Các thành phần của giao tiếp tại nơi làm việc
Hiểu các thành phần của giao tiếp tăng cường tương tác
••• Hình ảnh MichaelDeLeon / Getty
Giao tiếp là hành vi chia sẻ và chuyển tải thông tin giữa hai hoặc nhiều cá nhân. Nó có rất nhiều thành phần, và việc không giao tiếp ở nơi làm việc một cách hiệu quả là điều thường thấy.
Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi tất cả các thành phần phải kết hợp với nhau một cách hoàn hảo để chia sẻ ý nghĩa, một định nghĩa yêu thích của giao tiếp. Nó có tầm quan trọng đặc biệt khi các câu hỏi được đặt ra và trả lời. Bạn sẽ tìm thấy các thành phần của giao tiếp hiệu quả và các hình thức và cách sử dụng câu hỏi để nâng cao nó.
Các thành phần trong giao tiếp
Có năm thành phần đối với bất kỳ giao tiếp nào và thứ sáu là môi trường tổng thể của nơi làm việc, nơi diễn ra sự qua lại.
Cá nhân gửi tin nhắn
Người gửi phải trình bày thông điệp một cách rõ ràng và đủ chi tiết để người nhận chia sẻ ý nghĩa với người gửi trong và sau quá trình giao tiếp.
Bối cảnh cho Thông điệp
Bối cảnh là cách người gửi thông điệp gửi đi. Bối cảnh liên quan đến giao tiếp phi ngôn ngữ chẳng hạn như cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể, nét mặt và các yếu tố như giọng nói. Hầu hết ngữ cảnh cho một tin nhắn chỉ khả dụng khi người nhận có thể nhìn và nghe thấy người gửi tin nhắn. Ví dụ: biểu tượng cảm xúc / biểu tượng cảm xúc email và IM là một sự thay thế kém vì người gửi tạo chúng mà không cần đầu vào từ người nhận.
Một phần khác của ngữ cảnh là những cảm xúc có liên quan đến vòng giao tiếp. Người gửi có tức giận không? Người nhận có thờ ơ với nội dung giao tiếp hay có thái độ coi thường người gửi? Cảm xúc bình thường của con người ảnh hưởng đến việc một tin nhắn có được chia sẻ thành công hay không.
Người nhận được tin nhắn
Các người nhận phải lắng nghe cẩn thận và chăm chú , đặt câu hỏi cho rõ ràng và diễn giải để chắc chắn rằng chúng chia sẻ ý nghĩa với người gửi. Nếu người nhận tin tưởng người gửi, cơ hội giao tiếp hiệu quả sẽ tăng lên. Ví dụ, một người nghe có thể nói, 'Tôi nghĩ những gì bạn nói là bạn đang cảm thấy không được tôn trọng. Đây có phải là thông điệp mà bạn đã gửi cho tôi? '
Phương thức giao hàng bạn chọn
Phương thức truyền tải nên được lựa chọn dựa trên phương tiện hiệu quả nhất để truyền tải ý nghĩa của thông điệp. Vì các phương thức giao tiếp rất đa dạng kể từ buổi bình minh của máy tính và thiết bị di động, nên các quyết định về phương thức phân phối trở nên phức tạp hơn. Phương thức phân phối phải phù hợp với nhu cầu giao tiếp của cả người gửi và người nhận để có thể xảy ra ý nghĩa chia sẻ.
Các phương thức giao tiếp bao gồm giao tiếp bằng lời nói, tin nhắn tức thì (IM), email, thư từ, biển hiệu, áp phích, video, ảnh chụp màn hình, điện thoại, ghi chú, biểu mẫu, văn bản, tin nhắn Facebook, Face Time, v.v. Những phương pháp này sẽ tiếp tục được mở rộng và kỳ vọng của nhân viên đối với việc giao tiếp tức thì về mọi thứ liên quan đến công việc của họ sẽ tiếp tục phát triển.
Giao tiếp trực tiếp đã tăng tầm quan trọng, đặc biệt là đối với thông tin tổ chức có thể kêu gọi thay đổi, cung cấp sự công nhận của nhân viên hoặc cho phép đặt câu hỏi tại chỗ. Giao tiếp trực tiếp cũng được ưa chuộng vì nhân viên có quyền truy cập vào một thành phần khác, bối cảnh cho thông điệp.
Nội dung của Thông điệp
Nội dung của tin nhắn phải rõ ràng, được trình bày và mô tả đủ chi tiết để người nhận hiểu được. Hiểu rằng nếu nội dung thông điệp cộng hưởng và kết nối, ở một mức độ nào đó, với niềm tin đã có của người nhận, thì điều đó là hiệu quả nhất.
Môi trường và Truyền thông
Các thành phần trên của giao tiếp thúc đẩy ý nghĩa được chia sẻ khi chúng hoạt động cùng nhau để đưa ra một thông điệp một cách hiệu quả. Môi trường làm việc mà các thành phần đó diễn ra cũng ảnh hưởng đến giao tiếp và liệu giao tiếp có được tiếp nhận hay không. Vì vậy, hãy làm những câu hỏi bạn đặt ra.
Khi bạn đặt những câu hỏi hợp lệ, bạn xây dựng mối quan hệ và truyền cảm hứng cho sự tự tin. Các câu hỏi tạo thành một phần khác của nền tảng cho giao tiếp tại nơi làm việc chia sẻ ý nghĩa giữa những người giao tiếp.
Trong một môi trường làm việc căng thẳng với việc giao tiếp cởi mở, sự tham gia của nhân viên , và Những mục đích chung , giao tiếp thường xuyên hơn và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, kỳ vọng về giao tiếp quan trọng đặt ra tiêu chuẩn cao hơn ở những nơi làm việc tốt nhất này. Vì vậy, ngay cả trong tinh thần cao , môi trường làm việc tập trung vào nhân viên, nhân viên phàn nàn rằng họ không biết chuyện gì đang xảy ra.
Vì tất cả các thành phần và môi trường tổng thể của một nơi làm việc cá nhân, giao tiếp vẫn còn là thách thức. Những câu hỏi lâu đời về việc ai cần biết những gì và khi nào họ cần biết nó không bao giờ được trả lời đầy đủ chỉ về sự hài lòng của bất kỳ ai.
Nhân viên phàn nàn về quá nhiều thông tin , không đủ thông tin, và thậm chí, tình trạng quá tải thông tin, sẽ tiếp tục cộng hưởng ở những nơi làm việc.
Điểm mấu chốt
Bạn sẽ không bao giờ chữa khỏi vấn đề giao tiếp ở nơi làm việc. Tuy nhiên, với sự cam kết, chu đáo và hiểu biết về các thành phần của giao tiếp hiệu quả và đặt câu hỏi thích hợp, bạn có thể tăng hiệu quả của cả cá nhân và giao tiếp nơi làm việc .
Nguồn bài viết
Hiệp hội Quản lý Hoa Kỳ. ' Câu hỏi hay là gì? Đó là một câu hỏi hay . ' Truy cập ngày 29 tháng 4 năm 2020.