10 điều bạn không bao giờ nên làm khi sa thải nhân viên

Bạn có thể làm cho trải nghiệm bớt đau thương hơn cho tất cả các bên tham gia

Minh họa bởi Catherine Song. Â The Balance, 2018

Sa thải một nhân viên là căng thẳng cho tất cả các bên — không chỉ cho nhân viên bị mất việc làm. Cho dù bạn đã giao tiếp tốt như thế nào về các vấn đề hiệu suất với nhân viên, hầu như không ai tin rằng họ sẽ thực sự bị đuổi . Điều này thường không phải là không có nguyên nhân vì người sử dụng lao động trung bình đã đợi quá lâu để sa thải một nhân viên không hiệu quả trong phần lớn thời gian.

Vì vậy, nhân viên tự thuyết phục mình rằng họ sẽ không bị sa thải: họ nghĩ rằng bạn thích họ; họ nghĩ rằng bạn biết rằng họ là một người tốt hoặc bạn nhận ra rằng họ đã cố gắng rất nhiều. Trên thực tế, bạn có thể tin và nghĩ tất cả những điều này. Tuy nhiên, không có cảm xúc nào của bạn quan trọng khi nhân viên không thực hiện công việc của mình.

Trong một công ty công nghệ, một nhân viên đã tham dự cuộc họp chấm dứt hợp đồng của cô ấy. Vào tháng trước khi cô ấy thôi việc, nhân viên đã nghỉ việc mười một ngày. Công việc của cô ấy đã xuống cấp không thể sửa chữa được và cô ấy đã thiếu một phần thời gian hàng ngày mà cô ấy đã lên lịch làm việc nên sản lượng của cô ấy chỉ bằng một nửa so với nhu cầu của người sử dụng lao động.

Mặc dù được tư vấn, cảnh báo bằng lời nói , và cảnh báo bằng văn bản , cô ấy nói rằng cô ấy chưa bao giờ nghĩ rằng công ty của cô ấy sẽ sa thải cô ấy. Nhiều nhân viên cũng cảm thấy như vậy. Và, một phần, niềm tin này được khuyến khích bởi hành động của chủ nhân, hay đúng hơn là không hành động .

Sa thải một nhân viên có thể khiến bạn mất một thời gian — thường là lâu hơn nhiều so với hoàn cảnh xứng đáng. Bởi vì bạn tốt bụng, quan tâm và có xu hướng cho nhân viên một cơ hội khác. Tuy nhiên, đây là 10 điều hàng đầu bạn không muốn làm khi bạn quyết định sa thải một nhân viên .

Không sa thải nhân viên trừ khi bạn đang gặp mặt trực tiếp

Hình ảnh Paul Bradbury / Caiaimage / Getty

Cách bạn sa thải một nhân viên là vô cùng quan trọng. Đừng sa thải một nhân viên bằng bất kỳ phương pháp điện tử nào —Không có email, IM, thư thoại hoặc cuộc gọi điện thoại. Ngay cả một lá thư cũng không phù hợp khi bạn sa thải một nhân viên.

Khi nào bạn sa thải một nhân viên, hãy cho họ lịch sự mà bạn sẽ mở rộng cho bất kỳ con người nào. Họ xứng đáng được gặp mặt trực tiếp. Không có gì khác hoạt động.

Vì lợi ích của tinh thần, điều quan trọng cần nhớ là các nhân viên khác của bạn có những kỷ niệm lâu dài. Ngoài ra, trong thời kỳ thống trị của mạng xã hội này, bạn nên cho rằng mọi sự sa thải sẽ không còn là vấn đề riêng tư.

Bạn sẽ tạo ra một kịch bản trong đó những nhân viên còn lại sợ tin tưởng bạn . Hoặc tệ hơn, họ tin rằng bạn cũng có thể làm hại họ.

