Nguồn Nhân Lực

10 cách để thực hiện các hoạt động xây dựng nhóm từ xa

Sử dụng các phương pháp ảo hoặc trực tuyến này để xây dựng nhóm của bạn

Cô gái làm việc trên máy tính xách tay uống cà phê ở nhà

••• Hình ảnh Ezra Bailey / Getty

Mục lụcMở rộngMục lục

Khi mọi người làm việc cùng nhau trong văn phòng, bạn có nhiều cách dễ dàng và thú vị để xây dựng đội — ăn trưa theo nhóm, nghỉ buổi chiều để đi chơi bowling với tư cách nhóm hoặc ăn mừng việc hoàn thành một dự án lớn bằng một bữa tối vui vẻ. Tuy nhiên, khi mọi nhân viên làm việc từ xa, việc tổ chức các hoạt động xây dựng nhóm có thể phức tạp hơn rất nhiều.

Tuy nhiên, bất chấp những thách thức, xây dựng nhóm từ xa không phải là không thể và việc triển khai các hoạt động để hỗ trợ sẽ giúp nhân viên của bạn quản lý viễn thông của họ hiệu quả hơn .

Các hoạt động từ xa này sẽ giúp nhân viên của bạn duy trì vẻ ngoài bình thường trong khi họ:

  • Xây dựng các mối quan hệ
  • Tăng năng suất (không bị gián đoạn hoặc đi làm)
  • Tăng cảm giác liên kết
  • Chống lại sự cô đơn

Khi nào mọi người đang làm việc từ xa , đây là mười cách để tiếp tục xây dựng nhóm của bạn.

1. Sử dụng Cuộc họp Video (Nhưng trong Kiểm duyệt)

Với công nghệ video ngày nay, thật dễ dàng để đặt tên (đối với những người luôn làm việc từ xa) hoặc thường xuyên kết nối với các đồng nghiệp quen thuộc mà bạn quen nhìn thấy hàng ngày trong văn phòng. Có một cuộc họp video có thể giúp bạn duy trì cảm giác thực tế và cuộc trò chuyện trực tiếp. Nhưng hãy cẩn thận và đừng lạm dụng nó. Các cuộc trò chuyện video có thể gây mệt mỏi vì chúng đòi hỏi sự tập trung cao hơn và mọi cuộc họp - dù vui hay căng thẳng - thường được tổ chức trên cùng một chiếc ghế và cùng một bàn làm việc.

2. Có một kỳ nghỉ cà phê ảo

Công việc trực tuyến không phải lúc nào cũng là công việc. Nếu đang ở văn phòng, bạn sẽ trò chuyện với đồng nghiệp trong phòng nghỉ hoặc đứng tại bàn của đồng nghiệp để thảo luận về chương trình truyền hình nổi tiếng từ tối qua. Hãy dành thời gian để có một ly cà phê ảo với các thành viên trong nhóm và trò chuyện về bất kỳ chủ đề nào ngoài công việc. Dành 15 phút hàng ngày cho cuộc trò chuyện ảo này.

Bạn cũng có thể thực hiện một cuộc thăm dò trực tuyến về bất kỳ chủ đề nào trong giờ giải lao. Tránh xa các vấn đề gây tranh cãi hoặc chính trị. Hầu hết các nền tảng cuộc họp trực tuyến đều có khả năng để người tổ chức đưa ra một cuộc thăm dò nhiều lựa chọn cho tất cả những người tham dự và sau đó hiển thị biểu đồ phản hồi. Điều này có thể tạo ra nhiều tiếng cười ảo hoặc thậm chí là xây dựng nhóm theo các quan điểm khác nhau.

3. Nhận phòng hàng ngày

Khi mọi người làm việc trong văn phòng, bạn sẽ dễ dàng nhìn thấy những gì người khác đang làm và bạn tự nhiên có những cuộc trò chuyện về điều đó. Tuy nhiên, khi tất cả mọi người đều ở xa, bạn có thể không biết các nhóm khác đang làm gì vào thời điểm hiện tại hoặc mọi thứ khớp với nhau như thế nào. Với tư cách là người quản lý, bạn có thể xây dựng sự thống nhất bằng cách cập nhật cho mọi người về lý do tại sao dự án hiện tại của họ lại quan trọng đối với toàn công ty và cách nó phù hợp với công việc của các nhóm khác.

Tuy nhiên, với tư cách là trưởng nhóm, khi bạn không gặp trực tiếp mọi người, bạn có thể gặp khó khăn trong việc nhận phản hồi trực tiếp hoặc đưa ra sự hỗ trợ nhất quán. Để giúp đảm bảo một hệ thống hỗ trợ vững chắc, hãy đảm bảo cho nhân viên của bạn biết bạn sẵn sàng cho các câu hỏi .

4. Kỷ niệm các sự kiện quan trọng và thành công của nhóm

Phòng tắm trẻ em văn phòng, sinh nhật, lễ kỷ niệm đám cưới, và tưởng nhớ kỳ nghỉ là tiêu chuẩn. Khi bạn làm việc từ xa, các hoạt động xây dựng nhóm này sẽ bị lạc vào ê-kip. Bạn không thể tụ tập mọi người xung quanh để ăn một lát bánh, nhưng công ty có thể mang đến nhà người sinh nhật một món ăn ngon và mọi người có thể cố gắng hát chúc mừng sinh nhật trong cuộc họp nhân viên ở xa.

