Nguồn Nhân Lực

Cách từ chối ứng viên xin việc một cách lịch sự

Cách từ chối ứng viên xin việc một cách lịch sự và giao tiếp chuyên nghiệp

Mục lụcMở rộngMục lục Hình minh họa này mô tả Các phương pháp hay nhất để từ chối ứng viên xin việc bao gồm

Catherine Song The Balance

Bạn có từ chối người xin việc một cách chuyên nghiệp và phù hợp trong quá trình tuyển dụng không? Từ những phản hồi nhận được từ những người tìm việc, có vẻ như rất ít nhà tuyển dụng cung cấp thông tin phản hồi một cách chuyên nghiệp và đúng cách khiến một ứng viên không còn được xem xét nữa.

Dưới đây là các bước được khuyến nghị khi bạn cần từ chối ứng viên xin việc ở mỗi bước trong số bốn bước trong quy trình tuyển dụng của mình. Là một nhà tuyển dụng được lựa chọn, bạn sẽ muốn xây dựng danh tiếng của mình như một người giao tiếp hiệu quả và quan tâm.

Khi nào từ chối ứng viên xin việc

Ứng viên cho bất kỳ công việc nào đều dành thời gian đáng kể cập nhật sơ yếu lý lịch của họ và viết thư xin việc khi tiếp cận bạn về công việc đã đăng tuyển của bạn, Cho dù họ nộp hồ sơ trực tuyến hay gửi thông tin đăng nhập qua thư đang trở nên ít thường xuyên hơn, họ xứng đáng được bạn xem xét trả lời. Bạn cần phải thừa nhận rằng bạn có đã nhận được đơn của họ vật liệu. Quá trình này được tự động hóa dễ dàng trong thế giới ứng dụng trực tuyến này.

Họ cũng cần hiểu các bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng của bạn. Vì vậy, họ cần thông báo của bạn về việc liệu họ có được chọn cho một cuộc phỏng vấn . Bạn có thể thông báo cho các ứng viên rằng họ không được chọn cho một cuộc phỏng vấn trong cùng một lá thư, trong đó bạn xác nhận đã nhận đơn của họ nếu quá trình lựa chọn của bạn diễn ra nhanh chóng.

Tuy nhiên, nếu bạn đang làm với tốc độ của nhiều nhà tuyển dụng, bạn sẽ cần phải gửi giấy biên nhận ban đầu của các tài liệu ứng tuyển và một lá thư thứ hai từ chối ứng viên xin việc cho một cuộc phỏng vấn.

Các ứng cử viên xứng đáng được biết họ đứng ở đâu trong quá trình của bạn ngay cả khi cuối cùng bạn từ chối ứng cử của họ.

Quá trình từ chối của bạn bắt đầu với cuộc gặp gỡ đầu tiên của bạn với những người xin việc. Cho dù đây là trên màn hình điện thoại hay trong cuộc phỏng vấn đầu tiên, một trong những mục tiêu của cuộc họp là giải thích quá trình lựa chọn của bạn cho từng ứng viên.

Khi nhà tuyển dụng cung cấp thông tin này, các ứng viên cảm thấy ít bị ám ảnh hơn và tích cực hơn về quá trình tuyển dụng của bạn. Trong cuộc trò chuyện này, bạn cũng nên cho người nộp đơn biết những điểm mà bạn sẽ trao đổi với họ về tình trạng đơn của họ.

Khi nào nên gọi và từ chối ứng viên xin việc

Hoặc là thuê quản lý hoặc nhân viên nhân sự nên gọi cho những ứng viên mà bạn đang từ chối cũng giống như bạn gọi cho ứng viên mà bạn muốn lời mời làm việc —Nếu không sớm hơn.

Bạn muốn để lại cho mỗi ứng viên một cái nhìn tích cực về tổ chức của bạn mà việc giao tiếp đơn giản, kịp thời sẽ đạt được. Ấn tượng tích cực này có thể ảnh hưởng đến việc ứng viên của bạn ứng tuyển vào tổ chức của bạn trong tương lai.