Đừng hành động mà không có cảnh báo

Không có Quảng cáo / Văn hóa / Hình ảnh Getty

Không có gì khiến nhân viên tức giận hơn là cảm thấy bị che mắt khi bị sa thải. Trừ khi một hành động nghiêm trọng xảy ra ngay lập tức , nhân viên sẽ trải nghiệm phản hồi về hiệu suất và huấn luyện theo thời gian. Trước khi bạn sa thải một nhân viên, hãy cố gắng xác định nguyên nhân khiến nhân viên đó thất bại.

Nếu bạn quyết định nhân viên có thể cải thiện hiệu suất của mình, hãy cung cấp bất kỳ sự hỗ trợ nào cần thiết để khuyến khích và hỗ trợ nhân viên đó. Ghi lại từng bước trong quá trình cải tiến để nhân viên có một bản ghi về những gì đang xảy ra ở mỗi bước. Người sử dụng lao động cũng đang bảo vệ quyền lợi của chính mình trong trường hợp có vụ kiện về việc chấm dứt hợp đồng lao động.

Nếu bạn tự tin rằng nhân viên có thể cải thiện và vai trò của nhân viên cho phép, hãy kế hoạch cải tiến hiệu suất (PIP) có thể hiển thị nhân viên cụ thể các yêu cầu cải tiến có thể đo lường được . (Một PIP là khó, nếu không muốn nói là không thể, với người quản lý hoặc nhân viên nhân sự, một khi bạn đã mất niềm tin vào hiệu suất của họ.)

Tuy nhiên, đừng, sử dụng PIP trừ khi bạn tự tin mà nhân viên có thể cải thiện. Quá trình vất vả của việc họp hàng tuần để lập biểu đồ mà không có tiến độ là điều kinh khủng đối với nhân viên, người quản lý và cả đại diện nhân sự.

Việc chấm dứt thực tế — trong khi hầu như luôn luôn có phần bất ngờ — không nên không có cảnh báo trước.

Đừng bắt đầu cuộc trò chuyện mà không có nhân chứng

ONOKY / Eric Audras / Brand X Pictures / Getty Images

Đặc biệt ở Mỹ, bất kỳ ai cũng có thể kiện bất kỳ ai, bất kỳ lúc nào, vì bất kỳ lý do gì. Trong chấm dứt việc làm các trường hợp, nhân viên phải tìm một luật sư tin rằng anh ta có thể thắng kiện và do đó, thu phí của anh ta. Cách tốt nhất là đưa nhân viên thứ hai vào cuộc họp khi bạn sa thải một nhân viên.

Điều này cung cấp cho bạn một cá nhân nghe và tham gia vào việc chấm dứt hợp đồng lao động ngoài người quản lý . Người này cũng có thể giúp giải quyết vấn đề nếu người quản lý tuyển dụng cạn lời hoặc không biết phải nói hay làm gì tiếp theo.

Nhân chứng này thường nhân viên nhân sự . Nhân viên nhân sự có nhiều kinh nghiệm hơn người quản lý thông thường, trong việc sa thải nhân viên, vì vậy cũng có thể giúp giữ cho cuộc thảo luận đi đúng hướng và tiến tới hoàn thành.

Người nhân sự cũng có thể đảm bảo rằng nhân viên được đối xử công bằng, bình đẳng và chuyên nghiệp giữa các bộ phận và từng người quản lý. Điều này giới hạn trách nhiệm của bạn khi bạn sa thải một nhân viên.

Đừng làm cho cuộc trò chuyện lâu hơn mức cần thiết

Hình ảnh Ezra Bailey / Getty

Nếu bạn đã huấn luyện và ghi lại một hiệu suất của nhân viên theo thời gian và cung cấp phản hồi thường xuyên, không có ích gì khi bạn phải nhấn mạnh lại sự không hài lòng của bạn khi bạn sa thải nhân viên. Nó chẳng đạt được gì và thật tàn nhẫn.

Tuy nhiên, mọi nhân viên sẽ hỏi bạn tại sao. Chuẩn bị sẵn câu trả lời trung thực và tóm tắt chính xác tình huống mà không cần chi tiết hoặc đổ lỗi cho nhân viên.

