Tìm Kiếm Việc Làm

Kỹ năng giao tiếp để thành công tại nơi làm việc

Mục lụcMở rộngMục lục Kỹ năng giao tiếp hàng đầu

Catherine Song / Sự cân bằng

Khả năng giao tiếp hiệu quả với cấp trên, đồng nghiệp và nhân viên là điều cần thiết cho dù bạn làm việc trong ngành nào. Người lao động trong thời đại kỹ thuật số phải biết cách truyền tải và nhận thông điệp một cách hiệu quả trực tiếp cũng như qua điện thoại, email và mạng xã hội .

Này kĩ năng giao tiếp sẽ giúp bạn được tuyển dụng, thăng tiến trên đất liền và thành công trong suốt sự nghiệp của bạn.

10 kỹ năng giao tiếp hàng đầu

Bạn muốn nổi bật so với các đối thủ cạnh tranh? Đây là một số kỹ năng giao tiếp hàng đầu mà nhà tuyển dụng và người quản lý tuyển dụng muốn thấy trong bản tóm tắt và thư xin việc . Làm nổi bật những kỹ năng này và chứng minh chúng trong các cuộc phỏng vấn xin việc và bạn sẽ tạo được ấn tượng đầu tiên vững chắc. Tiếp tục phát triển những kỹ năng này sau khi được tuyển dụng và bạn sẽ gây ấn tượng với sếp, đồng đội và khách hàng của mình.

1. Lắng nghe

Trở thành một người biết lắng nghe là một trong những cách tốt nhất để trở thành một người giao tiếp tốt. Không ai thích giao tiếp với một người chỉ quan tâm đến việc bỏ vào hai xu của mình và không dành thời gian để lắng nghe đối phương. Nếu bạn không phải là một người biết lắng nghe, sẽ rất khó để hiểu những gì bạn được yêu cầu làm.

Dành thời gian để luyện nghe tích cực . Lắng nghe tích cực bao gồm việc chú ý lắng nghe người đối diện đang nói gì, đặt những câu hỏi làm sáng tỏ và diễn đạt lại những gì người đó nói để đảm bảo sự hiểu biết ('Vì vậy, những gì bạn đang nói là…'). Thông qua việc lắng nghe tích cực, bạn có thể hiểu rõ hơn những gì đối phương đang cố gắng nói và có thể phản hồi một cách thích hợp.

2. Giao tiếp phi ngôn ngữ

Của bạn ngôn ngữ cơ thể , giao tiếp bằng mắt, cử chỉ tay và giọng nói đều tô màu cho thông điệp bạn đang muốn truyền tải.

Một lập trường thoải mái, cởi mở (tay mở, chân thả lỏng) và giọng điệu thân thiện sẽ khiến bạn tỏ ra dễ gần và sẽ khuyến khích người khác nói chuyện cởi mở với bạn.

Giao tiếp bằng mắt cũng rất quan trọng; bạn muốn nhìn thẳng vào mắt người đó để chứng tỏ rằng bạn đang tập trung vào họ và cuộc trò chuyện. (Tuy nhiên, hãy nhớ không nhìn chằm chằm vào người đó, điều này có thể khiến họ khó chịu.)

Ngoài ra, hãy chú ý đến người khác tín hiệu phi ngôn ngữ trong khi bạn đang nói. Thông thường, các tín hiệu phi ngôn ngữ truyền đạt cảm giác thực sự của một người. Ví dụ, nếu người đó không nhìn thẳng vào mắt bạn, họ có thể không thoải mái hoặc đang che giấu sự thật.

3. Rõ ràng và súc tích

Tốt giao tiếp bằng lời nói nghĩa là nói vừa đủ — không nói quá nhiều hoặc quá ít. Cố gắng truyền tải thông điệp của bạn bằng ít từ nhất có thể. Nói những gì bạn muốn một cách rõ ràng và trực tiếp, cho dù bạn đang nói chuyện trực tiếp với ai đó, qua điện thoại hay qua email. Nếu bạn nói lan man, người nghe của bạn sẽ điều chỉnh bạn hoặc sẽ không chắc chắn về chính xác những gì bạn muốn.