Hoặc ấn tượng mà anh ấy hoặc cô ấy mất đi có thể ảnh hưởng đến các ứng viên tiềm năng khác cho công việc của bạn. Các ứng cử viên nói chuyện và thường, giống như những con chim, họ đàn với nhau để theo đuổi một chủ nhân của sự lựa chọn .

Thời điểm từ chối ứng viên

Nhiều nhà tuyển dụng không đồng ý, nhưng bạn nên gọi cho từng ứng viên ngay sau khi bạn xác định rằng họ không phải là người phù hợp cho công việc. Nhiều người sử dụng lao động chờ đợi cho đến khi kết thúc, thậm chí phải mất đến khi nhân viên mới bắt đầu công việc trước khi họ thông báo ứng viên không thành công .

Điều này là thiếu tôn trọng các ứng viên và không phù hợp với các hành động của nhà tuyển dụng đã lựa chọn. Hãy cho ứng viên biết ngay khi bạn biết. Đây là cách tiếp cận công bằng duy nhất để từ chối một ứng viên xin việc.

Nếu không, các ứng cử viên chờ đợi, băn khoăn và cảm thấy như thể ứng cử viên của họ biến mất vào một hố đen tối. Hãy tin tưởng rằng cảm nhận của họ về bạn với tư cách là một nhà tuyển dụng tiềm năng cũng vậy. Đã qua rồi cái thời mà một người tìm việc bất mãn nói với mười người bạn về trải nghiệm tồi tệ của anh ấy hoặc cô ấy với công ty của bạn.

Viện Nguồn vốn Con người báo cáo các số liệu thống kê sau đây về những gì sẽ xảy ra khi một người tìm việc bị đối xử không tốt.

  • '60% người tìm việc cho biết ứng viên có trải nghiệm tiêu cực với nhà tuyển dụng mà họ tham gia.
  • '72% người tìm việc cho biết họ đã chia sẻ những trải nghiệm tiêu cực của họ về ứng viên trực tuyến.
  • '55% người tìm việc cho biết đã tránh một số công ty nhất định sau khi đọc các đánh giá trực tuyến tiêu cực.'

Chào mừng đến với thế giới của truyền thông xã hội và các trang web như Cửa kính và Indeed.com nơi mọi người nhận xét về trải nghiệm của họ với việc tuyển dụng và làm việc của bạn.

Đừng giải quyết cho một nhân viên không phải là lựa chọn tốt nhất của bạn

Ngoài ra, với tư cách là nhà tuyển dụng, nếu bạn đã quyết định rằng ứng viên không phải là đúng người đối với công việc, việc giữ chân người nộp đơn sẽ khiến bạn phải tìm một nhân viên có năng lực kém hoặc ít hơn bạn mong đợi. Đây không phải là nền tảng của một quá trình tuyển chọn thành công.

Một lưu ý, nếu bạn đã xác định rằng một người vừa đủ tiêu chuẩn vừa giỏi phù hợp văn hóa , hãy gọi cho người nộp đơn để cho họ biết tình trạng của đơn đăng ký của họ. Nói với ứng viên rằng bạn vẫn đang xem xét họ cho vị trí này, nhưng bạn cũng có một số ứng viên đủ tiêu chuẩn khác để phỏng vấn.

Bằng cách này, bạn đã không từ chối một ứng viên có thể chấp nhận được và ứng viên đó không bị bỏ lại trong bóng tối trong khi bạn xem xét các lựa chọn khác của mình. Điều này là lịch sự và tôn trọng và nó có thể giúp bạn tránh phải bắt đầu lại công việc tuyển dụng của mình.

Một ứng viên không được cập nhật về quy trình của bạn có thể chấp nhận một vị trí ở nơi khác. Bằng cách giữ liên lạc, bạn tiếp tục xây dựng mối quan hệ tích cực với nhân viên tiềm năng cũng như mạng lưới cá nhân và doanh nghiệp của họ.

Điều Không Nên Làm Khi Bạn Từ Chối Ứng Viên Tuyển Dụng

Cân nhắc đầu tiên khi bạn từ chối một ứng viên công việc là bạn không từ chối ứng viên đó với tư cách là một cá nhân. Vì vậy, bạn muốn giải thích từ chối theo một khía cạnh tích cực hơn. Đừng sử dụng từ bị từ chối.

