Nguồn Nhân Lực

Làm thế nào để tạo động lực cho nhân viên

doanh nhân ngồi trong vòng tròn trò chuyện, hai người đàn ông bắt tay nhau

•••

Hình ảnh Ariel Skelley / Getty

Mục lụcMở rộngMục lục

Động lực của nhân viên là một thách thức

Động lực của nhân viên là một thách thức liên tục trong công việc. Người giám sát và người quản lý đi trên một con đường khó khăn, đặc biệt là trong môi trường làm việc không nhấn mạnh sự hài lòng của nhân viên như một phần của chiến lược kinh doanh tổng thể được chấp nhận và hỗ trợ.

Một mặt, họ nhận ra sức mạnh của mình trong việc đưa ra những nhân viên giỏi nhất, trong khi mặt khác, họ có thể không cảm thấy được hỗ trợ, khen thưởng hoặc được công nhận vì công việc của họ để phát triển những nhân viên có động lực và đóng góp.

Đề xuất cho các nhà quản lý? Vượt qua nó. Không có môi trường làm việc nào có thể hỗ trợ hoàn hảo những nỗ lực của bạn để giúp nhân viên lựa chọn các hành vi có động cơ trong công việc. Ngay cả những nơi làm việc hỗ trợ nhất cũng cung cấp những thách thức hàng ngày và dường như thường hoạt động với nhiều mục đích khác nhau với các mục tiêu và nỗ lực của bạn để khuyến khích động lực của nhân viên.

Bất kể tổ chức của bạn cung cấp môi trường nào để hỗ trợ động lực của nhân viên, bạn có thể tạo ra một môi trường nuôi dưỡng và kêu gọi động lực từ nhân viên.

Cơ hội để tạo động lực cho nhân viên

Bạn có thể thực hiện các hành động hàng ngày để tăng sự hài lòng của nhân viên. Được đề xuất là những hành động mà nhân viên nói, trong một Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực (SHRM) khảo sát, rất quan trọng đối với sự hài lòng trong công việc của họ. Các hành động quản lý trong các lĩnh vực này sẽ tạo ra một môi trường làm việc có lợi cho động lực của nhân viên.

Dưới đây là bảy cách kết quả mà người quản lý hoặc người giám sát có thể tạo ra một môi trường làm việc sẽ thúc đẩy và ảnh hưởng gia tăng động lực của nhân viên.

Giao tiếp có trách nhiệm và hiệu quả

Nhân viên muốn trở thành thành viên của đám đông, những người biết những gì đang xảy ra tại nơi làm việc ngay khi các nhân viên khác biết. Họ muốn có thông tin cần thiết để thực hiện công việc của họ. Họ cần đủ thông tin để họ đưa ra quyết định đúng đắn về công việc của mình.

  • Gặp gỡ nhân viên sau các cuộc họp của nhân viên quản lý để cập nhật cho họ về bất kỳ thông tin nào của công ty có thể ảnh hưởng đến công việc của họ. Thay đổi ngày đến hạn, phản hồi của khách hàng, cải tiến sản phẩm, cơ hội đào tạo và cập nhật về cấu trúc tương tác hoặc báo cáo mới của bộ phận đều quan trọng đối với nhân viên. Giao tiếp nhiều hơn bạn nghĩ là cần thiết.
  • Dừng lại khu vực làm việc của những nhân viên bị ảnh hưởng đặc biệt bởi sự thay đổi để giao tiếp nhiều hơn. Đảm bảo nhân viên hiểu rõ thay đổi có ý nghĩa như thế nào đối với công việc, mục tiêu, phân bổ thời gian và quyết định của họ.
  • Liên lạc hàng ngày với mọi nhân viên báo cáo cho bạn. Ngay cả một buổi sáng tốt lành vui vẻ cũng có thể giúp nhân viên tương tác với bạn.
  • Tổ chức cuộc họp 1-1 hàng tuần với từng nhân viên báo cáo cho bạn. Họ muốn biết rằng họ sẽ có thời gian này mỗi tuần. Khuyến khích nhân viên chuẩn bị trước các câu hỏi, yêu cầu hỗ trợ, các ý tưởng khắc phục sự cố cho công việc của họ và thông tin giúp bạn không bị mù hoặc thất vọng vì không sản xuất đúng tiến độ hoặc như đã cam kết.

Khuyến khích giao tiếp với các nhà quản lý cấp cao và điều hành

Nhân viên tìm thấy sự tương tác và giao tiếp và sự quan tâm từ các nhà quản lý cấp cao và điều hành là động lực. Trong Nghiên cứu Lực lượng Lao động Toàn cầu gần đây của Towers Perrin (nay là Towers Watson), bao gồm gần 90.000 công nhân từ 18 quốc gia, vai trò của các nhà quản lý cấp cao trong việc thu hút nỗ lực tùy ý của nhân viên vượt quá vai trò của những người giám sát trực tiếp.

