai, vì vậy hãy chọn một hệ thống có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn.

Khả năng hệ thống

Một yếu tố quan trọng khác mà bạn phải xem xét là nhiều HRIS chỉ có thể hoàn thành một phần những gì bạn cần tự động hóa để hoàn thành. Trong những trường hợp này, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng các thành phần của bất kỳ tiện ích bổ sung hoặc hệ thống bổ sung nào hoạt động hoàn hảo với nhau. Một lần nữa, đừng nghe lời của người bán hàng về các hệ thống làm việc cùng nhau. Thực hiện nghiên cứu của bạn để chắc chắn rằng họ làm.

Đào tạo và Hỗ trợ

Ngoài ra, hãy kiểm tra xem có những loại hình đào tạo và hỗ trợ liên tục nào dành cho nhân viên của bạn. Bạn cũng nên đảm bảo rằng những lời hứa của nhà tư vấn bán hàng về việc đào tạo và theo dõi sau khi mua hàng được ghi ngay trong hợp đồng mua HRIS của bạn. Và, hãy kiểm tra với các tổ chức khác để đảm bảo rằng công ty bạn đã chọn có thành tích hỗ trợ liên tục và hữu ích. Nhiều người không.

Chức năng mong đợi của Lựa chọn HRIS tốt hơn

Thông thường, Hệ thống Thông tin Nguồn nhân lực (HRIS) tốt hơn cung cấp tổng thể:

Quản lý tất cả thông tin nhân viên:

Dữ liệu như tên, chức danh, địa chỉ và lương là bước khởi đầu cơ bản. Lịch sử tiền lương và vị trí, cấu trúc báo cáo, lịch sử đánh giá hiệu suất và thông tin nhân viên quan trọng khác.

Các tài liệu liên quan đến công ty:

Điêu nay bao gôm những mặt hàng như sổ tay nhân viên, quy trình sơ tán khẩn cấp và các hướng dẫn an toàn.

Quản lý quyền lợi:

Bạn sẽ muốn quản lý quyền lợi bao gồm ghi danh, thay đổi trạng thái và cập nhật thông tin cá nhân. Trong một hệ thống lý tưởng, bạn có thể cho phép nhân viên tra cứu và xem lại thông tin của chính họ, bao gồm cả theo dõi kỳ nghỉ.

Tích hợp hoàn toàn với bảng lương:

Sự tích hợp này cũng sẽ bao gồm các phần mềm tài chính công ty và hệ thống kế toán . Khi chúng được kết nối, bạn có thể đảm bảo rằng phiếu lương là chính xác. Không bao giờ có sự khác biệt giữa mức lương chính thức và thông tin mà bảng lương có. Nếu các hệ thống không tích hợp, rất dễ dàng để cập nhật mức lương trong một hệ thống chứ không phải trong một hệ thống khác.

Theo dõi ứng viên và quản lý hồ sơ:

Khi hệ thống của bạn liền mạch, nhà tuyển dụng có thể nhấp vào nút được thuê và tất cả thông tin từ người nộp đơn được chuyển sang nhân viên mặt của sự vật. Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian vì việc nhập dữ liệu và thủ tục giấy tờ của bạn thực tế đã biến mất.

Nếu người nộp đơn điền thông tin của mình khi nộp đơn, bạn có thể đảm bảo tính chính xác. Nếu như thư mời được tạo ra ngoài cùng một hệ thống với hệ thống tính lương, mức lương sẽ khớp hoàn toàn và không có sự hiểu lầm.

Kế hoạch phát triển hiệu suất:

Kế hoạch không chỉ là đủ nếu chúng được ghi lại trong một hệ thống trung tâm, sau đó họ có thể dễ dàng theo dõi nhân viên từ vị trí này sang vị trí khác. Lãnh đạo cấp cao có thể chạy các báo cáo để xem mọi người đang ở đâu và người quản lý cá nhân của họ đang lên kế hoạch gì về mặt lập kế hoạch kế thừa cho tương lai của họ .

Kỷ luật:

Điều quan trọng là phải theo dõi những người đã bị đình chỉ, giáng chức hoặc có các hành động tiêu cực khác chống lại họ - ngay cả sau khi nhân viên đó rời khỏi tổ chức của bạn. Khi một công ty gọi và yêu cầu một tài liệu tham khảo của nhân viên cũ , rất dễ dàng để quản trị viên trong bộ phận nhân sự tra cứu và báo cáo lại xem người đó có đủ điều kiện để được cấp lại hay không.

Hồ sơ đào tạo:

Điều này đặc biệt quan trọng trong một công ty yêu cầu chứng nhận và giấy phép. Ở các công ty khác, hồ sơ đào tạo có thể không có mức độ quan trọng như vậy, nhưng bạn vẫn có thể thấy rằng có thông tin hữu ích khi bạn phát triển nhân viên của mình, một yếu tố quan trọng mà họ muốn từ công việc.

Tóm lại, HRIS phục vụ hiệu quả nhất cho các công ty theo dõi thông tin này:

Lợi ích của HRIS phù hợp

Một HRIS hiệu quả cung cấp thông tin về bất cứ điều gì mà công ty cần theo dõi và phân tích về nhân viên, nhân viên cũ và ứng viên của họ. Công ty của bạn sẽ cần chọn Hệ thống Thông tin Nguồn nhân lực và tùy chỉnh nó để đáp ứng nhu cầu của bạn. Nếu công ty của bạn đang trên đà phát triển, hãy chọn một hệ thống có thể phát triển cùng bạn.

Việc triển khai HRIS cơ bản khá rẻ, nhưng hãy đảm bảo rằng bất cứ điều gì bạn triển khai đều đáp ứng được nhu cầu thực tế của công ty bạn. Bạn có muốn chạy báo cáo doanh thu không? Đăng sơ đồ tổ chức? Cho phép người quản lý truy cập điện tử vào các đánh giá hiệu suất trước đó? Bạn muốn mọi việc phải thông qua phòng nhân sự hay bạn muốn người quản lý tự mình truy cập và nhập thông tin?

Với HRIS phù hợp, nhân viên Bộ phận Nhân sự cho phép nhân viên cập nhật các lợi ích của riêng họ và giải quyết các thay đổi, do đó giải phóng nhân viên nhân sự cho các chức năng chiến lược hơn . Ngoài ra, dữ liệu cần thiết cho việc quản lý nhân viên, phát triển kiến ​​thức, tăng trưởng và phát triển nghề nghiệp cũng như đối xử bình đẳng được tạo điều kiện thuận lợi.

Cuối cùng, những người quản lý có thể truy cập thông tin họ cần để hỗ trợ hợp pháp, đạo đức và hỗ trợ hiệu quả cho sự thành công của nhân viên báo cáo của họ. Họ có thể chạy các báo cáo của riêng mình và nhập các kế hoạch vào hệ thống để giúp thực hiện kế thừa.

Hệ thống Thông tin Nguồn nhân lực (HRIS) là một phần mềm hoặc giải pháp trực tuyến cho nhu cầu nhập dữ liệu, theo dõi dữ liệu và thông tin dữ liệu của các chức năng Nhân sự, trả lương, quản lý và kế toán trong một doanh nghiệp.

Điểm mấu chốt

Thường được đóng gói dưới dạng cơ sở dữ liệu, hàng trăm công ty bán một số dạng HRIS và mỗi HRIS đều có các khả năng khác nhau. Chọn HRIS của bạn một cách cẩn thận dựa trên các khả năng hiện tại và dự kiến ​​mà bạn cần ở công ty của mình.