Khai thác sức mạnh của chương trình đề xuất nhân viên

Vượt ra ngoài Hộp gợi ý về phương pháp luận

••• Hình ảnh Westend61 / Getty

Một chương trình đề xuất nhân viên được xây dựng tốt — được khởi động với sự cam kết của tổ chức, sự rõ ràng và giao tiếp liên tục — có thể có tác động tích cực đến lợi nhuận của công ty và truyền cho nhân viên của họ động lực và sự nhiệt tình.

Một chương trình gợi ý nhân viên thiếu xác định, được đưa ra một cách vội vàng và thiếu xác định có thể khiến mọi người thất vọng và tạo ra ác ý, hoài nghi và hiểu lầm. Đây là số phận của nhiều chương trình góp ý nhân viên được đưa ra một cách thiếu suy nghĩ thông qua hộp thư góp ý nhân viên. Vì vậy, hãy lên kế hoạch trước.

Công ty của bạn có cần hộp gợi ý không?

Trước khi khởi chạy chương trình đề xuất nhân viên, xem xét văn hóa doanh nghiệp của bạn . Hiện tại bạn có nhận được những ý tưởng mới mẻ và chu đáo không?

Nếu các đề xuất của nhân viên đã xuất hiện trên bề mặt tại các cuộc họp nhân viên và trong cuộc trò chuyện thông thường, thì các phương pháp thân mật hơn để nuôi dưỡng ý tưởng mới được gọi là chương trình gợi ý toàn diện hoặc hộp thư góp ý dành cho nhân viên. Ví dụ:

• Lịch trình các phiên động não của bộ phận .
• Đưa ra ý tưởng về các chủ đề cụ thể trong cuộc họp nhân viên hàng tuần của bạn.
• Đặt bữa trưa hàng tháng cho mỗi nhân viên gửi ít nhất một ý tưởng.
• Yêu cầu các nhà quản lý đưa ba ý tưởng của nhân viên đến mỗi cuộc họp của các nhà quản lý.

Nếu bạn cần làm tốt hơn, hãy bắt đầu bằng cách hỏi những gì về nền văn hóa của bạn đang bóp nghẹt những ý tưởng ? Chương trình của bạn phải loại bỏ hoặc phá vỡ những rào cản đó trước khi bạn bắt đầu, hoặc bất kỳ chương trình đề xuất của nhân viên nào cũng sẽ thất bại.

Cách thành lập nhóm đánh giá

Các chương trình đề xuất nhân viên thành công yêu cầu quản lý. Thiết lập một nhóm đa chức năng với sức mạnh để triển khai các đề xuất mà nó nhận được. Nhóm nên xem xét các đề xuất và xác nhận việc nhận của họ trong vòng 48 giờ. Nếu nhóm này là tất cả các nhà quản lý hoặc tất cả các giám đốc, nó có thể được coi là mất liên lạc hoặc chặn sự thay đổi. Vì vậy, những người trên đó phải sẵn sàng thay đổi và sẵn sàng hỏi 'tại sao không' hơn là 'tại sao'?

Tất cả các bộ phận, đặc biệt là Tài chính, phải được đại diện. Nếu các nhà quản lý hoặc giám đốc xem xét các đề xuất, hãy thực hiện phần đánh giá của một cuộc họp được lên lịch thường xuyên, với các đề xuất được phân phối và cân nhắc trước. Nếu một chức năng chéo đội nhân viên là phương tiện đánh giá đề xuất đã chọn của bạn, lựa chọn các thành viên trong nhóm cho nhóm đánh giá đề xuất nên bao gồm các vị trí phản ánh cách thức hoạt động kinh doanh nói chung được hoàn thành trong văn hóa của bạn.

Nếu nhóm họp thường xuyên hơn hàng tháng, nó sẽ trở thành công việc nhiều hơn những gì mọi người thường sẵn sàng làm. Luân chuyển các thành viên của nhóm này 4-6 lần một năm, nhưng không luân phiên tất cả các thành viên cùng một lúc.

Các bước để thành công

Thiết lập các khu vực cho các đề xuất: Đặt ra nguyên tắc cho các chủ đề mở cho các đề xuất — trừ khi bạn chỉ muốn khuyến khích những điều như 'đặt máy làm kem trong phòng ăn trưa' hoặc 'chúng ta hãy về nhà sớm vào các ngày thứ Sáu.' Chúng có thể sẽ bao gồm các ý tưởng ảnh hưởng đến tiết kiệm chi phí, chất lượng, năng suất, cải tiến quy trình, tạo doanh thu, và nâng cao tinh thần.

Thông báo quá trình gửi và xem xét: Chia sẻ công khai tất cả các hướng dẫn và đặc biệt là các mục tiêu bạn đang cố gắng hoàn thành bằng cách bắt đầu chương trình gợi ý nhân viên.

Yêu cầu chi tiết về việc triển khai: Rất dễ dàng để viết tắt một ý tưởng, vì vậy hãy yêu cầu người đề xuất giải thích về cách họ nghĩ rằng nó nên được thực hiện như thế nào. Bạn không cần một kế hoạch hành động toàn diện, nhưng nhiều hơn một hoặc hai câu.

Thu hút tác động tiềm tàng: Yêu cầu lý do tại sao và ý tưởng sẽ tác động như thế nào đến công ty, bao gồm cả phân tích tiết kiệm chi phí. Nhưng giữ cho quá trình đơn giản. Đừng loại bỏ nhân viên ngay từ đầu với một biểu mẫu dài ba trang có vẻ nặng nề.

