Định dạng thư kinh doanh với các ví dụ
- Những gì cần bao gồm trong lá thư
- Các phần của một bức thư kinh doanh
- Mẫu thư kinh doanh
- Mẫu thư kinh doanh
- Ví dụ về Chữ ký Email
- Mẹo viết thư kinh doanh
Ashley Nicole DeLeon / The Balance
Thư kinh doanh là một tài liệu chính thức thường được gửi từ công ty này sang công ty khác hoặc từ một công ty cho khách hàng, nhân viên và các bên liên quan, chẳng hạn. Thư thương mại cũng được sử dụng để trao đổi chuyên nghiệp giữa các cá nhân.
Mặc dù email đã được coi là hình thức thư từ phổ biến nhất, nhưng thư công việc in ra vẫn được sử dụng cho nhiều loại thư tín quan trọng, nghiêm túc, bao gồm thư tham khảo , xác minh việc làm , lời mời làm việc , và nhiều hơn nữa.
Viết một bức thư thương mại hiệu quả, trau chuốt có thể là một nhiệm vụ dễ dàng, miễn là bạn tuân thủ các quy tắc đã thiết lập về bố cục và ngôn ngữ.
Nhận ra rằng người nhận của bạn thường xuyên đọc một lượng lớn thư từ và sẽ ủng hộ những bức thư được thực hiện tốt không mắc lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp.
Những gì cần bao gồm trong lá thư
Làm cho mục đích của bức thư của bạn rõ ràng thông qua ngôn ngữ đơn giản và có mục tiêu, giữ cho đoạn mở đầu ngắn gọn. Bạn có thể bắt đầu với, tôi viết thư tham chiếu đến… và từ đó, chỉ truyền đạt những gì bạn cần nói.
Các đoạn văn tiếp theo phải bao gồm thông tin giúp người đọc hiểu đầy đủ về (các) mục tiêu của bạn nhưng tránh những câu vòng vo và những từ dài không cần thiết. Một lần nữa, hãy giữ nó ngắn gọn để duy trì sự chú ý của họ.
Nếu mục đích của bạn là thuyết phục người nhận theo một cách nào đó, cho dù đó là đầu tư tiền, cung cấp cho bạn tài liệu tham khảo, thuê bạn, hợp tác với bạn hoặc khắc phục sự cố, hãy tạo ra một trường hợp thuyết phục cho mục đích của bạn.
Ví dụ: nếu bạn muốn người đọc tài trợ cho một sự kiện từ thiện, hãy xác định bất kỳ sự trùng lặp nào với mục tiêu từ thiện của công ty họ. Thuyết phục người đọc rằng việc giúp đỡ bạn sẽ cùng có lợi và bạn sẽ tăng cơ hội giành được sự ủng hộ của họ.
Các phần của một bức thư kinh doanh
Mỗi phần trong bức thư của bạn phải tuân theo định dạng thích hợp, bắt đầu bằng thông tin liên hệ của bạn và thông tin của người nhận; lời chào ; phần thân của bức thư; đóng cửa; và cuối cùng là chữ ký của bạn.
thông tin liên lạc của bạn
- Tên của bạn
- Chức vụ của bạn
- Công ty của bạn
- Địa chỉ của bạn
- Mã Zip Thành phố, Tiểu bang
- Số điện thoại của bạn
- Địa chỉ email của bạn
Cuộc hẹn
- Ngày bạn viết thư
Thông tin liên hệ của người nhận
- Tên của họ
- Chức danh của họ
- Công ty của họ
- Địa chỉ của Công ty
- Mã Zip Thành phố, Tiểu bang
Lời chào
- Dùng để Ai có thể quan tâm , 'nếu bạn không chắc chắn cụ thể mình đang nói chuyện với ai.
- Sử dụng trang trọng lời chào Kính gửi: Mr./Ms./Dr. [Họ], nếu bạn không biết người nhận.
- Chỉ sử dụng Dear [First Name] nếu bạn có mối quan hệ thân mật với người nhận.
Cơ thể
- Sử dụng các dòng có khoảng cách đơn với một khoảng trống được thêm vào giữa mỗi đoạn, sau lời chào và phía trên phần kết thúc.
- Căn trái cho chữ cái của bạn (so với lề trái).