  • Giao tiếp cởi mở, trung thực và thường xuyên. Tổ chức các cuộc họp toàn thể nhân viên theo định kỳ, tham dự các cuộc họp bộ phận thường xuyên và giao tiếp bằng cách đi quanh các khu vực làm việc để thu hút nhân viên và thể hiện sự quan tâm đến công việc của họ.
  • Thực hiện một chính sách mở cửa để các nhân viên nói chuyện, chia sẻ ý kiến ​​và thảo luận về các mối quan tâm. Đảm bảo rằng các nhà quản lý hiểu những vấn đề mà họ có thể và nên giải quyết sẽ được hướng dẫn lại cho họ, nhưng việc của nhà điều hành là phải lắng nghe.
  • Chúc mừng nhân viên về các sự kiện trong đời như có em bé mới, hỏi về các chuyến đi nghỉ, và hỏi về các sự kiện cá nhân và công ty đã diễn ra như thế nào. Đủ quan tâm để theo dõi các loại sự kiện và hoạt động trong cuộc sống của nhân viên.

Tạo cơ hội cho nhân viên phát triển kỹ năng của họ

Tạo cơ hội cho nhân viên phát triển kỹ năng và khả năng của mình. Nhân viên muốn tiếp tục phát triển kiến ​​thức và kỹ năng của họ. Nhân viên không muốn những công việc mà họ coi là công việc không cần đến trí óc.

  • Cho phép nhân viên tham dự các cuộc họp quan trọng, các cuộc họp giữa các khu vực chức năng và người giám sát thường tham dự.
  • Đưa nhân viên đến các sự kiện, hoạt động và cuộc họp thú vị và bất thường. Một nhân viên tham dự cuộc họp điều hành với bạn hoặc đại diện cho bộ phận khi bạn vắng mặt là một kinh nghiệm học hỏi khá tốt.
  • Đảm bảo rằng nhân viên có một số mục tiêu mà họ muốn theo đuổi như một phần của mỗi quý kế hoạch phát triển hiệu suất (PDP). Mục tiêu phát triển cá nhân thuộc cùng một kế hoạch.
  • Giao lại những trách nhiệm mà nhân viên không thích hoặc đó là công việc thường ngày. Nhân viên mới hơn, nhân viên thực tập và nhân viên hợp đồng có thể thấy công việc đầy thử thách và bổ ích. Hoặc, ít nhất, tất cả các nhân viên đều có lượt của họ.
  • Tạo cơ hội cho nhân viên đào tạo chéo ở các vai trò và trách nhiệm khác. Chỉ định trách nhiệm dự phòng cho các nhiệm vụ, chức năng và dự án.

Tạo cơ hội cho nhân viên tự quản lý và đảm nhận trách nhiệm

Nhân viên có được nhiều động lực từ chính bản chất công việc. Nhân viên tìm kiếm sự tự chủ và độc lập trong việc ra quyết định và trong cách họ tiếp cận để hoàn thành công việc và công việc của họ.

  • Cung cấp nhiều quyền hơn cho nhân viên tự quản lý và đưa ra quyết định . Trong khuôn khổ rõ ràng của PDP và liên lạc hiệu quả liên tục, hãy ủy quyền ra quyết định sau khi xác định các giới hạn, ranh giới và các điểm quan trọng mà bạn muốn nhận phản hồi.
  • Mở rộng công việc để bao gồm các trách nhiệm mới, cấp cao hơn. Giao trách nhiệm cho nhân viên để giúp họ phát triển kỹ năng và kiến ​​thức. Các nhiệm vụ kéo dài phát triển năng lực của nhân viên và tăng khả năng đóng góp của họ trong công việc. (Đồng thời loại bỏ một số thành phần công việc tốn thời gian, ít mong muốn hơn, để nhân viên không cảm thấy rằng những gì được giao là công việc nhiều hơn.)
  • Cung cấp tiếng nói cho nhân viên trong các cuộc họp cấp cao hơn; cung cấp nhiều quyền truy cập hơn vào các cuộc họp và dự án quan trọng và mong muốn.
  • Cung cấp thêm thông tin bằng cách đưa nhân viên vào danh sách gửi thư cụ thể, trong các cuộc họp giao ban của công ty và sự tự tin của bạn.
  • Cung cấp nhiều cơ hội hơn để nhân viên có tác động đến các mục tiêu, ưu tiên và đo lường của bộ phận hoặc công ty.
  • Chỉ định nhân viên phụ trách các dự án hoặc nhóm. Phân công các nhân viên báo cáo cho lãnh đạo của họ về các dự án hoặc nhóm hoặc dưới sự giám sát trực tiếp của họ.
  • Cho phép nhân viên dành nhiều thời gian hơn cho sếp của họ. Hầu hết nhân viên nhận thấy sự chú ý này là bổ ích.

Giải quyết các Mối quan tâm và Khiếu nại của Nhân viên

Gợi mở và giải quyết các mối quan tâm và phàn nàn của nhân viên trước khi chúng làm cho nhân viên hoặc nơi làm việc bị rối loạn chức năng. Lắng nghe những phàn nàn của nhân viên và thông báo cho nhân viên về cách bạn giải quyết khiếu nại là rất quan trọng để tạo ra một môi trường làm việc đầy động lực.