Thay vào đó, hãy nói, 'Nhóm lựa chọn đã quyết định rằng họ sẽ không theo đuổi ứng cử viên của bạn nữa. Chúng tôi sẽ giữ lại đơn đăng ký của bạn và xem xét nó khi có thêm cơ hội mở. ' (Nếu điều này là đúng, nếu không, hãy bỏ qua câu thứ hai.) Các cảnh báo bổ sung bao gồm những điều này.

  • Bạn có thể từ chối các ứng viên bằng cách sử dụng một email cho đến khi họ đến công ty của bạn để phỏng vấn xin việc . Sau khi phỏng vấn, bạn phải gọi điện cho người nộp đơn. Không bao giờ từ chối ứng viên qua email, tin nhắn văn bản, thư thoại hoặc IM. Bạn nợ ứng viên lịch sự của một cuộc gọi ngay cả khi bạn theo dõi cuộc gọi bằng một lá thư từ chối.
  • Đảm bảo rằng người nộp đơn không thể hiểu sai những từ bạn sử dụng hoặc tìm thấy bằng chứng về sự phân biệt đối xử bất hợp pháp . Ví dụ, bạn có thể bị cám dỗ để nói với ứng viên rằng bạn đã quyết định rằng bạn có những ứng viên đủ tiêu chuẩn hơn cho công việc. Ứng viên có thể yêu cầu bạn nêu chi tiết về sự khác biệt. Tại sao lại đến đó?
  • Hãy chú ý rằng bạn luôn cẩn thận trước mọi lời chỉ trích hoặc lời khuyên mà bạn đưa ra ngay cả khi người nộp đơn yêu cầu phản hồi . Điều này có thể khiến bạn khó chịu dưới hình thức tranh luận hoặc khiến bạn dễ bị kiện tụng. (Biết ứng viên của bạn trước khi trả lời yêu cầu này.)

Từ chối ứng viên bởi nhà tuyển dụng

Một điểm cuối cùng: những người tìm việc thường hỏi về những gì thích hợp để họ làm về việc theo dõi các nhà tuyển dụng mà họ đã phỏng vấn. Ngày, tuần, và đôi khi hàng tháng, đã trôi qua mà không có lời nào từ một nhà tuyển dụng, người rõ ràng có đủ quan tâm để đưa ứng viên đến phỏng vấn.

Những ứng cử viên này đang cho rằng họ không được chọn nhưng họ chưa bao giờ nghe nói chắc chắn về điều đó. Giống như hầu hết những người bình thường, họ tìm cách đóng cửa để có thể tiếp tục.

Việc nhà tuyển dụng không trả lời ứng viên mà nhà tuyển dụng đã liên hệ không bao giờ là thích hợp. Không phải ứng viên, nhân viên, nhân viên tiềm năng hoặc hình ảnh công ty thân thiện khi không cho ứng viên biết tình trạng của mình. Nói, đúng hoặc nói không, nhưng hãy nói điều gì đó — một cách kịp thời, ở mỗi bước của quy trình tuyển dụng và lựa chọn của bạn.

Thư từ chối ứng viên mẫu

Bạn có thể từ chối ứng viên một cách tử tế, hòa nhã, tôn trọng và chuyên nghiệp. Những mẫu thư từ chối này sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện.

  • Xem một tiêu chuẩn thư từ chối ứng viên mà bạn sử dụng để trả lời những ứng viên không đủ tiêu chuẩn như những ứng viên mà bạn quyết định phỏng vấn.
  • Xem một mẫu, đơn giản mẫu thư từ chối cho những ứng viên mà bạn từ chối mà không cần phỏng vấn.
  • Đây là một mẫu thư từ chối cho những ứng viên mà bạn chọn không mời phỏng vấn.

Nguồn bài viết

  1. Viện Nguồn vốn Con người. ' Thống kê: Suy nghĩ lại về kinh nghiệm ứng viên của bạn hoặc hủy hoại thương hiệu của bạn . ' Truy cập ngày 27 tháng 2 năm 2021.