Nguồn Nhân Lực

Cách trả lời yêu cầu kiểm tra tham chiếu

Trả lời khi nhà tuyển dụng tiềm năng yêu cầu giới thiệu

Doanh nhân đọc tài liệu tại bàn

••• Tổ chức Mắt nhân ái / Dan Kenyon

Mục lụcMở rộngMục lục

Trả lời một yêu cầu kiểm tra tham chiếu là một công việc khó khăn. Lo sợ bị trả thù và các vụ kiện tụng khiến nhiều nhà tuyển dụng không phản ứng gì. Những khuyến nghị này sẽ giúp bạn phản hồi một cách hợp lý các yêu cầu kiểm tra tham chiếu đồng thời bảo vệ lợi ích hợp pháp của công ty và nhân viên hiện tại của bạn. Xem những gì cần làm.

Tuân theo Chính sách Kiểm tra Tham chiếu Đã thiết lập của Công ty Bạn

Đầu tiên, nhiều công ty yêu cầu người quản lý gửi văn bản tham chiếu các yêu cầu đến Bộ phận Nhân sự . Nếu người quản lý tham chiếu là tích cực, tuy nhiên, bạn có thể đồng ý để người quản lý cung cấp tham chiếu bằng lời nói trực tiếp cho nhà tuyển dụng.

Bất kỳ thứ gì được gửi dưới dạng văn bản phải đến từ nguồn nhân lực , hoặc nhân viên nhân sự nên xem xét phản hồi để có tính nhất quán và bảo vệ lợi ích tốt nhất của công ty. Định dạng kiểm tra tham chiếu phổ biến yêu cầu bạn cung cấp thông tin này về nhân viên cũ.

  • Chức vụ và đôi khi, trách nhiệm công việc,
  • Lương thực lãnh,
  • Ngày tháng làm việc,
  • Cung cấp danh sách kiểm tra yêu cầu nhà tuyển dụng cũ xếp hạng các đặc điểm như 'làm việc theo nhóm' và 'độ tin cậy' và
  • Hỏi xem nhân viên cũ có đủ điều kiện để được tổ chức của bạn cấp lại hay không.

Thủ tục giấy tờ này tốt nhất nên được giao cho Bộ phận Nhân sự — ít nhất, hãy yêu cầu nhân viên Nhân sự xem xét bất kỳ phản hồi bằng văn bản nào mà bạn có thể đang nghĩ đến việc gửi. Không trả lời các câu hỏi yêu cầu bạn đánh giá một cách số lượng một nhân viên cũ trong bất kỳ khía cạnh nào của công việc hoặc đặc điểm công việc của họ.

Xếp hạng bằng số không thể so sánh được dựa trên bất kỳ ý nghĩa chung nào của định nghĩa thuật ngữ, cũng như ý nghĩa của các con số trên thang số được xác định trên các dạng này. Vì vậy, tốt nhất, đó là giao tiếp thiếu sót. Tệ nhất, nó có thể làm tổn hại đến triển vọng công việc của nhân viên cũ của bạn.

Đảm bảo rằng nhân viên có ủy quyền đã ký trên hồ sơ

Thứ hai, kiểm tra để đảm bảo rằng chữ ký của nhân viên cũ, ủy quyền kiểm tra đối chiếu có trên giấy tờ do công ty yêu cầu gửi đến hay không. Nếu không được phép cấp chữ ký của nhân viên cũ, bạn không nên cung cấp bất kỳ thông tin nào về nhân viên đó.

Đôi khi, một nhân viên nghỉ việc sẽ rời khỏi biểu mẫu giấy phép kiểm tra tham chiếu đã ký trong hồ sơ việc làm của họ. Điều này sẽ chỉ xảy ra nếu nhân viên chưa tìm được công việc mới — điều bất thường đối với hầu hết nhân viên rời bỏ công việc hiện tại của họ.

Trả lời Yêu cầu Kiểm tra Tham chiếu với Tham chiếu Tích cực

Nếu người quản lý có thể, với ít sự dè dặt, giới thiệu nhân viên cũ, với sự tham khảo ý kiến ​​của nhân viên nhân sự, người quản lý có thể gọi lại cho nhà tuyển dụng đang hỏi. Khi trả lời một cuộc điện thoại, người quản lý nên đảm bảo rằng chữ ký của nhân viên ủy quyền cho việc kiểm tra tham chiếu có trong hồ sơ với Bộ phận Nhân sự trước khi gọi lại.