Giải quyết khác khi đó là công việc của chính nhân viên: Nhân viên phải luôn nghĩ cách để cải thiện công việc của chính họ mà không cần phải điều hành nó trước một nhóm phê duyệt. Cung cấp cho người quản lý một cách để thưởng cho mọi người người đưa ra những ý tưởng cần được thực hiện ngay lập tức nhưng vẫn phù hợp với mục tiêu của chương trình gợi ý.

Đặt một nhân viên phụ trách: Chỉ định một quản trị viên cho chương trình đề xuất nhân viên, người sẽ đảm bảo quy trình diễn ra như đã hứa và không bị sa lầy bởi một hủy hoại tinh thần hội đồng xét duyệt kém hiệu quả.

Chỉ định một nhà vô địch từ quản lý cấp cao: Điều này tạo uy tín cho chương trình đề xuất của nhân viên và khiến những người đề xuất cảm thấy mình quan trọng.

Thưởng và công nhận

Phần thưởng cho các đề xuất đã thực hiện phải được xác định rõ ràng trên giao diện người dùng. Nếu ý tưởng của nhân viên giúp tiết kiệm tiền cho công ty, thì trong nhiều chương trình gợi ý của nhân viên, nhân viên sẽ nhận được một phần trăm chi phí tiết kiệm được. Giải thưởng này có thể bằng 5-20% chi phí tiết kiệm đã được chứng minh.

Hãy thừa nhận rằng khó có thể chứng minh được việc tiết kiệm chi phí nếu bạn không có những con số tốt để xác định quy trình trước khi đề xuất của nhân viên được thực hiện. Thông thường, bước đầu tiên trong việc triển khai đề xuất tiết kiệm chi phí là đo lường quá trình để đảm bảo bạn biết nó hiện đang hoạt động như thế nào.

Các ý tưởng quy trình khác, ít đo lường hơn cần một phần thưởng tiêu chuẩn được chỉ định. Thông thường, điều quan trọng nhất đối với nhân viên là sự công nhận.

Phần thưởng có thể bao gồm hàng hóa có biểu tượng công ty, phiếu quà tặng, bữa trưa với người quản lý do nhân viên lựa chọn, bữa tối thưởng hàng quý và điểm để mua các mặt hàng đắt tiền hơn từ danh mục.

Thật vậy, do gặp khó khăn trong việc đo lường kết quả của nhiều đề xuất của nhân viên, một số công ty đưa ra những phần thưởng công nhận ngay cả khi các ý tưởng được thêm vào dòng cuối cùng về cơ bản. Đây không phải là động lực thúc đẩy nhân viên nhận được một phần tiền tiết kiệm được trong một khoảng thời gian xác định.

Phản hồi trong chương trình đề xuất nhân viên của bạn

Đặt phản hồi cho những người có đề xuất ở chế độ riêng tư, đặc biệt nếu ý tưởng bị từ chối. Nếu không, mọi người khó có thể ngớ ra bằng cách đưa ra những gợi ý khác thường nhưng có thể là hiệu quả nhất của bạn.

Khi một đề xuất của nhân viên được thực hiện và dẫn đến phần thưởng, hãy công khai ghi nhận đóng góp tại một cuộc họp nhân viên, với sự cho phép của nhân viên tham gia. Ngoài ra, bạn có thể đăng đề xuất của nhân viên, tên của các nhân viên trong nhóm thực hiện và phần thưởng được trao.

Trong nhiều tổ chức, các đề xuất dường như biến mất vào một hố đen mà từ đó chúng có thể không xuất hiện trong nhiều tháng - một sự thất bại chắc chắn đối với chương trình đề xuất của nhân viên.

Giữ cho những người tham gia chương trình gợi ý của nhân viên bám sát tiến trình đề xuất của họ quan trọng hơn việc cung cấp cho người gợi ý những câu trả lời nhanh chóng. Nhân viên chỉ muốn biết điều gì đang xảy ra với ý tưởng của họ.

Một cách tiếp cận phổ biến để thực hiện đề xuất là đưa người đề xuất vào bất kỳ nhóm thực hiện nào. Điều này cũng giữ cho các đề xuất trở nên hợp lý. Ở mức tối thiểu, nếu một đề xuất được chấp nhận, hãy đặt một tiến trình triển khai mà người đề xuất hiểu được.

Các gợi ý khác cho một chương trình đề xuất thành công

Các chương trình gợi ý của nhân viên phải nhấn mạnh chất lượng hơn số lượng đề xuất. Nhiều chương trình khuyến khích ngược lại, gây ra sự chán nản khi họ không cung cấp nhiều tiền và thời gian đã đầu tư.

Đề xuất của nhân viên ẩn danh không được khuyến khích. Mọi người nên sẵn sàng công khai đứng đằng sau ý tưởng của họ. Đó là loại văn hóa công ty bạn cần khuyến khích để tạo ra một tổ chức thành công.

Khen thưởng không chỉ cho những nhân viên gửi ý tưởng chiến thắng. Khen thưởng và công nhận những người quản lý và giám sát làm tốt nhất công việc của khuyến khích các đề xuất của nhân viên và tránh xa của sự tiến bộ.

Những ý tưởng thay đổi trò chơi đến từ khắp mọi nơi. Hãy cân nhắc việc bao gồm cả khách hàng và nhà cung cấp làm người đề xuất, đặc biệt là khi chương trình đề xuất nhân viên của bạn hoàn thiện.