Ngay cả khi khiếu nại không thể được giải quyết để nhân viên hài lòng, việc bạn giải quyết khiếu nại và cung cấp phản hồi về việc xem xét và giải quyết khiếu nại cho nhân viên được đánh giá cao. Không thể nhấn mạnh tầm quan trọng của vòng phản hồi trong việc giải quyết các mối quan tâm của nhân viên.

  • Giữ cánh cửa của bạn luôn rộng mở và khuyến khích nhân viên đến gặp bạn với những mối quan tâm và câu hỏi chính đáng.
  • Luôn giải quyết và cung cấp phản hồi cho nhân viên về tình trạng mà họ bày tỏ lo lắng. Mối quan tâm hay lời phàn nàn không thể biến mất vào hố đen mãi mãi. Không có gì gây ra sự lo lắng cho một nhân viên hơn là cảm thấy rằng mối quan tâm chính đáng của họ đã không được giải quyết.

Sự công nhận và giải thưởng của nhân viên

Sự công nhận về hiệu suất làm việc của nhân viên cao trong danh sách nhân viên cần có động lực. Nhiều người giám sát đánh đồng phần thưởng và sự công nhận với quà tặng bằng tiền. Trong khi nhân viên coi trọng tiền bạc, họ cũng đánh giá cao lời khen ngợi, lời cảm ơn bằng lời nói hoặc bằng văn bản, các cơ hội nội dung công việc khác thường và sự chú ý từ cấp trên của họ.

  • Viết một lời cảm ơn để cung cấp cho khen ngợi và cảm ơn một nhân viên để có một đóng góp cụ thể càng chi tiết càng tốt để củng cố và truyền đạt cho nhân viên những hành vi mà bạn muốn tiếp tục thấy.
  • Khen ngợi bằng lời nói và ghi nhận đóng góp của nhân viên. Ghé thăm nhân viên trong không gian làm việc của họ.
  • Trao cho nhân viên một món quà nhỏ thể hiện lòng biết ơn của bạn. Một tấm thiệp, thanh kẹo yêu thích của họ, một cây cắt từ cây trong văn phòng của bạn, trái cây cho cả văn phòng và hơn thế nữa, dựa trên truyền thống và sự tương tác trong văn phòng của bạn, sẽ tạo nên một ngày của nhân viên.

Thúc đẩy mối quan hệ nhân viên-giám sát

Nhân viên đánh giá cao mối quan hệ nhạy bén và gắn bó với cấp trên trực tiếp của họ.

  • Tránh hủy các cuộc họp thông thường và nếu phải, hãy ghé qua khu vực làm việc của nhân viên để xin lỗi, đưa ra lý do và ngay lập tức lên lịch lại. Thường xuyên bỏ lỡ một cuộc họp nhân viên gửi đi một thông điệp mạnh mẽ về sự thiếu tôn trọng.
  • Nói chuyện hàng ngày với từng nhân viên báo cáo cho bạn. Sự tương tác hàng ngày xây dựng mối quan hệ và sẽ tồn tại rất nhiều khi bạn gặp khó khăn, thất vọng hoặc bạn cần giải quyết vấn đề cải thiện hiệu suất của nhân viên.
  • Sự tương tác của một nhân viên với người giám sát trực tiếp của họ là yếu tố quan trọng nhất trong sự hài lòng của nhân viên đối với công việc. Chỉ luyện nghe . Khuyến khích nhân viên đưa ra ý tưởng hoặc cải tiến cho bạn. Ngay cả khi bạn nghĩ rằng ý tưởng đó sẽ không hiệu quả, ý tưởng đó đã được thử nghiệm không thành công trong quá khứ hoặc bạn tin rằng ban lãnh đạo điều hành của bạn sẽ không ủng hộ nó, thì đây không phải là điều mà nhân viên muốn nghe từ người giám sát.
  • Hãy nhớ rằng giao tiếp phi ngôn ngữ của bạn nói lên nhiều điều hơn là những từ bạn sử dụng để truyền đạt phản ứng trung thực của bạn đối với những suy nghĩ, mối quan tâm và đề xuất của nhân viên. Chú ý, đặt câu hỏi để khơi gợi thêm thông tin và tập trung vào việc hiểu cách giao tiếp của nhân viên. Đánh mất các phản ứng của bạn: nhún vai, đảo mắt hoặc tập trung một phần là những hành động xúc phạm và hạ thấp phẩm chất.
  • Mối quan hệ của người giám sát với nhân viên báo cáo là yếu tố quan trọng nhất trong việc giữ chân nhân viên. Luôn cập nhật những gì nhân viên của bạn cần và muốn cung cấp một môi trường làm việc để tạo động lực cho nhân viên.

Động lực của nhân viên là lợi ích chung cho những người giám sát và quản lý, những người có trách nhiệm giám sát công việc của những nhân viên khác. Nếu bạn thường xuyên chú ý đến những yếu tố quan trọng này trong động lực của nhân viên, bạn sẽ giành được chiến thắng với những nhân viên có động lực, hào hứng và đóng góp.