Bạn muốn nhân viên duy trì phẩm giá của mình trong thời gian chấm dứt việc làm. Vì vậy, bạn có thể nói, Chúng tôi đã thảo luận về các vấn đề hiệu suất của bạn. Chúng tôi sẽ chấm dứt công việc của bạn vì hiệu suất của bạn không đáp ứng các tiêu chuẩn mà chúng tôi mong đợi từ vị trí này.

'Chúng tôi chúc bạn thành công trong những nỗ lực trong tương lai và tin tưởng rằng bạn sẽ xác định được vị trí phù hợp hơn với bạn . Bạn có nhiều tài năng và chúng tôi tin chắc rằng bạn sẽ xác định được vị trí có thể tận dụng được lợi thế của họ.

Hoặc bạn có thể chỉ cần nhắc nhở nhân viên rằng bạn đã thảo luận các vấn đề với họ trong thời gian qua, và để nguyên việc đó.

Điều quan trọng cần nhớ là bạn càng trở nên chi tiết, bạn sẽ càng ít có khả năng sử dụng bất kỳ thông tin nào bạn phát hiện được sau khi chấm dứt việc làm trong một vụ kiện tiếp theo. Và, với tư cách là nhà tuyển dụng, bạn sẽ luôn tìm hiểu thêm thông tin.

Ví dụ, hãy nghĩ về một nhân viên nhân sự đã bị chấm dứt hợp đồng với nhiều tháng làm việc cho nhân viên mới trong ngăn kéo của cô ấy. Các nhân viên đã không được đăng ký bảo hiểm chăm sóc sức khỏe.

Đừng để họ nghĩ rằng quyết định không phải là cuối cùng

Hình ảnh Nullplus / E + / Getty

Bởi vì nhân viên không tin rằng bạn sẽ sa thải họ ngay từ đầu và trong nhiều trường hợp, họ đáng bị sa thải, đừng cho phép nhân viên tin rằng có cơ hội ảnh hưởng đến quyết định của bạn.

Hy vọng rằng bạn đã suy nghĩ rất lâu và kỹ lưỡng trước khi lên lịch cho cuộc họp chấm dứt hợp đồng. Bạn có lý do của mình nếu bạn chọn cung cấp chúng, khớp nối hợp lý và một đồng nghiệp luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.

Tiếp cận nhân viên với lòng tốt, sự quan tâm và sự tôn trọng , nhưng lời nói của bạn nên thẳng thắn. Wishy-washy chẳng giúp được gì cho bạn ngoài sự đau buồn, nếu nhân viên tin rằng anh ta có một cơ hội cuối cùng để ảnh hưởng đến quyết định của bạn.

Trên thực tế, sau lời chào ban đầu, hãy nói với nhân viên rằng mục đích của cuộc họp là để thông báo cho cô ấy về quyết định chấm dứt công việc của bạn, đó là quyết định cuối cùng. Điều này tốt hơn là khiến nhân viên hiểu nhầm rằng cô ấy có thể ảnh hưởng đến kết quả.

Đừng để họ rời đi với tài sản của công ty

Hình ảnh Paul Bradbury / Getty

Hầu hết các tiểu bang và khu vực pháp lý có quy định về thời điểm cuối cùng phiếu lương phải được trả , khoản nào phải được trả, và cách người sử dụng lao động có thể xác định mức lương của nhân viên. Tại sao phải đến đó nếu các mặt hàng thuộc sở hữu của công ty không được trả lại?

Yêu cầu nhân viên giao chìa khóa, thẻ mở cửa, huy hiệu, điện thoại thông minh, máy tính xách tay, máy tính bảng và bất kỳ thiết bị hoặc vật tư nào khác thuộc sở hữu của công ty trong cuộc họp chấm dứt hợp đồng.

