Mẹo quản lý ngân sách dành cho người quản lý mới
••• Hình ảnh SuperStock / Getty
Khi một nhân viên được thăng chức lên vai trò quản lý đầu tiên , rất có thể đây sẽ là lần đầu tiên người đó quản lý ngân sách bộ phận.
Phần lớn quản lý mới được đào tạo ít hoặc không được đào tạo chính thức về cách xây dựng dự báo ngân sách, theo dõi chi phí của họ hoặc cách thực hiện các điều chỉnh giữa năm. Họ thường được người quản lý hoặc bộ phận tài chính giao cho một bảng tính hoặc báo cáo và họ phải biết cách thực hiện hoặc học cách thử và sai.
Mặc dù thử và sai có thể là một cách hiệu quả để học một kỹ năng mới, nhưng sẽ tốt hơn nếu người quản lý mới không mắc phải quá nhiều lỗi đau đớn. Dưới đây là một số mẹo nếu bạn vừa được thăng chức lên làm quản lý với trách nhiệm lập ngân sách.
Đầu tư thời gian để học ngay từ đầu
Không có thời điểm nào tốt hơn để hỏi những câu hỏi ngu ngốc hơn là khi bạn mới làm quen với một thứ gì đó và chưa bao giờ làm điều đó. Tốt hơn hãy hỏi và dành thời gian trả lời trước cho việc học, thay vì đợi cho đến khi ai đó phải chỉ ra Những sai lầm của bạn . Yêu cầu thời gian từ người quản lý của bạn (hoặc người tiền nhiệm nếu bạn có thể) để xem xét triết lý cơ bản, mục tiêu tổng quát, định dạng và từng mục hàng. Nếu tổ chức của bạn có nhân viên tài chính, hãy yêu cầu người đó dành thời gian cho bạn. Hầu hết sẽ được tâng bốc và sẵn sàng chia sẻ kiến thức chuyên môn của họ.Sau cùng, nếu họ có thể đào tạo trước cho bạn cách thực hiện mọi việc theo thông số kỹ thuật của họ, bạn sẽ đỡ phải đau đầu hơn cho họ sau này.
Tham gia khóa học về tài chính và ngân sách dành cho nhà quản lý phi tài chính
Kiểm tra với các trường kinh doanh đại học địa phương của bạn, trong Giáo dục Điều hành. Hầu hết các trường kinh doanh cung cấp các khóa học không tín chỉ từ một đến ba ngày. Trong hoặc sau khóa học, hãy dành thời gian để xem xét báo cáo hàng năm của công ty bạn và hiểu các báo cáo và tỷ lệ tài chính khác nhau.
Quản lý ngân sách phòng ban của bạn giống như đó là công việc kinh doanh của riêng bạn
Khi làm việc cho các tổ chức lớn, chúng ta có xu hướng coi tiền của công ty như thể nó mọc trên cây. Điều đó không xảy ra và bây giờ, với tư cách là người quản lý, bạn có quyền sở hữu cá nhân đối với các tài nguyên của bộ phận của mình.
Hãy là một người chơi trong đội
Nếu có thể, hãy xem lại ngân sách của người quản lý của bạn. Mặc dù điều quan trọng là phải có quyền sở hữu ngân sách của bạn, nhưng đơn vị của bạn là một phần của một thực thể lớn hơn. Yêu cầu người quản lý của bạn cho bạn biết ngân sách của bạn phù hợp với đâu và hỗ trợ bức tranh toàn cảnh cũng như sự phụ thuộc lẫn nhau với các đồng nghiệp của bạn. Có thể có lúc bộ phận khác cần tiền cho những mục tiêu ưu tiên cao hơn của bạn. Đừng chờ đợi để được hỏi hoặc bị loại bỏ — hãy chủ động và đề nghị giúp đỡ người quản lý đồng cấp của bạn. Bạn sẽ được coi là chiến lược và hợp tác .
Đừng chơi những trò chơi ngu ngốc
Chỉ vì mọi người đều làm điều đó không có nghĩa là điều đó không ngu ngốc và có hại cho công ty. Một ví dụ về một trò chơi lập ngân sách ngu ngốc điển hình mà các nhà quản lý chơi là sử dụng nó hoặc mất nó. Đó là khi bạn sắp đến cuối năm và ngân sách của bạn đang chạy theo dự báo của bạn. Trong những năm trước, khi bạn viết thiếu, ngân sách năm tiếp theo của bạn được đặt dựa trên thực tế của năm đó. Vì vậy, để không bị cắt giảm ngân sách một lần nữa, bạn cứ mua sắm thoải mái — mua những thứ bạn không cần hoặc dự trữ trong trường hợp bạn có thể cần.
Theo dõi chi phí của bạn hàng tháng và chủ động điều chỉnh
Đừng cho rằng ai đó sẽ cho bạn biết khi nào bạn vượt quá ngân sách. Trên thực tế, bạn thậm chí có thể phải yêu cầu báo cáo hàng tháng hoặc tự theo dõi. Đừng đợi đến cuối năm, khi nó trở thành một điều bất ngờ đối với bạn và sếp của bạn. Khi đó, đã quá muộn để điều tra và sửa chữa. Có trách nhiệm, tự đo lường và chủ động báo cáo với người quản lý.
Hãy minh bạch và tham gia vào nhóm của bạn
Chia sẻ ngân sách của bạn với nhóm của bạn, thậm chí có thể khiến họ tham gia vào việc thiết lập dự báo. Việc tham gia vào nhóm của bạn và giúp họ hiểu quy trình lập ngân sách tạo ra cảm giác được chia sẻ quyền sở hữu và khuyến khích nhân viên của bạn tìm ra những cách sáng tạo để quản lý chi phí.
Hãy chiến lược
Đừng chỉ lấy thông tin thực tế của năm ngoái và thêm 10% vào dự báo của năm tới. Bắt đầu với việc phát triển một chiến lược và mục tiêu, sau đó xác định các nguồn lực cần thiết để đạt được những mục tiêu đó. Nếu bạn yêu cầu nhiều hơn năm ngoái, hãy chuẩn bị một trường hợp kinh doanh để biện minh cho yêu cầu tài trợ bổ sung của bạn.
Đừng lạm dụng nó
Mặc dù quản lý ngân sách là một vai trò quan trọng đối với một nhà quản lý, nhưng đừng bao giờ đánh mất tài sản quan trọng nhất: con người của bạn! Đảm bảo rằng bạn đang dành ít nhất gấp năm lần lượng thời gian phát triển nhóm của bạn hơn những con số giòn giã.