Nguồn Nhân Lực

Tạo một kế hoạch công việc bằng cách sử dụng mẫu mẫu thật dễ dàng

Kế hoạch công việc là mô tả và mục tiêu công việc thuộc sở hữu của nhân viên

Những người kinh doanh nói về kế hoạch công việc được tạo riêng cho họ.

••• Hình ảnh Ariel Skelley / Getty

Mục lụcMở rộngMục lục

Cần một cách thân thiện với nhân viên và công ty để luôn cập nhật các mô tả công việc, mục tiêu và kế hoạch của nhân viên mà không có sự can thiệp của Bộ phận Nhân sự? Hãy xem xét việc viết một kế hoạch công việc như một giải pháp thay thế cho bản mô tả công việc truyền thống, thường không cập nhật và dài dòng.

Do nhân viên làm chủ, kết hợp và thương lượng với người quản lý của họ, kế hoạch công việc giải quyết các vấn đề thường xuyên nhất mà tổ chức gặp phải về mô tả công việc. Tương tự như hồ sơ công việc nhưng chi tiết hơn, kế hoạch công việc xác định rõ công việc của nhân viên.

Ưu điểm của Kế hoạch Công việc do Nhân viên chỉ đạo

Kế hoạch công việc do nhân viên hướng dẫn luôn cập nhật, mô tả công việc mà nhân viên đang thực sự làm, thuộc sở hữu và quan trọng đối với nhân viên. Kế hoạch công việc là một sự cải tiến so với bản mô tả công việc bằng văn bản của bộ phận nhân sự thường lỗi thời, khó bảo trì và một tài liệu mà nhân viên không sở hữu và sử dụng làm hướng dẫn.

Kế hoạch công việc bằng văn bản sẽ hướng dẫn nhân viên sử dụng thời gian làm việc của họ và thông báo cho nhân viên về những ưu tiên và kết quả cần thiết. Kế hoạch công việc, được thực hiện tốt, nhấn mạnh các mục tiêu và kỳ vọng quan trọng nhất của nhân viên. Bạn có thể sử dụng kế hoạch công việc để đánh giá sự tiến bộ của nhân viên đối với các mục tiêu và trách nhiệm cốt lõi.

Nó trở thành một điểm thảo luận hữu ích bắt đầu trong các cuộc họp 1-1 hàng tuần và trong bất kỳ cuộc họp nào để thảo luận về việc thiết lập mục tiêu, lập kế hoạch cho tương lai hoặc những thay đổi mong muốn đối với công việc của nhân viên.

Kể từ khi kế hoạch công việc được thương lượng với người quản lý, người đó cũng cảm thấy được tham gia và cam kết.

Cách phát triển kế hoạch công việc

Các nhà quản lý làm việc với nhân viên để đảm bảo rằng mọi nhân viên đều có một kế hoạch công việc được phát triển riêng. Tài liệu được nhân viên duy trì và cập nhật khi cần thiết với sự nhất trí của người quản lý nhân viên.

Tài liệu liệt kê các trách nhiệm của nhân viên và các chức năng, mục tiêu và kỳ vọng của công việc cốt lõi đối với hiệu suất. Nhân viên có trách nhiệm thực hiện kế hoạch công việc với sự đồng ý và hỗ trợ của quản lý.

Các nhà quản lý làm việc với nhân viên để đảm bảo rằng nhân viên có các yếu tố phù hợp về sứ mệnh, mục tiêu, mục tiêu và các nguyên tắc chỉ đạo của công ty họ trong kế hoạch công việc của họ. Các nhà quản lý cũng làm việc với nhân viên để đảm bảo rằng các cuộc thảo luận và phản hồi thường xuyên về hiệu suất đang diễn ra liên quan đến các chức năng cốt lõi, kỳ vọng công việc và mục tiêu trong kế hoạch công việc.

Các nhà quản lý làm việc với nhân viên để đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều có những mục tiêu phù hợp để phục vụ cả công ty và nhân viên đó trong kế hoạch công việc của họ.

Kế hoạch công việc nhóm

Khi xây dựng kế hoạch công việc, những nhân viên có cùng công việc với những trách nhiệm tương tự sẽ làm việc như một nhóm để phát triển kế hoạch công việc cho công việc với sự hỗ trợ và đồng tình của người quản lý của họ. Trong trường hợp kế hoạch công việc do nhóm phát triển, mỗi nhân viên cũng có thể mong đợi có các mục tiêu cá nhân, cụ thể cho vị trí của họ.

Ngoài những trách nhiệm, hoạt động và chức năng cốt lõi đã được thống nhất với tư cách là một nhóm, những mong đợi bổ sung này cũng xác định phạm vi và mong đợi của công việc của cá nhân. Khi một nhân viên đang thực hiện các chức năng và trách nhiệm của kế hoạch công việc cốt lõi và đáp ứng các mục tiêu của kế hoạch công việc, thì nhân viên đó đang đóng góp vững chắc cho tổ chức của mình.