Nếu một nhóm làm việc từ xa hoàn thành mục tiêu kinh doanh, trong khi bạn có thể không thể ăn mừng cùng nhau trực tiếp, hãy đảm bảo rằng nhóm công nhận và nhận được phần thưởng cho sự thành công của họ .

5. Sử dụng tự do các cuộc gọi điện thoại

Nhắn tin, tin nhắn tức thì, Slack, email truyền thống và tất cả các loại liên lạc điện tử có thể nhanh chóng trở thành chế độ mặc định khi làm việc từ xa. Tuy nhiên, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng ngay cả bạn bè cũng không thể nói được giọng điệu trong email. Nếu bạn bè của bạn không biết bạn đang nói đùa hay nghiêm túc, mỉa mai hay thô lỗ, thì làm sao bạn mong đợi những đồng nghiệp không hiểu rõ về bạn hiểu ra điều đó? Thay vào đó hãy nhấc điện thoại lên.

Một phần quan trọng của xây dựng nhóm từ xa là làm cho các thành viên trong nhóm của bạn cảm thấy có giá trị. Bạn nên cân nhắc sử dụng điện thoại của mình để nói với ít nhất một người mỗi ngày những gì bạn đánh giá cao về họ hoặc công việc của họ.

6. Thiết lập các sự kiện dưới dạng các hoạt động xây dựng nhóm từ xa

Nhóm của bạn sẽ phản hồi email nhanh như thế nào? Việc xoay vòng 24 giờ cho các email có ổn không, nhưng các thư Slack dự kiến ​​sẽ được trả lại sau vài phút? Nếu bạn gửi email lúc 11 giờ đêm, nhân viên của bạn có cần trả lời ngay không, hay 9 giờ 30 phút sáng mai có được không? Khi nói đến giao tiếp, định mức cho nhóm của bạn phải rõ ràng và bạn thực sự có thể biến quá trình thành lập chúng vào một hoạt động xây dựng nhóm từ xa. Sự kiện này mang đến cho bạn cơ hội hợp tác trong một dự án cùng nhau và các tiêu chuẩn được tạo ra có thể giúp giảm bớt căng thẳng và bối rối.

Trong ví dụ thứ hai, có thể bạn đã quen với Phân tích SWOT (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Đe doạ) . Thay vì trình bày một SWOT đã hoàn chỉnh cho những người tham gia cuộc họp từ xa của bạn, hãy đặt một liên kết đến một trang SWOT trống trong Google Trang trình bày và yêu cầu tất cả họ đồng thời làm việc để điền vào nó. Trong vòng chưa đầy hai phút, bạn sẽ có một SWOT hoàn chỉnh đại diện cho nỗ lực hợp tác của nhóm.

7. Làm những điều thú vị như các hoạt động xây dựng nhóm từ xa

Tất cả công việc và không có vui chơi làm cho Jack và Jill những đứa trẻ buồn tẻ. Chia sẻ video vui nhộn trên TikTok (giữ nguyên trạng thái hoạt động phù hợp), tiếp tục trò chơi Words With Friends, giải ô chữ với tư cách một nhóm hoặc chơi trò chơi Pictionary.

Tại Techsmith Corporation , các nhân viên đã tổ chức các hoạt động xây dựng nhóm từ xa bao gồm một giải đấu, đêm kể chuyện của nhóm quản lý cấp cao cho con cái của nhân viên của họ, cà phê với đồng nghiệp từ 8:30 sáng - 8:50 sáng, trò chơi đố vui trong giờ hạnh phúc thứ Sáu, một đội đêm xem phim và chơi lô tô từ xa để có thưởng. Trong một cuộc thi nấu món ăn ảo, các nhân viên bắt đầu với những nguyên liệu giống nhau và chia sẻ hình ảnh về những gì họ đã tạo ra.

Điều quan trọng là làm điều gì đó thú vị mà nhóm của bạn thích. Mỗi nhóm có thể có sở thích và không thích của riêng họ — hãy làm việc trong một số thời gian cùng nhau để chỉ tận hưởng công ty của nhau.

8. Gửi các Gói Chăm sóc

Thỉnh thoảng, một hộp đồ ăn vặt, một bộ bút mới lạ hoặc khăn lau Clorox có thể thúc đẩy cảm giác rằng sếp và công ty quan tâm.

Các gói này nên được gửi từ công ty, không phải cá nhân.

Ví dụ, bộ phận nhân sự và Giám đốc điều hành của PostcardMania muốn đảm bảo rằng nhân viên biết rằng họ được đánh giá cao (đặc biệt là những người có thêm trách nhiệm chăm sóc những đứa trẻ trong độ tuổi đi học của họ). Họ gửi các gói dịch vụ chăm sóc tập trung vào nghệ thuật cho trẻ em qua đường bưu điện — bút chì màu, bút dạ, sơn, giấy — mang đến cho họ vô số lựa chọn để thỏa sức sáng tạo trong khi mang lại cho cha mẹ một không gian thở rất cần thiết. Sau khi bọn trẻ tạo ra những kiệt tác của mình, PostcardMania sẽ chọn 12 người chiến thắng để nhận giải thưởng và giới thiệu tác phẩm nghệ thuật của chúng trong lịch sắp tới.