Đi đến khu vực làm việc của nhân viên hoặc đi cùng nhân viên, trong giờ ăn trưa hoặc nghỉ giải lao, nếu có thể, đến khu vực làm việc của anh ta để thu dọn các vật dụng còn lại của công ty trước khi bạn hộ tống nhân viên đó ra xe của anh ta.

Ví dụ: nếu máy tính xách tay ở nhà của nhân viên (không chắc), hãy sắp xếp chắc chắn về thời gian bạn mong đợi nó trở lại. Theo dõi ngay nếu bạn không nhận được thiết bị khi nhân viên hứa sẽ giao.

Không cho phép nhân viên cũ tiếp cận khu vực làm việc của mình hoặc đồng nghiệp

Hình ảnh Altrendo / Getty

Nhiều nhân viên trở nên khó chịu rõ ràng khi họ bị sa thải. Đôi khi, họ khóc. Vì nhân phẩm của họ - và để không làm các nhân viên khác của bạn khó chịu - hãy sắp xếp để nhân viên đó đến sau giờ làm việc hoặc vào cuối tuần để lấy tài sản cá nhân của họ. Bạn cũng có thể đề nghị gửi nội dung của văn phòng đến nhà của nhân viên.

Điều này cho phép bạn trích xuất tài liệu và tài liệu của công ty, chẳng hạn như tệp khách hàng, v.v. và cho phép nhân viên bảo mật khi họ lấy tài sản của mình. Nếu nhân viên nhất quyết muốn lấy tất cả tài sản ngay lập tức, hãy đợi cho đến khi ăn trưa hoặc nghỉ giải lao, nếu có thể, và luôn đi cùng nhân viên đến khu vực làm việc của cô ấy.

Bạn muốn giảm thiểu sự tiếp xúc của nhân viên với các nhân viên khác của bạn tại địa điểm làm việc. Và một lần nữa, giữ gìn phẩm giá của nhân viên nên được ưu tiên hàng đầu. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng nhân viên đó sẽ không loại bỏ tài liệu hoặc vật phẩm thuộc sở hữu của công ty mà nhân viên tiếp theo sẽ cần.

Bạn có trách nhiệm bảo mật thông tin của nhân viên ngay cả khi nhân viên nói xấu bạn với cả thế giới — điều mà họ thường làm để giữ thể diện. Câu chuyện trên mạng xã hội của họ hiếm khi chịu trách nhiệm về hành động của họ và không thực hiện được.

Không cho phép nhân viên truy cập hệ thống thông tin

Mike Kemp / Getty Hình ảnh

Chấm dứt quyền truy cập của nhân viên vào các hệ thống điện tử của bạn, chẳng hạn như email, wiki của công ty, mạng nội bộ, vị trí liên hệ với khách hàng, v.v., trong cuộc họp chấm dứt việc làm hoặc trước đó một chút. Bạn sẽ cần hợp tác với nhân viên CNTT của mình để đảm bảo rằng việc mất quyền truy cập xảy ra.

Các nhà tuyển dụng biết nhiều câu chuyện hài hước nhưng cũng không kém phần đáng buồn, về việc nhân viên gửi lời chào tạm biệt bắt đầu bằng việc, tôi ra khỏi đây rồi, này, đồ tồi tệ… Và, họ cũng biết về những trường hợp một nhân viên phá hoại hệ thống máy tính trong một khoảnh khắc đau khổ sau khi chấm dứt.

Làm việc với nhân viên CNTT để xem thông tin công ty nào có thể đã được sử dụng trong những tuần trước khi nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng. Nếu nhân viên muốn gửi lời chào tạm biệt, bạn có thể gửi lời nhắn thích hợp cho cô ấy cho tất cả nhân viên.

Đừng kết thúc cuộc họp với một ghi chú nhỏ

Jamie Grill / Getty Hình ảnh

Khi bạn sa thải một nhân viên, mục đích của cuộc họp không phải để hạ bệ anh ta cũng như không làm tổn thương lòng tự trọng của anh ta. Trên thực tế, lợi ích tốt nhất của mọi người được phục vụ khi nhân viên có thể tiến lên với cuộc sống của mình nhanh nhất có thể.

