Cách cung cấp phản hồi giúp nhân viên cải thiện

Phản hồi của bạn có tác động khi được cung cấp một cách tôn trọng và cẩn trọng

••• Jetta Productions / Iconica / Getty Images

Mục lụcMở rộngMục lục

• Cung cấp phản hồi có tác động
• Đây là cách bạn có thể cung cấp phản hồi
• Mẹo để có phản hồi hiệu quả nhất

Cung cấp phản hồi có tác động

Làm cho phản hồi của bạn có tác động xứng đáng bằng cách thức và phương pháp tiếp cận bạn sử dụng khi bạn muốn cung cấp cho nhân viên phản hồi về hiệu suất . Phản hồi của bạn có thể tạo ra sự khác biệt đối với mọi người nếu bạn có thể tránh kích động phản ứng phòng thủ.

Đặc biệt là đối với những phản hồi tiêu cực hoặc ít hơn những phản hồi tích cực, nhân viên có xu hướng phản ứng phòng thủ vì mọi người có xu hướng tiếp nhận phản hồi một cách cá nhân và không chuyên nghiệp. Đây là một yếu tố cản trở khả năng của bạn để giúp nhân viên đó cải thiện hiệu suất của họ.

Những hướng dẫn này sẽ giúp bạn giúp nhân viên phát triển hiệu suất của họ thông qua việc bạn sử dụng phản hồi tích cực.

Đây là cách bạn có thể cung cấp phản hồi tốt nhất

Phản hồi của nhân viên hiệu quả là cụ thể, không chung chung.

Để cung cấp phản hồi cụ thể, chẳng hạn, hãy nói, 'Báo cáo mà bạn đã nộp ngày hôm qua được viết tốt, dễ hiểu và đưa ra quan điểm của bạn về ngân sách rất hiệu quả.' Đừng nói, 'báo cáo tốt.' Tuyên bố này là quá chung chung để nhân viên sử dụng thông tin để cải thiện.

Một trong những mục đích của phản hồi hiệu quả, mang tính xây dựng là cho cá nhân biết hành vi cụ thể mà bạn muốn thấy nhiều hơn từ anh ta. Những phản hồi chung chung giống như một cái vỗ nhẹ vào lưng khiến nhân viên cảm thấy tốt trong giây lát nhưng lại không làm tốt việc củng cố hành vi.

Phản hồi hữu ích luôn tập trung vào một hành vi cụ thể.

Bạn muốn xác định cụ thể hành vi cần được cải thiện không phải ở một người hay ý định của họ. (Khi bạn tham gia vào các cuộc trò chuyện cạnh tranh trong cuộc họp nhân viên, trong khi Mary có mặt trên sàn, bạn đánh lạc hướng những người khác đang tham dự . Kết quả là, điểm của Mary đã bị thiếu một phần.)

Thông tin phản hồi tốt nhất được cung cấp một cách chân thành và trung thực để giúp đỡ.

Hãy tin tưởng tuyên bố này. Mọi người sẽ biết nếu họ nhận được phản hồi vì bất kỳ lý do nào khác. Hầu hết mọi người đều có một radar bên trong có thể dễ dàng phát hiện ra sự không thành thật. Hãy ghi nhớ điều này khi bạn đưa ra phản hồi.

Phản hồi thành công mô tả các hành động hoặc hành vi mà cá nhân có thể làm điều gì đó.

Ví dụ: bạn sẽ không bao giờ cung cấp phản hồi Nếu bạn có thể, hãy cung cấp bất kỳ công cụ, đào tạo, thời gian hoặc hỗ trợ nào mà người đó cần để thực hiện thành công khi bạn cần họ thực hiện.

Khi có thể, phản hồi được yêu cầu sẽ mạnh mẽ hơn.

Xin phép để cung cấp phản hồi. Nói, 'Tôi muốn cung cấp cho bạn một số phản hồi về bài thuyết trình, bạn có ổn không?' Điều này cung cấp cho người nhận một số quyền kiểm soát đối với tình huống mong muốn. Có lẽ người nhận có thể nói, 'Còn ngày mai thì sao? Tôi muốn nghĩ về màn trình diễn của mình qua đêm.

Cung cấp phản hồi mà người nhận có thể sử dụng.