9. Hỗ trợ các Nguyên nhân được Nhân viên Ưu đãi và Doanh nghiệp Địa phương

Khi nhân viên làm việc từ xa và xa nơi làm việc thường xuyên khuyến khích các hoạt động xây dựng nhóm như gây quỹ từ thiện, quyên góp hàng đóng hộp cho ngân hàng thực phẩm và làm chăn cho trẻ sơ sinh tại các bệnh viện địa phương, việc tiếp tục tinh thần tình nguyện có thể là một thách thức - nhưng vẫn có lợi.

Đền thờ Israel ở West Bloomfield, MI, chẳng hạn, đã tạo ra các ngân hàng thực phẩm bằng cách quyên góp hàng hóa đóng hộp và các sản phẩm thiết yếu cho một địa điểm trung tâm mà từ đó hàng hóa được phân phối cho những người có nhu cầu. Đây là một phiên bản mở rộng của ngân hàng lương thực thông thường hai lần một tháng của họ. Tất cả các cuộc thảo luận về liên doanh diễn ra trực tuyến từ xa.

Các công ty cũng có thể nâng cao tinh thần của nhân viên (vì lợi ích hỗ trợ các doanh nghiệp địa phương trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế) bằng cách gửi bánh pizza và các loại thực phẩm mang đi từ các cơ sở địa phương đến nhà của nhân viên. Loại công việc từ thiện này có thể được thực hiện trong khi thực hành cách xa xã hội phù hợp và cung cấp thông tin về việc vệ sinh và chạm vào bao bì.

10. Sử dụng Đào tạo ảo

Đào tạo ảo có thể đóng vai trò như một phương tiện để đưa những người làm việc từ xa lại với nhau trong khi họ tập trung vào cùng một chủ đề hoặc học một điều gì đó mới. Các công ty có thể phát trực tuyến các video về yoga hoặc tập thể dục và các lớp học giáo dục thực tế mà các nhóm đã bình chọn để tham dự cùng nhau về các chủ đề như cải thiện giao tiếp. Một cách tuyệt vời khác để tiếp tục gắn bó là gửi email vào Thứ Tư An lành hàng tuần liên quan đến một chủ đề nhất định để giúp nhân viên và gia đình của họ đối phó.

Jackie Baumgarten, Giám đốc điều hành và Đồng sáng lập của Thợ đóng thuyền (Airbnb về dịch vụ cho thuê thuyền), ngay lập tức nhận ra nhu cầu về nguồn lực cho sức khỏe của nhân viên. Cô đã phát hành một bản tin về sức khỏe của nhân viên để nhắc nhở nhóm về các bước mà họ có thể thực hiện để giữ sức khỏe tốt, cân bằng các nghĩa vụ ở nhà và đối phó với căng thẳng.

Cuối cùng, hãy nhớ 'show and tell?' Yêu cầu nhân viên của bạn dạy các lớp ngắn hạn về cuộc sống yêu thích của họ, mẹo công nghệ, sở thích và mối quan tâm của họ hoặc chủ đề mà họ nghĩ rằng đồng nghiệp của họ có thể quan tâm đến việc học.

Điểm mấu chốt

Nếu bạn sử dụng một số hoặc tất cả các mẹo này, các hoạt động xây dựng nhóm từ xa của bạn có thể giúp phát triển lực lượng lao động của bạn, có thể cực kỳ hiệu quả khi có sự hỗ trợ phù hợp.

Nguồn bài viết

  1. Đài BBC. ' Lý do khiến các cuộc gọi Zoom tiêu hao năng lượng của bạn . ' Truy cập ngày 16 tháng 6 năm 2020.

  2. Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực. 'Xây dựng và dẫn dắt các nhóm từ xa có hiệu suất cao.' Truy cập ngày 16 tháng 6 năm 2020.

  3. Tạp chí Nghiên cứu Giao tiếp Con người. ' Quá tự tin vào bàn phím: Sự tự tin và độ chính xác khi phiên dịch ảnh hưởng đến việc trao đổi thư điện tử . ' Truy cập ngày 16 tháng 6 năm 2020.

  4. Facebook. Cuộc thi nghệ thuật dành cho trẻ em PostcardMania . Truy cập ngày 16 tháng 6 năm 2020.

  5. Tin tức Do Thái. ' ‘Giáo đường Do Thái Ảo’: Các giáo đoàn cung cấp nhiều hơn sự cầu nguyện và giáo dục trong Đại dịch COVID-19 . ' Truy cập ngày 16 tháng 6 năm 2020.

  6. LinkedIn. ' Bài học lãnh đạo khởi nghiệp học được trong thời gian chưa từng có . ' Truy cập ngày 25 tháng 6 năm 2020.