Tìm Kiếm Việc Làm

Cách viết và gửi tin nhắn email chuyên nghiệp

Thư điện tử quảng cáo

••• Hình ảnh Bhavesh1988 / Getty

Mục lụcMở rộngMục lục

Cho dù bạn đang tìm kiếm công việc, tạo kết nối mạng mới hay đơn giản là cố gắng hoàn thành xuất sắc công việc hiện tại của mình, thì điều cần thiết là bạn phải biết cách viết và gửi email chuyên nghiệp.

Điều này có thể khó hơn âm thanh. Nhiều chuyên gia đã quen với cách tiếp cận email rất bình thường trong cuộc sống cá nhân của họ. Mặc dù tiếng lóng, biểu tượng cảm xúc và văn bản thường được sử dụng khi bạn gửi email cho những người bạn thân, nhưng chúng sẽ không xuất hiện trong thư từ công việc. Điều quan trọng là phải biết cách dọn dẹp thông tin liên lạc của bạn khi bạn cần.

Khi nào bạn có thể cần gửi một email chuyên nghiệp? Có một số khả năng. Bạn có thể cần phải gửi thư xin việc cho một nhà tuyển dụng tiềm năng, thư cảm ơn cho một đồng nghiệp, người đã đồng ý trở thành tài liệu tham khảo , đơn từ chức gửi cho sếp hiện tại của bạn, hoặc yêu cầu thư giới thiệu.

Bạn có thể có những lý do khác để gửi email không phải cá nhân và trên thực tế, bạn nên đảm bảo rằng tất cả email của bạn được sắp xếp và chuyên nghiệp.

Bất cứ khi nào bạn gửi các thư email chuyên nghiệp, điều thực sự quan trọng là đảm bảo rằng thư là hoàn hảo. Bạn không muốn đánh mất cơ hội bằng cách mắc bất kỳ sai lầm nào - cả về cách bạn gửi email hoặc cách bạn theo dõi chúng.

Tìm hiểu những gì nên bao gồm trong thư của bạn, những gì không nên bao gồm và cách đóng, ký và gửi thư email của bạn.

Nguyên tắc về Tin nhắn Email Chuyên nghiệp

Xem lại các bước này để viết một email chuyên nghiệp chất lượng cao và bạn sẽ luôn tạo được ấn tượng tốt với người nhận.

Nguyên tắc email chuyên nghiệp

Minh họa bởi Melissa Ling. Số dư

Những gì cần bao gồm trong tin nhắn email của bạn

  • Dòng chủ đề: Dòng tiêu đề phải truyền đạt một cách súc tích mục đích viết lách của bạn. Dòng chủ đề của bạn có thể đơn giản như 'Cảm ơn' hoặc 'Yêu cầu giới thiệu.'
  • Lời chào: Ngay cả khi bạn đang viết một email rất ngắn, bao gồm một lời chào . Nếu bạn biết tên của người đó, hãy bao gồm nó. Trừ khi bạn đặt tên cho người đó, hãy gọi họ bằng chức danh.
  • Chiều dài: Giữ cho email của bạn càng ngắn gọn càng tốt. Mọi người có xu hướng đọc lướt những email dài, vì vậy chỉ bao gồm những thông tin cần thiết.
  • Đóng cửa: Đăng xuất với một câu ngắn gọn 'Cảm ơn', 'Tốt nhất' hoặc một lời tiễn đưa đơn giản khác, và sau đó là tên của bạn. Hầu hết các tài khoản email đều cho phép bạn nhúng chữ ký với tên, chức danh và thông tin liên hệ của bạn vào mỗi email. Đó là một cách tuyệt vời để làm cho mỗi thư từ trở nên chuyên nghiệp hơn.

Những gì không bao gồm trong tin nhắn email của bạn

  • Kiểu phông chữ: Tránh các phông chữ được trang trí công phu, vui tươi hoặc có màu; những điều này chỉ đơn giản là đánh lạc hướng người nhận khỏi thông điệp thực sự của bạn. Cũng tránh lạm dụng in đậm và in nghiêng, điều này làm cho email trông lộn xộn. Không viết hoa tất cả các chữ cái; điều này xuất hiện dưới dạng tức giận hoặc phấn khích quá mức trong một email.
  • Biểu tượng cảm xúc: Không bao gồm biểu tượng cảm xúc trong một email chuyên nghiệp; lưu những thứ này cho thư từ cá nhân.

Mẹo để Đảm bảo Thông báo Email Chuyên nghiệp Hoàn hảo

Khi bạn đã viết email của mình, hãy thực hiện tất cả các bước sau trước khi bạn nhấp vào nút gửi:

  • Đảm bảo rằng Thư của bạn đã hoàn tất: Kiểm tra kỹ để đảm bảo dòng tiêu đề trong số email của bạn đã được điền, bạn có bao gồm một chữ ký , bạn đang gửi tin nhắn đến đúng người liên hệ và bạn đã điền vào Bcc để gửi một bản sao cho chính bạn, vì vậy bạn có một bản ghi của email.
  • Chứng minh thông điệp email của bạn: Trước khi nhấn gửi, hãy đảm bảo rằng bạn kiểm tra chính tả và kiểm tra ngữ pháp cũng như cách viết hoa của mình. Chúng cũng quan trọng trong thư từ qua email cũng như trong một bức thư giấy.
  • Gửi Email Kiểm tra Thông báo: Trước khi bạn thực sự gửi email của mình, hãy gửi tin nhắn cho chính bạn trước để kiểm tra xem định dạng có hoạt động và không có gì khác lạ. Nếu mọi thứ đều ổn, hãy tiếp tục và gửi email đến công ty hoặc cá nhân bạn đang liên hệ.
  • Gửi một bản sao của thông điệp email cho chính bạn: Sử dụng Bcc trường để gửi một bản sao của email cho chính bạn, vì vậy bạn có một bản ghi về thời điểm bạn gửi và người bạn đã gửi. Bạn cũng có thể tìm thấy thông tin này trong thư mục đã gửi của bạn.
  • Gửi bản sao của bạn: Với nhiều chương trình email, bạn có thể thiết lập các thư mục để dễ dàng tìm thấy bất kỳ email quan trọng nào trong quá khứ. Thiết lập các thư mục cho tất cả các email tìm kiếm việc làm và các email chuyên nghiệp khác của bạn và gửi các bản sao của bạn sau khi bạn gửi tin nhắn.