Khi bạn chia sẻ thông tin và những quan sát cụ thể, bạn đang cung cấp phản hồi mà nhân viên có thể sử dụng.

Nó không bao gồm lời khuyên trừ khi bạn được phép hoặc lời khuyên được yêu cầu. Hỏi nhân viên xem họ có thể làm gì khác khi nghe phản hồi. Bạn có nhiều khả năng giúp nhân viên thay đổi cách tiếp cận của mình hơn là nếu bạn nói với nhân viên phải làm gì hoặc thay đổi như thế nào.

Cung cấp phản hồi gần với sự kiện.

Cho dù phản hồi là tích cực hay mang tính xây dựng, hãy cung cấp thông tin gắn chặt với sự kiện nhất có thể. Phản hồi hiệu quả được xác định đúng thời gian để nhân viên có thể dễ dàng kết nối phản hồi với hành động của mình. Phải nhớ một vài ngày sau đó không phải là lý tưởng.

Phản hồi hiệu quả liên quan đến những gì hoặc cách nào đó đã được thực hiện, chứ không phải tại sao.

Hỏi tại sao lại hỏi mọi người về cá nhân của họ động lực và điều đó gây ra sự phòng thủ từ người nhận phản hồi. Hỏi, Điều gì đã xảy ra? Làm thế nào mà điều đó xảy ra? Làm thế nào bạn có thể ngăn chặn kết quả đó trong tương lai? Làm thế nào tôi có thể làm tốt hơn công việc giúp đỡ bạn? Bạn cần gì ở tôi trong tương lai?

Kiểm tra để đảm bảo người kia hiểu những gì bạn đã giao tiếp bằng cách sử dụng vòng phản hồi.

Một vòng phản hồi chẳng hạn như hỏi nhân viên một câu hỏi hoặc quan sát hành vi đã thay đổi của họ cho phép bạn biết rằng bên khác hiểu những gì bạn đã giao tiếp . Đặt thời gian quay lại cùng nhau để thảo luận xem phản hồi có thay đổi hiệu suất hay không và liệu có cần thực hiện thêm bất kỳ hành động nào hay không.

Phản hồi thành công nhất quán nhất có thể.

Nếu hành động của một nhân viên hôm nay tuyệt vời, thì ngày mai họ cũng tuyệt vời. Nếu vi phạm chính sách cần xử lý kỷ luật , điều đó phải luôn xứng đáng với hành động kỷ luật — đối với nhân viên này hoặc bất kỳ nhân viên nào khác thực hiện tương tự. Thông báo hỗn hợp không tạo ra kết quả.

Mẹo để cung cấp phản hồi hiệu quả nhất

Khi bạn cung cấp phản hồi cho nhân viên , hãy ghi nhớ năm mẹo này.

1. Phản hồi được thông báo cho một người hoặc một nhóm người về ảnh hưởng mà hành vi của họ gây ra đối với người khác, tổ chức, khách hàng hoặc nhóm.
2. Phản hồi tích cực liên quan đến việc nói với ai đó về hiệu suất tốt. Thực hiện phản hồi này kịp thời, cụ thể và thường xuyên.
3. Phản hồi mang tính xây dựng cảnh báo một cá nhân về một lĩnh vực mà hiệu suất của họ có thể cải thiện. Phản hồi mang tính xây dựng không phải là chỉ trích. Nó mang tính mô tả và phải luôn hướng đến các hành động được thực hiện chứ không phải con người. Ví dụ: 'Mary, giao tiếp của bạn trong khi trình bày quá sâu so với nhu cầu của khán giả. Họ chỉ cần nghe những điều cơ bản và bạn đã chia sẻ tất cả thông tin bạn có. ' Để có phản hồi hiệu quả, bạn sẽ không nói, 'Mary, đó là một bài phát biểu dài và nhàm chán.'
4. Mục đích chính của phản hồi mang tính xây dựng là giúp mọi người hiểu vị trí của họ liên quan đến mong đợi và / hoặc hành vi công việc hiệu quả .
5. Công nhận về hiệu suất hiệu quả là một động lực mạnh mẽ. Hầu hết mọi người đều muốn nhận được nhiều sự công nhận hơn, vì vậy sự công nhận sẽ thúc đẩy nhiều hành động được đánh giá cao hơn.