Công việc hành chính: Tùy chọn, Chức danh công việc và Mô tả

Colleen Tighe / Sự cân bằng

Các công việc hành chính có thể bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau. Nhân viên hành chính là những người cung cấp hỗ trợ cho một công ty. Hỗ trợ này có thể bao gồm chung quản lý văn phòng , trả lời điện thoại , nói chuyện với khách hàng, hỗ trợ người sử dụng lao động, công việc văn thư (bao gồm duy trì hồ sơ và nhập dữ liệu) hoặc nhiều nhiệm vụ khác.

Vì hành chính là một phạm trù rộng nên có nhiều chức danh công việc hành chính khác nhau. Một số chức danh này, như trợ lý hành chính và quản trị viên chương trình, đề cập đến các công việc có nhiệm vụ tương tự. Tuy nhiên, một số chức danh mô tả các loại công việc rất khác nhau.

Sử dụng danh sách các công việc hành chính này trong quá trình bạn tìm kiếm một vị trí mới.

Bạn cũng có thể sử dụng danh sách này để khuyến khích người sử dụng lao động thay đổi chức danh của bạn để phù hợp hơn với trách nhiệm của bạn.

Công việc hành chính: Tiền lương và Triển vọng nghề nghiệp

Theo Cục Thống kê Lao động (BLS), hầu hết các công việc hành chính được trả từ 30.000 đến 40.000 USD mỗi năm. Ở mức thấp nhất của thang lương, nhân viên ghi chép tài liệu kiếm được mức lương trung bình hàng năm là 30.010 đô la. Các trợ lý điều hành kiếm được gấp đôi số tiền đó, với mức lương trung bình hàng năm là 60.890 đô la.

Các công việc hành chính ngày một sa sút; tuy nhiên, BLS dự kiến ​​việc làm thêm do nghỉ hưu và thay đổi nghề nghiệp. Những công việc này yêu cầu kỹ năng tổ chức, giao tiếp và kỹ thuật , nhưng họ thường mở cho các ứng viên có bằng tốt nghiệp trung học và một số khóa đào tạo bổ sung.

Chức danh công việc hành chính phổ biến

Dưới đây là danh sách các chức danh hành chính phổ biến được sắp xếp theo loại công việc. Đọc bên dưới để biết mô tả về từng loại công việc. Để biết thêm thông tin về từng loại công việc, hãy xem Cục thống kê lao động ' Sổ tay Triển vọng Nghề nghiệp .

Trợ lý hành chính và thư ký

Thư ký và trợ lý hành chính thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính và văn thư. Họ có thể trả lời điện thoại và hỗ trợ khách hàng, sắp xếp hồ sơ, chuẩn bị tài liệu và lên lịch cuộc hẹn. Một số công ty sử dụng các thuật ngữ 'thư ký' và 'trợ lý hành chính' thay thế cho nhau. Tuy nhiên, các trợ lý hành chính thường có mức độ trách nhiệm cao hơn. Cùng với công việc của một thư ký, họ cũng có thể tham gia vào việc tổ chức các cuộc họp và hội nghị, thực hiện các nhiệm vụ kế toán và thậm chí quản lý ngân sách văn phòng.

• Trợ lý hành chính
• Điều phối viên hành chính
• Giám đốc hành chính
• Quản lý hành chính
• Giám đốc Dịch vụ Hành chính
• Nhân viên Dịch vụ Hành chính
• Chuyên gia hành chính
• Quản lý hỗ trợ hành chính
• Giám sát Hỗ trợ Hành chính
• Người quản lý
• Thư ký giám đốc
• Trợ lý điều hành
• Quản trị viên Dịch vụ Điều hành
• Quản trị viên Nhân sự
• Thư ký pháp lý
• Bộ trưởng Y tế
• Quản trị viên chương trình
• Quản lý chương trình
• Thư ký
• Điều phối viên hành chính cấp cao
• Cán bộ Dịch vụ Hành chính Cấp cao
• Trợ lý điều hành cấp cao
• Điều phối viên sự kiện đặc biệt cấp cao
• Trợ lý hỗ trợ cấp cao
• Chuyên gia hỗ trợ cấp cao
• Điều phối viên sự kiện đặc biệt
• Điều phối viên các chương trình đặc biệt

Người thu thập hóa đơn và tài khoản

Người thu thập hóa đơn và tài khoản giúp quản lý và duy trì tài chính của một công ty. Họ nhận các khoản thanh toán, ghi lại thông tin tài chính và sắp xếp việc thanh toán các hóa đơn quá hạn. Họ thường giúp con nợ tìm giải pháp thanh toán các hóa đơn quá hạn. Họ cũng có thể thực hiện các nhiệm vụ văn thư liên quan khác.