Khi một nhân viên cũ là một nhân viên giỏi và rời bỏ công ty của bạn với những điều kiện tốt (có thể là vợ / chồng đã chuyển chỗ ở và khoảng cách không thể đi lại được), bạn muốn hỗ trợ nhân viên cũ để tìm một vị trí mới.

Hoặc, có lẽ bạn đã được sử dụng làm tài liệu tham khảo bởi một nhân viên đã báo cáo cho bạn tại một thời điểm, mặc dù không phải là gần đây nhất. Nếu bạn có những nhận xét tích cực về nhân viên đó, bạn có thể trả lời nhà tuyển dụng tiềm năng bằng những nhận xét tích cực mà bạn có thể đóng góp.

Các câu hỏi kiểm tra tham khảo mà bạn không muốn chạm vào

Chỉ trả lời những câu hỏi mà bạn cảm thấy thoải mái khi trả lời nếu bạn nhận được một cuộc điện thoại hoặc tài liệu yêu cầu tham khảo. Người quản lý chỉ nên nói về các lĩnh vực kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên mà họ có kiến ​​thức trực tiếp. Có một số câu hỏi mà người quản lý không nên trả lời:

Câu hỏi Ví dụ:

Dự đoán liệu nhân viên cũ của bạn có thành công ở vị trí mà họ đang được xem xét hay không. (Có một quả cầu pha lê, có ai không?) Bạn không thể trả lời câu hỏi này. Ngay cả khi vị trí nghe có vẻ giống nhau, bạn không thể đoán được đồng nghiệp, văn hóa của nhà tuyển dụng , mối quan hệ của họ với khách hàng, hoặc vô số yếu tố giúp một nhân viên thành công — hay không.

Mở rộng

Câu trả lời tốt:

Khi nhân viên làm việc cho tôi, ở vị trí của họ với công ty của tôi, anh ấy hoặc cô ấy là một người đóng góp mạnh mẽ và công việc của họ được đánh giá cao.

Câu hỏi Ví dụ:

Điểm yếu của nhân viên là gì?

Mở rộng

Câu trả lời tốt:

Anh ấy hoặc cô ấy không có điểm yếu nào đáng nói ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành công việc của họ khi anh ấy hoặc cô ấy làm việc cho tôi.

Câu hỏi Ví dụ:

Tại sao nhân viên đó lại rời bỏ vị trí mà anh ta hoặc cô ta đã báo cáo cho bạn?

Mở rộng

Câu trả lời hay:

  • Họ tìm kiếm trách nhiệm cao hơn và nâng cao hiểu biết của họ về công ty và sản phẩm của chúng tôi, hoặc
  • Anh ấy hoặc cô ấy rời tổ chức của chúng tôi vì những lý do cá nhân quan trọng đối với họ.

Đây là những loại tham khảo câu hỏi kiểm tra một nhà tuyển dụng tiềm năng sẽ hỏi bạn có trả lại cuộc điện thoại kiểm tra tài liệu tham khảo hay không.

Trả lời Yêu cầu Kiểm tra Tham chiếu: Không Tích cực

Nếu nhân viên rời công ty của bạn dưới một đám mây, liệu nhân viên không phù hợp với công việc của họ , một nhân viên không đóng góp vì những lý do khác hoặc không thể quản lý được, hãy chuyển cuộc gọi hoặc biểu mẫu đến nhân viên Bộ phận Nhân sự để có phản hồi tiêu chuẩn.

Đôi khi có những trường hợp bất thường xung quanh việc một nhân viên rời công ty của bạn. Có lẽ một nhân viên đang xem nội dung khiêu dâm trên máy tính của anh ta — vâng, anh ta đã yêu cầu Giám đốc Nhân sự của mình làm một trong những tài liệu tham khảo cho anh ta. Một nhân viên cũ khác có thể đã đe dọa bạo lực hoặc thực hiện hành vi bạo lực khi được công ty của bạn tuyển dụng.

Mặc dù những nhân viên cũ này sẽ hiếm khi liệt kê công ty của bạn như một tài liệu tham khảo, nhưng hãy chuẩn bị sẵn sàng. Những cuộc gọi này nên được gửi đến nhân viên nhân sự để có phản hồi tiêu chuẩn.