Suy nghĩ về điều bạn muốn nói trước khi nói. Điều này sẽ giúp bạn tránh nói quá mức hoặc khiến khán giả bối rối.

4. Thân thiện

Thông qua giọng điệu thân thiện, một câu hỏi cá nhân hoặc đơn giản là một nụ cười, bạn sẽ khuyến khích đồng nghiệp tham gia giao tiếp cởi mở và trung thực với bạn. Điều quan trọng là lịch sự trong mọi giao tiếp tại nơi làm việc của bạn .

Điều này rất quan trọng trong cả giao tiếp mặt đối mặt và giao tiếp bằng văn bản. Khi bạn có thể, hãy cá nhân hóa email của bạn cho đồng nghiệp và / hoặc nhân viên - câu 'Tôi hy vọng tất cả các bạn đã có một ngày cuối tuần vui vẻ' ở đầu email có thể cá nhân hóa thư và khiến người nhận cảm thấy được đánh giá cao hơn.

5. Sự tự tin

Điều quan trọng là phải tự tin trong các tương tác của bạn với người khác. Sự tự tin cho đồng nghiệp của bạn thấy rằng bạn tin vào những gì bạn đang nói và sẽ làm theo.

Thể hiện sự tự tin có thể đơn giản như giao tiếp bằng mắt hoặc sử dụng giọng điệu chắc chắn nhưng thân thiện . Tránh đưa ra những câu giống như câu hỏi. Tất nhiên, hãy cẩn thận để không tỏ ra kiêu ngạo hoặc hung hăng. Hãy chắc chắn rằng bạn luôn lắng nghe và đồng cảm với đối phương.

6. Đồng cảm

Sử dụng những cụm từ đơn giản như 'Tôi hiểu bạn đến từ đâu' chứng tỏ rằng bạn đang lắng nghe đối phương và tôn trọng ý kiến ​​của họ. Lắng nghe tích cực có thể giúp bạn điều chỉnh những gì đối tác trò chuyện của bạn đang nghĩ và cảm thấy, do đó, sẽ giúp bạn dễ dàng thể hiện sự đồng cảm hơn.

Ngay cả khi bạn không đồng ý với nhà tuyển dụng, đồng nghiệp hoặc nhân viên, điều quan trọng là bạn phải hiểu và tôn trọng quan điểm của họ.

7. Tư duy cởi mở

Một người giao tiếp tốt nên tham gia vào bất kỳ cuộc trò chuyện nào với một tâm hồn linh hoạt và cởi mở. Hãy cởi mở để lắng nghe và hiểu quan điểm của người khác, thay vì chỉ đơn giản là truyền tải thông điệp của bạn.

Bằng cách sẵn sàng tham gia vào một cuộc đối thoại, ngay cả với những người mà bạn không đồng ý, bạn sẽ có thể có những cuộc trò chuyện trung thực và hiệu quả hơn.

8. Tôn trọng

Mọi người sẽ cởi mở hơn khi giao tiếp với bạn nếu bạn thể hiện sự tôn trọng dành cho họ và ý tưởng của họ. Những hành động đơn giản như sử dụng tên của một người, giao tiếp bằng mắt và tích cực lắng nghe khi một người nói sẽ khiến người đó cảm thấy được trân trọng. Trên điện thoại, tránh bị phân tâm và tập trung vào cuộc trò chuyện.

Thể hiện sự tôn trọng qua email bằng dành thời gian để chỉnh sửa tin nhắn của bạn . Nếu bạn gửi một email được viết cẩu thả, khó hiểu, người nhận sẽ nghĩ rằng bạn không đủ tôn trọng cô ấy để suy nghĩ về cách giao tiếp của bạn với cô ấy.