• Người thu thập tài khoản
• Người thu thập hóa đơn
• Điều phối viên thanh toán

Thư ký tài chính

Loại công việc này bao gồm thư ký kế toán, kế toán và kiểm toán. Những nhân viên này sản xuất và duy trì hồ sơ tài chính cho các công ty. Cũng có những nhân viên tài chính thực hiện các nhiệm vụ ít được chỉ định hơn, chẳng hạn như thực hiện các giao dịch tài chính và giúp đỡ khách hàng. Những thư ký này thường yêu cầu bằng tốt nghiệp trung học, trong khi nhân viên kế toán, kế toán và thư ký kiểm toán yêu cầu một số giáo dục sau trung học. Họ thường cần ít nhất một số môn học hoặc kinh nghiệm trong kế toán .

• Nhân viên kế toán
• Thư ký Kiểm toán
• Nhân viên kế toán
• Thư ký tín dụng
• Thư ký tài chính
• Quản lý văn phòng
• Người quản lý hỗ trợ văn phòng
• Giám sát hỗ trợ văn phòng
• Chuyên viên phân tích hành chính cấp cao

Thư ký Văn phòng Tổng hợp

Thư ký văn phòng tổng hợp thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính. Họ có thể trả lời điện thoại, lưu hồ sơ, nhập và duy trì tài liệu, cũng như hỗ trợ khách hàng. Họ cũng có thể thực hiện một số giao dịch tài chính và kế toán cơ bản.

• Nhân viên thanh toán
• Quản trị viên hợp đồng
• Thư ký hồ sơ
• Thư ký Văn phòng Tổng hợp
• Văn phòng thư ký
• Trợ lý nhân viên
• Người đánh máy
• Xử lý văn bản

Thư ký Thông tin

Nhân viên thông tin thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau. Họ thường thu thập thông tin để giúp đỡ công ty. Điều này có thể liên quan đến việc tìm kiếm cơ sở dữ liệu, truy xuất tệp hoặc duy trì hồ sơ. Họ thường cần ít nhất một số môn học hoặc kinh nghiệm với các chương trình máy tính bảng tính.

• Nhập dư liệu
• Nhân viên cung cấp thông tin
• Nhà phân tích quản lý hồ sơ
• Trợ lý hỗ trợ
• Chuyên viên hỗ trợ

Thư ký Thư

Nhân viên dịch vụ bưu chính nhận, phân loại và chuyển thư. Họ cũng có thể hỗ trợ khách hàng qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp.

• Thư ký
• Thủ lĩnh Thư ký

Thư ký ghi chép tài liệu

Nhân viên ghi nguyên liệu theo dõi thông tin sản phẩm. Họ đảm bảo vận chuyển đúng các mặt hàng, theo dõi lô hàng và duy trì hàng tồn kho. Họ có thể thực hiện một số ghi chép dữ liệu của mình trong văn phòng nhưng thường dành thời gian theo dõi hàng tồn kho trong kho của công ty.

• Quản lý cơ sở
• Thư ký ghi chép tài liệu
• Điều phối viên cấp cao

Nhân viên lễ tân

Nhân viên lễ tân thực hiện một loạt các nhiệm vụ hành chính. Họ thường là điểm tiếp xúc đầu tiên của khách hàng và khách hàng. Họ trả lời điện thoại, chào hỏi khách hàng và trả lời các câu hỏi về tổ chức.

• Giám đốc quan hệ khách hàng
• Trợ lý văn phòng
• Lễ tân
• Trợ lý ảo
• Lễ tân ảo

Nguồn bài viết

1. Cục Thống kê Lao động. Công việc hỗ trợ hành chính và văn phòng . Truy cập ngày 16 tháng 3 năm 2021.

2. Cục Thống kê Lao động. Thư ký ghi chép tài liệu . Truy cập ngày 16 tháng 3 năm 2021.

3. Cục Thống kê Lao động. Thư ký điều hành và Trợ lý hành chính điều hành . Truy cập ngày 16 tháng 3 năm 2021.