Lời chào kết thúc
Giữ đoạn văn kết thúc của bạn thành hai câu. Đơn giản chỉ cần nhắc lại lý do bạn viết thư và cảm ơn người đọc đã xem xét yêu cầu của bạn. Một số lựa chọn tốt cho bạn đóng cửa bao gồm:
- Trân trọng bạn
- Trân trọng
- chân thành
- Trân trọng
Nếu thư của bạn ít trang trọng hơn, hãy cân nhắc sử dụng:
- Tất cả những gì tốt nhất
- Tốt nhất
- Cảm ơn bạn
- Trân trọng
Chữ ký của bạn
Viết chữ ký của bạn ngay dưới phần đóng và để lại bốn khoảng trắng giữa phần đóng và tên đầy đủ, chức danh, số điện thoại, địa chỉ email đã nhập của bạn và bất kỳ thông tin liên hệ nào khác mà bạn muốn đưa vào. Sử dụng định dạng bên dưới:
Chữ ký viết tay của bạn
Đã nhập tên đầy đủ
Chức vụ
Đảm bảo không có gì bị bỏ lỡ
Một nguyên tắc chung là đọc lại thư từ của bạn hai lần và sau đó yêu cầu một đồng nghiệp xem xét lại để đảm bảo không có gì bị bỏ sót.
Mẫu thư kinh doanh
Bạn có thể sử dụng mẫu thư công việc này làm mẫu và tải xuống mẫu (tương thích với Google Documents và Word Online) cho phiên bản văn bản bên dưới.
@ The Balance 2020
Tải xuống Mẫu WordMẫu thư kinh doanh (phiên bản văn bản)
Linda Lau
Đại học Northern State
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
linda.lau@email.com
Ngày 5 tháng 3 năm 2020
Oscar Lee
Quản lý biên tập viên
Acme Graphic & Design
123 Đường kinh doanh.
Thành phố Kinh doanh, CA 54321
Ông Lee thân mến,
Tôi muốn mời bạn tham dự sự kiện kết nối việc làm sắp tới của bộ phận Nghệ thuật Tự do của chúng tôi. Sự kiện sẽ được tổ chức vào chiều ngày 1 tháng 5 năm 2020. Chúng tôi mong muốn mang đến cho học sinh lớp 12 sắp tốt nghiệp cơ hội gặp gỡ các nhà lãnh đạo doanh nghiệp trong khu vực, những người có thể đang tìm kiếm nhân viên mới có bằng về Nghệ thuật Tự do.
Sự kiện sẽ được tổ chức tại Trung tâm Sinh viên Cox tại Đại học Northern State và kéo dài khoảng hai đến ba giờ. Nếu bạn muốn tham dự hoặc cử đại diện công ty đến gặp mặt học viên của chúng tôi, vui lòng cho tôi biết trong thời gian sớm nhất và tôi có thể đặt bàn cho bạn.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian và tôi hy vọng sẽ sớm nhận được phản hồi từ bạn.
Trân trọng,
( Chữ ký thư bản cứng)
Linda Lau
Chủ tịch Ban Nghệ thuật Tự do
Ví dụ về Chữ ký Email
Nếu bạn đang gửi một bức thư email, chữ ký của bạn sẽ hơi khác một chút . Thay vì đưa thông tin liên hệ của bạn vào tiêu đề của bức thư, hãy liệt kê nó bên dưới chữ ký của bạn. Ví dụ:
Gửi thư kinh doanh qua email
Trân trọng,
Họ và Tên
Chức vụ
Địa chỉ của bạn
Số điện thoại của bạn
Địa chỉ email của bạn
Hãy nói rõ lý do bạn gửi tin nhắn. Bao gồm chủ đề bạn đang viết trong dòng chủ đề của email, để người đọc hiểu rõ lý do tại sao bạn gửi thư.
Mẹo viết thư kinh doanh
Kiểm tra lại mẫu thư , bao gồm thư xin việc, thư cảm ơn phỏng vấn, thư tiếp theo, thư chấp nhận công việc và thư từ chối, thư từ chức, thư đánh giá cao, v.v. các mẫu thư liên quan đến kinh doanh và việc làm và các thủ thuật viết.