Xem lại các ví dụ về tin nhắn email chuyên nghiệp

Thư Email Mẫu # 1: Thư từ chức

Dòng chủ đề: Từ chức - Bob Smith

Gửi cô Jones,

Tôi viết thư này để nộp đơn từ chức cho vị trí điều phối viên đơn vị của tôi tại Bệnh viện Thị xã, có hiệu lực từ ngày 10 tháng 6.

Tôi biết ơn nhiều hơn những gì tôi có thể nói vì tất cả sự hỗ trợ và giúp đỡ của các bạn trong năm năm qua. Làm việc ở đây là một nền giáo dục hạng nhất về làm việc theo nhóm, quản lý chăm sóc sức khỏe và hoàn thành công việc. Tôi sẽ rất nhớ khi làm việc với tất cả các bạn và hy vọng các bạn sẽ giữ liên lạc.

Vui lòng cho tôi biết nếu tôi có thể được hỗ trợ trong quá trình chuyển đổi.

Trân trọng,

Bob Smith
B.Smith@email.com
555-123-4567

Mở rộng

Thông báo Email Mẫu # 2: Yêu cầu Giới thiệu

Chủ thể: Cynthia Dailey — Yêu cầu giới thiệu

Dear Barbara Cho,

Gần đây trên LinkedIn, tôi phát hiện thấy một quảng cáo tuyển dụng cho vị trí trợ lý tiếp thị tại XYZ Corp. Như tôi biết bạn đã ở đó vài năm rồi, tôi tự hỏi liệu bạn có sẵn sàng giới thiệu cho tôi công việc không.

Tôi đặc biệt vui mừng khi thấy rằng công việc này liên quan đến việc làm việc tích cực với nhóm của bạn về tiếp thị qua email và các chiến dịch truyền thông xã hội. Kể từ lần cuối cùng chúng tôi làm việc cùng nhau tại ABC LLC, tôi đã có được nhiều kinh nghiệm với HubSpot, Google Analytics và SurveyMonkey. Tôi muốn áp dụng những kỹ năng này để làm việc cho XYZ.

Tôi đã đính kèm một bản sao sơ ​​yếu lý lịch của mình và một liên kết đến danh mục đầu tư của tôi, vì vậy bạn có thể xem trải nghiệm gần đây của tôi. Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc nếu bạn muốn xem thêm các mẫu tác phẩm của tôi.

Tốt nhất,

Cynthia Dailey

cynthia@email.com
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865

Mở rộng
  • Đánh vần và ngữ pháp: Chỉ vì bạn đang viết một email không có nghĩa là bạn nên cẩu thả về chính tả và ngữ pháp. Chỉnh sửa email của bạn một cách cẩn thận trước khi gửi nó. Một thông báo không có lỗi cho người nhận biết rằng email của bạn nên được coi trọng.

Bài học rút ra chính

Giữ nó chuyên nghiệp: Thư từ kinh doanh phải được trau chuốt, ngay cả khi bạn gửi nó qua email.

Ngắn gọn: Đi vào quan điểm của bạn và càng rõ ràng càng tốt về những gì bạn cần hoặc phải cung cấp.

Chỉnh sửa, Hiệu đính, Kiểm tra: Đảm bảo tin nhắn của bạn không có lỗi và lỗi chính tả. Gửi tin nhắn kiểm tra cho chính bạn trước khi bạn nhấn gửi.

Giữ kỉ lục: Bcc về những thư từ quan trọng và gửi từng thư vào thư mục email thích hợp để tham khảo trong tương lai.

Bài học rút ra chính

Giữ nó chuyên nghiệp: Thư từ kinh doanh phải được trau chuốt, ngay cả khi bạn gửi nó qua email.

Ngắn gọn: Đi vào quan điểm của bạn và càng rõ ràng càng tốt về những gì bạn cần hoặc phải cung cấp.

Chỉnh sửa, Hiệu đính, Kiểm tra: Đảm bảo tin nhắn của bạn không có lỗi và lỗi chính tả. Gửi tin nhắn kiểm tra cho chính bạn trước khi bạn nhấn gửi.

Giữ kỉ lục: Bcc về những thư từ quan trọng và gửi từng thư vào thư mục email thích hợp để tham khảo trong tương lai.

Nguồn bài viết

  1. Tạp chí Sage. ' Mặt tối của nụ cười: Ảnh hưởng của biểu tượng cảm xúc mỉm cười đối với ấn tượng đầu tiên ảo , 'Truy cập ngày 19 tháng 11 năm 2019

  2. Cục truy cập Internet. ' Phông chữ tốt nhất để sử dụng cho khả năng truy cập Internet , 'Truy cập ngày 19 tháng 11 năm 2019.

  3. Đại học Pittsburgh. ' Sử dụng Tính năng Sao chép Carbon mù (BCC) trong Email , 'Truy cập ngày 19 tháng 11 năm 2019.