Quản lý thay đổi: Khởi xướng là bước đầu tiên
Bước đầu tiên trong quản lý thay đổi tổ chức
••• Hình ảnh anh hùng / Hình ảnh anh hùng / Hình ảnh Getty
Khi bắt đầu hoặc nhận thức, giai đoạn thay đổi , nhu cầu thay đổi được công nhận bởi một cá nhân hoặc một nhóm. Có thể có một vấn đề cụ thể hoặc một khoảng cách hiệu suất, hoặc có thể chỉ đơn giản là bạn có cảm giác khó chịu rằng có điều gì đó không ổn.
Bất kể nhu cầu thay đổi bắt nguồn như thế nào, sự công nhận được chia sẻ rằng hệ thống hiện tại không hoạt động hoặc có thể được cải thiện sẽ phát triển trong nhóm làm việc. Một người đam mê nhận thấy nhu cầu thay đổi có thể ảnh hưởng và giáo dục toàn bộ nhóm làm việc.
Trên thực tế, trong giai đoạn bắt đầu, những người khởi xướng thay đổi phải xây dựng liên minh với đồng nghiệp và có được sự hỗ trợ của các nhà quản lý cấp cao nếu những thay đổi mà họ mong muốn có bất kỳ cơ hội thành công nào.
Thường thì một số lượng hạn chế người tham gia vào thời điểm này. Những người này có thể đến từ bất kỳ cấp nào của tổ chức. Các nhà quản lý cấp cao hơn thường tham gia vào các vấn đề như các quyết định lớn về vốn. Những người khác có thể đề xuất thay đổi thông qua các con đường như chương trình gợi ý , các cuộc họp của bộ phận và các cuộc thảo luận với đồng nghiệp, người giám sát hoặc nhân viên báo cáo.
Giai đoạn Khởi đầu / Nhận thức
Nhận thức về nhu cầu thay đổi có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau. Đôi khi mọi người chỉ nhận ra rằng phải có một cách tốt hơn để hoàn thành công việc. Những lúc khác, mọi người bị ảnh hưởng bởi các nguồn bên ngoài, chẳng hạn như những người trong tổ chức khác, sách, video hoặc một bài báo mà họ đọc. Sự cạnh tranh cũng thúc đẩy sự khởi xướng thay đổi.
Ví dụ cụ thể về các nguồn thông tin khởi xướng / nhận thức khơi dậy nhu cầu thay đổi bao gồm:
- Hiểu được nhu cầu và yêu cầu cơ bản và luôn thay đổi của khách hàng
- Tham dự các hội thảo, hội nghị, cuộc họp và triển lãm thương mại để khám phá các giải pháp tiềm năng
- Trao đổi với các nhà cung cấp hoặc đồng nghiệp trong các tổ chức khác và gửi đi để biết thông tin sản phẩm
- Đọc các bài phê bình tạp chí, tạp chí định kỳ, bài báo trực tuyến hoặc tạp chí ngành
- Thực hiện các chuyến đi thực tế để thăm các công ty và tổ chức khác
- Nhận biết rằng hệ thống hiện tại không hoạt động
- Quan sát những thay đổi trong môi trường mà bạn tạo ra sản phẩm, bán cho khách hàng hoặc phản ứng với đối thủ cạnh tranh
Tạo ra một nền văn hóa tổ chức khuyến khích sự thay đổi cần thiết
Các tổ chức có thể khích lệ nhân viên để nhận ra nhu cầu thay đổi theo nhiều cách. Các văn hóa của tổ chức hỗ trợ các nỗ lực của nhân viên trong việc giới thiệu và khởi xướng sự thay đổi theo cả những cách tinh tế và dễ hiểu.
Các hoạt động sau đây thúc đẩy nhận thức về sự cần thiết của sự thay đổi.
- Khen thưởng và khuyến khích việc tạo ra ý tưởng và thử nghiệm để giảm bớt sự phản kháng đối với sự thay đổi được thể hiện bằng các thái độ như 'đừng làm rung chuyển con thuyền' và 'chúng tôi đã thử rồi nhưng nó không hiệu quả.'
- Khuyến khích chấp nhận rủi ro và thử nghiệm bằng cách giảm bớt các tiêu chuẩn tổ chức bất thành văn, chẳng hạn như 'thất bại sẽ bị trừng phạt.'
- Cung cấp khả năng tiếp cận nhất quán cho nhân viên tới khách hàng, nhà cung cấp và đối thủ cạnh tranh.
- Khuyến khích tham dự các hội thảo, hội nghị và triển lãm thương mại, bằng cách cung cấp hỗ trợ và hỗ trợ tài chính.
- Khuyến khích tham gia vào các nhóm ngành và hiệp hội nghề nghiệp bằng cách trả phí và cung cấp thời gian tham dự.
- Triển khai các chương trình gợi ý và các hệ thống tương tự khác khuyến khích ý tưởng của nhân viên.
- Đăng ký các tạp chí ngành và tạp chí thương mại trực tuyến và ngoại tuyến. Đảm bảo phân phối rộng rãi thông qua thư viện công ty.
- Thực hiện các đánh giá tích cực về hiệu suất, tăng lương, thăng chức, phản hồi và công nhận tùy thuộc vào sự phát triển và đóng góp bất cứ khi nào có thể.
- Tập trung tổ chức vào sứ mệnh được chia sẻ, được hiểu rõ ràng, chẳng hạn như chất lượng hoặc khách hàng, để tập trung vào và khuyến khích sự thay đổi tích cực.
- Xây dựng kế hoạch phát triển quản lý, tuyển dụng và lựa chọn nhân viên cũng như các kế hoạch cải thiện hiệu suất của nhân viên để hỗ trợ các đặc điểm mong muốn mà bạn tìm kiếm ở nhân viên.
Trong giai đoạn bắt đầu thay đổi, giáo dục, chia sẻ thông tin và những gì được khen thưởng và công nhận trong văn hóa của một tổ chức đóng một vai trò rất lớn trong việc liệu thay đổi có được thực hiện một cách hiệu quả hay không. Sự sẵn sàng thay đổi của tổ chức và kỹ năng quản lý thay đổi của những người khởi xướng cũng sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của thay đổi.
Nhìn thấy sáu giai đoạn liên quan trong quản lý thay đổi.