Tìm Kiếm Việc Làm

Cách định dạng một thông điệp email chuyên nghiệp

Gửi một email chuyên nghiệp

•••

Hình ảnh Candy / Getty



Mục lụcMở rộngMục lục

Khi bạn gửi một câu hỏi về một công việc hoặc nộp đơn xin việc, hoặc viết các thư từ chuyên nghiệp khác, điều quan trọng là phải định dạng email của bạn là chuyên nghiệp như bạn vẫn làm thư thương mại .

Rốt cuộc, tất cả mọi người — bao gồm cả những nhà tuyển dụng và quản lý tuyển dụng — đều nhận được rất nhiều email. Đảm bảo rằng email của bạn nổi bật nhờ nội dung chứ không phải do lỗi cẩu thả, định dạng kém hoặc ngôn ngữ quá bình thường

Sử dụng một phông chữ có thể đọc được ở kích thước 10 hoặc 12 điểm trong email của bạn. Gửi các email liên quan đến tìm kiếm việc làm từ một địa chỉ email chuyên nghiệp. Tốt nhất, địa chỉ email của bạn nên bao gồm một số kết hợp của họ và tên hoặc họ và tên đầu tiên.

Dưới đây là những gì cần bao gồm khi gửi thư từ liên quan đến công việc và định dạng email bạn nên sử dụng để gửi email chuyên nghiệp.

Cách định dạng một tin nhắn email

Thông điệp email của bạn phải được định dạng giống như một bức thư thương mại thông thường, có khoảng cách giữa các đoạn văn và không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp.

  • Đừng nhầm độ dài với chất lượng — hãy giữ cho email của bạn ngắn gọn và đi vào trọng tâm.
  • Tránh những câu quá phức tạp hoặc dài.
  • Giúp người nhận email dễ dàng quét nhanh qua email của bạn và biết lý do tại sao bạn lại gửi email.
  • Đọc lại nó, giống như bạn làm với bất kỳ thư từ nào khác.
  • Nếu bạn thực sự lo lắng về lỗi chính tả, hãy cân nhắc việc in bản thảo email. Thông thường, việc mắc lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp trên bản cứng sẽ dễ dàng hơn so với khi xem lại trên màn hình.

Xem lại mẫu thông báo email và thông báo email mẫu dưới đây để xem thông điệp của bạn trông như thế nào.

Dòng chủ đề

Đừng quên bao gồm một dòng tiêu đề Trong email của bạn.

Nếu bạn quên thêm một tin nhắn, tin nhắn của bạn có thể sẽ không được mở. Sử dụng dòng chủ đề để tóm tắt lý do bạn gửi email. Một số ví dụ về dòng tiêu đề mạnh mẽ:

  • Đơn xin việc Tiếp thị - Jane Smith
  • Yêu cầu phỏng vấn cung cấp thông tin
  • Cảm ơn bạn - Phỏng vấn cộng tác viên tiếp thị
  • Được [Tên người] giới thiệu cho [Phỏng vấn thông tin, Thảo luận về XYZ, v.v.]

Lời chào / lời chào

Nếu bạn có người liên hệ, hãy gửi email của bạn tới Dear Mr./Ms. Họ. Nếu có thể, hãy tìm hiểu tên của người quản lý tuyển dụng. Thông tin này đôi khi được đưa vào danh sách việc làm. Nếu không, hãy sử dụng các trang web như LinkedIn để xác định người liên hệ hoặc kiểm tra trang web của công ty để biết thông tin.

Nếu có số điện thoại liên hệ, bạn cũng có thể gọi đến quầy lễ tân của công ty và xem lễ tân có thể cung cấp thông tin hay không. Kiểm tra mạng của chính bạn nữa: Bạn có biết bất kỳ ai làm việc tại công ty và có thể chia sẻ thêm thông tin không?

Nếu bạn không có tên của người liên hệ, chỉ cần gửi email của bạn tới Dear Hiring Manager. Một tùy chọn khác là không bao gồm lời chào và chỉ cần bắt đầu với đoạn đầu tiên trong tin nhắn của bạn.

Nội dung của thông điệp

Khi bạn viết tin nhắn của mình, hãy bao gồm một vài đoạn văn ngắn:

  • Giới thiệu (bạn là ai) (đoạn đầu tiên)
  • Lý do bạn đang viết (đoạn thứ hai và thứ ba tùy chọn)
  • Cảm ơn vì đã xem xét

Nếu bạn đang nộp đơn xin việc, hãy sao chép và dán thư xin việc của bạn vào email hoặc viết thư xin việc của bạn vào nội dung email. Nếu tin tuyển dụng yêu cầu bạn gửi sơ yếu lý lịch của mình dưới dạng tệp đính kèm, hãy gửi sơ yếu lý lịch của bạn dưới dạng tài liệu PDF hoặc Word.