9. Phản hồi

Có thể đưa ra và nhận phản hồi một cách thích hợp là một kỹ năng giao tiếp quan trọng. Các nhà quản lý và giám sát nên liên tục tìm cách cung cấp cho nhân viên những phản hồi mang tính xây dựng, có thể là thông qua email, cuộc gọi điện thoại hoặc cập nhật trạng thái hàng tuần.

Đưa ra phản hồi cũng bao gồm việc khen ngợi - một điều gì đó đơn giản như nói 'công việc tốt' hoặc 'cảm ơn vì đã quan tâm đến công việc đó' cho nhân viên có thể làm tăng động lực rất nhiều.

Tương tự, bạn có thể chấp nhận và thậm chí khuyến khích phản hồi từ những người khác. Lắng nghe phản hồi bạn nhận được, đặt câu hỏi làm rõ nếu bạn không chắc chắn về vấn đề và nỗ lực thực hiện phản hồi.

10. Chọn phương tiện phù hợp

Một kỹ năng giao tiếp quan trọng là chỉ cần biết hình thức giao tiếp để sử dụng. Ví dụ, một số cuộc trò chuyện nghiêm túc (sa thải, từ chức, thay đổi mức lương, v.v.) hầu như luôn được thực hiện trực tiếp một cách tốt nhất.

Bạn cũng nên nghĩ về người mà bạn muốn nói chuyện. Nếu họ là một người rất bận rộn (chẳng hạn như sếp của bạn chẳng hạn), bạn có thể muốn truyền đạt nhắn tin qua email . Mọi người sẽ đánh giá cao phương tiện giao tiếp chu đáo của bạn và có nhiều khả năng sẽ phản hồi tích cực với bạn.

Làm thế nào để làm cho kỹ năng của bạn trở nên nổi bật

1. Phù hợp các kỹ năng của bạn với công việc. Phân tích danh sách công việc , đặc biệt chú ý đến cứng và các kĩ năng mềm được đánh dấu trong mô tả công việc. Sau đó, cá nhân hóa sơ yếu lý lịch và thư xin việc đến phù hợp với yêu cầu của họ .

2. Làm quen với các kỹ năng theo yêu cầu khác. Các kỹ năng mềm như giao tiếp có thể không nhận được sự gật đầu trực tiếp trong bản mô tả công việc, nhưng chúng vẫn được các nhà quản lý tuyển dụng mong muốn.

3. Sử dụng các cuộc phỏng vấn xin việc làm lợi thế của bạn. Các cuộc phỏng vấn việc làm tạo cơ hội cho người quản lý tuyển dụng thấy rằng bạn có kỹ năng giao tiếp bằng lời nói cần thiết để thành công trong một công việc, thay vì chỉ nói với họ rằng bạn làm. Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn của bạn , luyện tập trước và đừng ngại tạm dừng trước khi trả lời câu hỏi của họ - hoặc yêu cầu làm rõ nếu bạn cần.

4. Đừng dừng lại khi bạn nhận được công việc. Bạn muốn tạo ấn tượng lâu dài với đồng nghiệp sau khi được tuyển dụng? Sử dụng các kỹ năng giao tiếp của bạn trong công việc. Cho dù đó là tham gia cuộc họp của công ty hay nói chuyện với khách hàng, bạn sẽ có nhiều cơ hội để thể hiện mình giao tiếp tốt như thế nào.

Bài học rút ra chính

Tuyển dụng các nhà quản lý muốn nhiều hơn các kỹ năng cụ thể cho công việc: Để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng tiềm năng, hãy chuẩn bị thể hiện kỹ năng giao tiếp của bạn.

Làm nổi bật các kỹ năng mềm này trong quá trình: Quét mô tả công việc để tìm các từ khóa liên quan đến kỹ năng giao tiếp và sử dụng chúng trong sơ yếu lý lịch và thư xin việc của bạn.

Show, Don’t Tell: Phỏng vấn xin việc là cơ hội để bạn chứng minh rằng bạn có những gì cần thiết.