Phương pháp tiếp cận tổng thể đối với kế hoạch công việc

Nhân viên đang thực hiện công việc chủ trì viết kế hoạch công việc bằng cách sử dụng định dạng kế hoạch công việc sau đây làm mẫu. Các mục tiêu và kế hoạch trở thành tài liệu cuối cùng được thương lượng với người quản lý hoặc người giám sát của nhân viên.

Tiến độ nên được xem xét định kỳ với người quản lý và thành công của kế hoạch và mục tiêu công việc sẽ ảnh hưởng đến quyết định bồi thường.

Không giống như lập kế hoạch phát triển hiệu suất nhằm mục đích phát triển nhân viên, kế hoạch công việc đo lường tiến độ hoàn thành mục tiêu. Kế hoạch công việc cung cấp những kỳ vọng rõ ràng về hiệu suất của nhân viên.

Điều này đảm bảo rằng nhân viên và người quản lý có cùng quan điểm và chia sẻ ý nghĩa về những kỳ vọng về hiệu suất của nhân viên. Đây là một cách tích cực, mạnh mẽ để đảm bảo rằng nhân viên tập trung vào việc sản xuất những gì tổ chức cần nhất từ ​​họ.

Mẫu kế hoạch công việc mẫu

Đây là mẫu cho kế hoạch công việc do nhân viên phát triển và sở hữu. Bạn có thể tùy chỉnh, sao chép và sử dụng mẫu kế hoạch công việc này khi nhân viên của bạn phát triển kế hoạch công việc của riêng họ. Nếu cùng một công việc do nhiều nhân viên đảm nhiệm, thì tất cả nhân viên hoặc một nhóm nhân viên cắt ngang, nên cùng nhau phát triển kế hoạch công việc.

Phương pháp tiếp cận tổng thể để phát triển kế hoạch công việc

Khi phát triển kế hoạch công việc, các bước này được khuyến khích.

  • Người quản lý và nhân viên nên thống nhất và viết tổng quan về vị trí.
  • Người quản lý và nhân viên nên làm việc cùng nhau và thống nhất về các lĩnh vực phụ trách chính.
  • Nhân viên có thể rèn luyện từ ngữ và phát triển thêm các lĩnh vực phụ trách chính.
  • Nhân viên bắt đầu nỗ lực đầu tiên trong việc phát triển các tuyên bố mục tiêu mô tả cụ thể xác định các chức năng và trách nhiệm cốt lõi cụ thể của từng lĩnh vực trách nhiệm chính.
  • Người quản lý và nhân viên xem xét và tinh chỉnh lại điểm đầu tiên của nhân viên đối với các lĩnh vực trách nhiệm chính được nêu ra.
  • Người quản lý và nhân viên xác định các mục tiêu cho khoảng thời gian trước khi đánh giá tiến độ. Nên xem xét lại các mục tiêu và kế hoạch công việc trong sáu tháng. Đánh giá hàng quý hoặc thường xuyên hơn được ưu tiên.
  • Việc xem xét định kỳ kế hoạch công việc không thể thay thế cho các cuộc họp giữa một nhân viên và người quản lý của họ hàng tuần. Tại cuộc họp hàng tuần này, đánh giá thường xuyên về các mục tiêu, tiến độ và hỗ trợ cần thiết cho các mục tiêu và dự án hiện tại được xem xét.

Tổng quan về Chức danh và Chức vụ

Viết mô tả ngắn gọn về chức năng của vị trí trong tổ chức của bạn. Ví dụ: giám đốc tiếp thị chỉ đạo, quản lý và lãnh đạo việc cung cấp tổng thể các dịch vụ và chương trình tiếp thị tập trung vào khách hàng và hướng dẫn và đưa ra định hướng cho các nhân viên tiếp thị.

Các lĩnh vực trách nhiệm chính

Sử dụng gạch đầu dòng để liệt kê năm tám lĩnh vực trách nhiệm chính mà bạn có trong công việc của mình. Ví dụ, người quản lý nguồn nhân lực có thể liệt kê các trách nhiệm bao gồm những trách nhiệm này. Các lĩnh vực trách nhiệm chính bao gồm:

  • Phát triển một lực lượng lao động vượt trội thông qua tuyển dụng nhân viên hiệu quả, giới thiệu, phát triển và đào tạo
  • Phát triển Phòng Nhân Sự để phục vụ khách hàng tốt nhất
  • Tư vấn cho người quản lý về các vấn đề liên quan đến quản lý con người và tổ chức
  • Thiết kế quản lý hiệu suất và cải tiến hệ thống
  • Giải quyết các vấn đề và nhu cầu phát triển tổ chức
  • Xây dựng hệ thống khen thưởng, ghi nhận và bồi thường
  • Cung cấp sự giám sát đối với các yêu cầu của luật việc làm và tuân thủ các mối quan tâm của pháp luật
  • Xây dựng chính sách và tài liệu thúc đẩy một lực lượng lao động hài hòa, trao quyền, làm việc theo nhóm, có trách nhiệm