Khi bạn đang hỏi về các vị trí hiện có hoặc mạng lưới, hãy nói rõ lý do bạn viết và mục đích của email của bạn.

Đóng cửa

Bao gồm lời kết chính thức, chẳng hạn như chân thành hoặc trân trọng, khi bạn kết thúc tin nhắn của mình. Đây là danh sách đóng ví dụ để lựa chọn.

Bao gồm một chữ ký email

Điều quan trọng là tạo ra một chữ ký email và bao gồm chữ ký của bạn với mỗi tin nhắn bạn gửi.

Bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ email và số điện thoại của bạn trong chữ ký email của bạn để người quản lý tuyển dụng có thể nhìn thấy cách liên hệ với bạn trong nháy mắt. Bạn cũng có thể bao gồm một liên kết đến trang hồ sơ hoặc trang web LinkedIn của mình để các nhà tuyển dụng và người quản lý tuyển dụng có thể dễ dàng tìm hiểu thêm thông tin về bạn.

Đừng quên các tệp đính kèm

Gửi email tìm việc thường bao gồm việc đính kèm tệp, sơ yếu lý lịch, danh mục đầu tư hoặc các công việc mẫu khác. Đảm bảo kiểm tra kỹ xem bạn đã đính kèm tất cả các tệp được đề cập trong email của mình trước khi nhấn nút 'gửi'.

Mẫu tin nhắn email

Mẫu thông báo email sau đây liệt kê thông tin bạn cần bao gồm trong các email bạn gửi khi tìm kiếm việc làm. Sử dụng mẫu làm kim chỉ nam để tạo các thông điệp email tùy chỉnh để gửi đến nhà tuyển dụng và các kết nối.

Mẫu cho một Email Chuyên nghiệp

Dòng Chủ đề của Thông điệp Email: Vị trí quản lý cửa hàng - Tên của bạn

Lời chào:

Kính gửi Mr./Ms. Họ hoặc Người quản lý tuyển dụng thân mến:

Đoạn đầu tiên:

Đoạn đầu tiên của lá thư của bạn nên bao gồm thông tin về lý do tại sao bạn viết thư. Hãy rõ ràng và trực tiếp - nếu bạn đang nộp đơn xin việc, hãy đề cập đến chức danh công việc. Nếu bạn muốn một cuộc phỏng vấn cung cấp thông tin, hãy nêu điều đó trong câu mở đầu của bạn.

Đoạn giữa:

Phần tiếp theo của email của bạn nên mô tả những gì bạn phải cung cấp cho nhà tuyển dụng hoặc nếu bạn đang viết thư để yêu cầu trợ giúp, loại hỗ trợ bạn đang tìm kiếm.

Đoạn cuối:

Kết thúc thư xin việc của bạn bằng cách cảm ơn nhà tuyển dụng đã xem xét bạn cho vị trí hoặc mối quan hệ của bạn vì đã giúp bạn tìm kiếm việc làm.

Đóng cửa:

Trân trọng,

Tên của bạn

Chữ ký email:

FirstName LastName
Địa chỉ email
Điện thoại
URL hồ sơ LinkedIn (tùy chọn)

Mở rộng

Ví dụ về tin nhắn email chuyên nghiệp

Thư Email Mẫu

Chủ thể: Tìm kiếm vị trí khoa phụ trợ - Brianna Clumber

Kính gửi Tiến sĩ Reginald,

Tôi viết thư hôm nay để hỏi về khả năng ứng tuyển vào vị trí trợ giảng tại trường đại học của bạn. Mùa hè này, tôi sẽ chuyển đến khu vực của bạn. Tôi đã được đặt tên cho bạn bởi Tiến sĩ Nelson, một trong những giáo sư của tôi tại Đại học Northern Realms.

Tôi có bằng thạc sĩ về Nghiên cứu Bản địa của Đại học Northern Realms và tôi đã tham gia một số lớp học trong khi hoàn thành chương trình học của mình.

Ngoài ra, tôi muốn tìm hiểu thêm về bằng Tiến sĩ của bạn. chương trình Lịch sử Bắc Mỹ. Có lẽ chúng ta có thể sắp xếp một cuộc họp để tôi có thể tìm hiểu thêm về chương trình.

Tôi đã đính kèm sơ yếu lý lịch của mình để bạn xem xét. Cảm ơn bạn đã dành thời gian, và tôi hy vọng sẽ sớm nhận được phản hồi từ bạn.

Trân trọng,

Brianna Clumber

_________________

Brianna Clumber
brianna.clumber@email.com
555-123-4567
linkedin.com/in/briannaclumber

Mở rộng