Tuy nhiên, có một cảnh báo ở đây. Nói chuyện với luật sư của bạn trước khi trả lời để kiểm tra tham chiếu về một nhân viên có khả năng bạo lực. Nếu bạn không tiết lộ hành vi bạo lực với chủ lao động tiềm năng và nhân viên cũ thực hiện hành vi bạo lực khi làm việc cho chủ lao động mới, công ty của bạn có thể phải chịu trách nhiệm về việc không tiết lộ thông tin này. Vì vậy, hãy kiểm tra với luật sư của bạn trong bất kỳ trường hợp bất thường nào mà bạn chia tay một nhân viên.

Khi một nhân viên cũ yêu cầu một thư giới thiệu chung

Cung cấp cho các nhân viên cũ một thư tham chiếu chung không được khuyến khích như một chính sách tốt. Khi một tài liệu tồn tại, nó sẽ tồn tại mãi mãi. Các nhân viên tiềm năng đã cung cấp các văn phòng nhân sự bản sao của các bức thư đã lỗi thời 10 và 20 năm, đôi khi khó đọc được từ nhiều bản photocopy.

Sau một khoảng thời gian nhất định trôi qua — bạn không biết nhân viên cũ của mình đã trở thành loại nhân viên nào — trừ khi họ là trường hợp ngoại lệ hiếm hoi vẫn giữ liên lạc với bạn. Và, bạn không bao giờ biết được nhân viên sẽ sử dụng lá thư của bạn như thế nào hoặc từ ngữ của bạn sẽ được các nhà tuyển dụng tiềm năng diễn giải như thế nào. Áp dụng một chính sách quy định rằng các nhà quản lý không bao giờ được đưa ra văn bản, chung chung thư tham khảo .

Thông báo cho nhân viên cũ rằng công ty của bạn sẽ sẵn lòng cung cấp xác nhận việc làm từ Bộ phận Nhân sự cho các nhà tuyển dụng cụ thể trực tiếp hỏi.

Những suy nghĩ cuối cùng về việc đáp ứng một yêu cầu kiểm tra tài liệu tham khảo

Rất ít nhân viên đặt mục tiêu thất bại trong công việc. Tuy nhiên, nhân viên thất bại và các công ty và nhân viên chia tay nhau. Hãy nhớ rằng khi bạn được yêu cầu cung cấp thông tin tham khảo rằng mọi nhân viên cũ đều xứng đáng có cơ hội để bắt đầu lại — bất kể điều khoản nào mà họ chia tay khỏi tổ chức của bạn.

Có lẽ nhân viên cũ không phù hợp với vị trí mà anh ta đảm nhiệm tại công ty của bạn. Văn hóa công ty của bạn có thể hoàn toàn không phù hợp với nhu cầu của nhân viên. Nhân viên có thể đã có một tầm nhìn khác nhau về các yêu cầu công việc của anh ấy từ ông chủ của mình. Có thể cuộc sống cá nhân và hôn nhân của anh ấy đã không suôn sẻ trong thời gian anh ấy làm việc với công ty của bạn.

Bạn không bao giờ biết tất cả các chi tiết và lý do tại sao một nhân viên thất bại hoặc tiếp tục . Thật dễ dàng với một nhân viên có hiệu suất cao khiến bạn tiếc nuối khi mất đi một công việc tốt hơn, một gia đình chuyển đi khắp đất nước hoặc một cơ hội trong mơ. Nó khó hơn với người biểu diễn biên.

Trung thực hoặc cung cấp thông tin tối thiểu. Không đưa ra dự đoán về sự thành công của quả cầu pha lê cũng như không cung cấp xếp hạng và xếp hạng bằng số cho các thuật ngữ không xác định. Nếu cần, hãy cung cấp thông tin tối thiểu mô tả hiệu suất của nhân viên cũ. Bất cứ khi nào có thể, hãy cho nhân viên nghỉ ngơi và nói chuyện với nhà tuyển dụng tiềm năng.

Điểm mấu chốt

Các số liệu gần đây liên quan đến việc kiểm tra tài liệu tham khảo cho thấy rằng các nhà tuyển dụng đang rất coi trọng việc kiểm tra tài liệu tham khảo. Như được tham khảo trên trang web của Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực (SHRM) , truy cập 6-26-19, 'Trong một báo cáo năm 2018 của HR.com do Hiệp hội Quốc gia về Các nhà Sàng lọc Lý lịch (NABS) tài trợ, 95% nhà tuyển dụng được khảo sát cho biết rằng họ sử dụng một hoặc nhiều loại sàng lọc lý lịch việc làm.' Bất cứ khi nào có thể, hãy cho nhân viên cũ của bạn nghỉ ngơi — khi bạn có thể làm như vậy với lương tâm tốt.