Vì vậy, bạn muốn kết thúc cuộc họp một cách tích cực. Nếu bạn cho phép nhân viên bị sa thải thu thập thất nghiệp, hãy nói với họ. (Thành thật mà nói, trừ khi hành vi của nhân viên là nghiêm trọng, tại sao không tạo động lực cho họ bước vào chương tiếp theo của cuộc đời họ?)

Nói về tìm kiếm việc làm và cách bắt đầu. Nói với anh ấy rằng những đóng góp của anh ấy được đánh giá cao. Đề xuất loại công việc có thể phù hợp với kỹ năng của cô ấy. Sử dụng những lời động viên như, 'chúng tôi tin chắc rằng bạn sẽ tìm một công việc phù hợp hơn cho bạn.'

Bạn không muốn tạo một buổi tư vấn hoặc thông cảm, nhưng hãy đưa nhân viên ra khỏi cửa với những lời động viên. (Dù sao thì họ cũng sẽ khóc, cho dù bạn có tốt thế nào đi nữa — vì vậy hãy chuẩn bị tinh thần.)

Không sa thải nhân viên mà không có danh sách kiểm tra trong tay

Jose Luis Pelaez Inc / Blend Images / Getty Images

Danh sách kiểm tra việc chấm dứt hợp đồng lao động có thể giúp bạn có tổ chức và đi đúng hướng khi bạn cần sa thải một nhân viên. Danh sách kiểm tra chấm dứt việc làm đảm bảo rằng bạn bao gồm tất cả các chủ đề thích hợp trong cuộc họp có thể là một cuộc họp căng thẳng cho tất cả những người tham gia.

Danh sách kiểm tra việc chấm dứt hợp đồng lao động cung cấp hướng dẫn về việc thông báo cho nhân viên về những gì họ có thể mong đợi về mặt pháp lý và từ công ty của bạn khi cô ấy chấm dứt việc làm .

Nó cũng là bằng chứng về các chủ đề và trao đổi đã được chia sẻ với nhân viên trong cuộc họp chấm dứt hợp đồng.

Sử dụng tốt nhất một tình huống khó khăn

Sa thải một nhân viên không phải là trải nghiệm được tìm kiếm nhiều nhất của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể làm cho trải nghiệm ngon miệng hơn bằng cách sử dụng cách tiếp cận hỗ trợ cho một cuộc trò chuyện khó khăn . Những hành động bạn thực hiện thực sự quan trọng đối với nhân viên sắp bị sa thải và đối với đồng nghiệp, những người sẽ biết được — nhanh chóng — rằng nhân viên đó đã ra đi.

Trong thời đại của phương tiện truyền thông xã hội và giao tiếp điện tử, toàn bộ lực lượng lao động của bạn có thể biết trong vòng nửa giờ — hoặc sớm hơn. Và, bởi vì bạn giữ bí mật các vấn đề của nhân viên, nhân viên sẽ kể bất kỳ câu chuyện nào khiến họ trông đẹp mắt — ngay cả khi điều đó khiến bạn trông xấu đi.

Bạn có thể sẽ bị hủy kết bạn trên các trang mạng xã hội, vì vậy nếu bạn thắc mắc cách nhân viên cũ sắp xếp việc chấm dứt hợp đồng, hãy nhanh chóng kiểm tra. Mong đợi một khoảng thời gian mà các nhân viên thành công tìm đến bạn để yên tâm về công việc của họ .

Thông tin trong bài viết này không phải là lời khuyên pháp lý và không thể thay thế cho những lời khuyên đó. Luật của tiểu bang và liên bang thay đổi thường xuyên và thông tin trong bài viết này có thể không phản ánh luật của tiểu bang của bạn hoặc những thay đổi gần đây nhất đối với luật. Để được tư vấn pháp lý hiện tại, vui lòng tham khảo ý kiến ​​của kế toán hoặc luật sư.