Trách nhiệm cụ thể của công việc

Thực hiện từng mục được liệt kê trong Lĩnh vực trách nhiệm chính và cung cấp thông tin chi tiết cũng như các mục tiêu có thể hành động. Bắt đầu bằng cách sử dụng lĩnh vực trách nhiệm chính được liệt kê và thêm các chi tiết cần thiết để làm cho kỳ vọng công việc và sản phẩm hoặc kết quả rõ ràng trong từng lĩnh vực trách nhiệm chính. Ví dụ: một giám đốc nhân sự có thể nêu chi tiết về một trách nhiệm, Phát triển của Bộ phận Nhân sự, như sau:

Thực hiện từng mục được liệt kê trong Lĩnh vực trách nhiệm chính và cung cấp thông tin chi tiết cũng như các mục tiêu có thể hành động. Bắt đầu bằng cách sử dụng lĩnh vực trách nhiệm chính được liệt kê và thêm các chi tiết cần thiết để làm cho kỳ vọng công việc và sản phẩm hoặc kết quả rõ ràng trong từng lĩnh vực trách nhiệm chính. Ví dụ: một giám đốc nhân sự có thể nêu chi tiết về một trách nhiệm, Phát triển của Bộ phận Nhân sự, như sau:

Phát triển bộ phận nhân sự

  • Giám sát việc thực hiện các chương trình Nhân sự thông qua nhân viên Nhân sự. Giám sát việc quản lý các tiêu chuẩn và thủ tục đã thiết lập. Xác định các cơ hội để cải tiến và giải quyết mọi sai lệch.
  • Giám sát và quản lý công việc báo cáo của nhân viên Phòng Nhân sự. Khuyến khích sự phát triển không ngừng của đội ngũ Nhân sự.
  • Phát triển và giám sát ngân sách hàng năm bao gồm nguồn nhân lực dịch vụ, sự công nhận của nhân viên , hỗ trợ các đội thể thao, đóng góp từ thiện của công ty và quản lý.
  • Lựa chọn và giám sát các nhà tư vấn Nhân sự, luật sư và chuyên gia đào tạo, đồng thời điều phối việc sử dụng công ty môi giới bảo hiểm, hãng bảo hiểm, quản trị viên hưu trí và các nguồn bên ngoài khác.
  • Tiến hành nghiên cứu liên tục tất cả các chính sách, chương trình và thông lệ về Nguồn nhân lực để cập nhật cho ban lãnh đạo về những phát triển mới.
  • Dẫn dắt sự phát triển của bộ phận bàn thắng , mục tiêu và hệ thống.
  • Thiết lập các phép đo của bộ phận hỗ trợ việc hoàn thành mục tiêu chiến lược của công ty .
  • Chỉ đạo việc chuẩn bị và duy trì các báo cáo đó khi cần thiết để thực hiện các chức năng của bộ phận. Chuẩn bị các báo cáo định kỳ cho ban giám đốc, khi cần thiết hoặc được yêu cầu, để theo dõi việc hoàn thành mục tiêu chiến lược.

Các mục tiêu cụ thể liên quan đến trách nhiệm

Nhân viên nên liệt kê các mục tiêu chính của họ liên quan đến các lĩnh vực trách nhiệm cụ thể đã nêu chi tiết ở trên. Các mục tiêu này sẽ bao gồm bất kỳ khoảng thời gian nào mà tổ chức xác định để có tính nhất quán.

Sự kết luận

Kế hoạch công việc này nhằm mục đích truyền đạt thông tin cần thiết để hiểu được phạm vi công việc cũng như tính chất chung và mức độ công việc được thực hiện bởi nhân viên đảm nhiệm công việc này. Tuy nhiên, kế hoạch công việc này không nhằm mục đích là một danh sách đầy đủ về trình độ, kỹ năng, nỗ lực, nhiệm vụ, trách nhiệm hoặc điều kiện làm việc liên quan đến vị trí đó. Đó là cảnh giới của mô tả công việc .

Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, mặc dù có thẩm quyền, nhưng không được đảm bảo về tính chính xác và hợp pháp. Trang web được khán giả trên toàn thế giới đọc như luật việc làm và các quy định khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia này sang quốc gia khác. Hãy tìm kiếm hỗ trợ pháp lý , hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ Tiểu bang, Liên bang hoặc Quốc tế, để đảm bảo rằng giải thích pháp lý và các quyết định của bạn là chính xác đối với vị trí của bạn. Thông tin này dành cho hướng dẫn, ý tưởng và trợ giúp.